Is jullie interne communicatie een doolhof?
Herken je dit? E-mails met cruciale informatie verdwijnen in overvolle inboxen. De laatste versie van een belangrijk document is onvindbaar. Nieuwe medewerkers voelen zich verloren omdat de onboarding-informatie verspreid is over talloze mappen. Samenwerking in projecten is stroperig en inefficiënt. Dit zijn geen unieke problemen; het is de dagelijkse realiteit in veel organisaties waar interne communicatie en kennisdeling geen structuur hebben. Het resultaat? Frustratie, productiviteitsverlies en een verminderde betrokkenheid. Maar wat als er één centrale, dynamische plek was die dit allemaal oplost? Een digitaal knooppunt dat niet alleen informatie centraliseert, maar ook samenwerking stimuleert en de bedrijfscultuur versterkt. Die plek heet een SharePoint intranet.
Wat is een SharePoint Intranet Precies (en Waarom is het Onmisbaar)?
Veel mensen denken bij SharePoint aan een veredelde, online opslagplaats voor documenten. Een soort digitale archiefkast. Hoewel documentbeheer een kernfunctie is, is een modern SharePoint intranet zoveel meer. Zie het als het digitale hart van je organisatie; de centrale startpagina voor elke medewerker. Het is een veilige, interne website die dient als dé bron voor bedrijfsnieuws, essentiële documenten, samenwerkingstools en bedrijfsinformatie.
Meer dan een Documentenopslagplaats
Een goed ingericht SharePoint intranet transformeert de manier waarop mensen werken. Het is de plek waar je de dag start om te zien wat er speelt binnen het bedrijf, waar je direct toegang hebt tot de tools en informatie die je nodig hebt voor je werk, en waar je moeiteloos kunt samenwerken met collega’s, ongeacht hun locatie. Het breekt de silo’s af die vaak ontstaan tussen afdelingen en bevordert een gevoel van eenheid en een gedeelde missie.
De Pijlers van een Modern Intranet
- Communicatie: Deel belangrijk bedrijfsnieuws, successen, en updates op een aantrekkelijke en gepersonaliseerde manier.
- Samenwerking: Creëer specifieke sites voor teams of projecten waar documenten, planningen en discussies samenkomen.
- Kennisdeling: Bouw een centrale kennisbank (wiki) waar processen, handleidingen en best practices voor iedereen toegankelijk zijn.
- Bedrijfscultuur: Versterk de cultuur door een smoelenboek, het vieren van verjaardagen en jubilea, en het delen van de bedrijfsvisie en -waarden.
- Efficiëntie: Bied snelle toegang tot andere applicaties, formulieren (zoals verlofaanvragen) en bedrijfsprocessen.
De Bouwstenen van een Succesvol SharePoint Intranet
Een SharePoint intranet opzetten is geen ‘plug-and-play’ project. Zonder een doordachte strategie eindig je met de digitale stofvanger waar we het eerder over hadden: een plek die niemand gebruikt. Om een levendige, waardevolle hub te creëren, is een gestructureerde aanpak essentieel. Bij eConcepts hanteren we een bewezen methode om van concept tot een succesvolle livegang te komen.
Stap 1: De Fundering – Strategie en Doelstellingen Bepalen
Voordat je ook maar één pixel ontwerpt, moet je de ‘waarom’-vraag beantwoorden. Wat wil je bereiken met het intranet? Ga in gesprek met verschillende stakeholders binnen de organisatie: van directie tot de werkvloer. Mogelijke doelen zijn:
- De interne e-mailstroom met 25% verminderen.
- De tijd die medewerkers kwijt zijn aan het zoeken naar documenten halveren.
- De medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid verhogen.
- Het onboarding-proces voor nieuwe medewerkers stroomlijnen.
Deze doelstellingen vormen de leidraad voor elke beslissing in het verdere proces.
Stap 2: De Architectuur – Structuur en Navigatie
Een onlogische structuur is de doodsteek voor elk intranet. De gebruikerservaring (UX) staat hier centraal. Denk na over een duidelijke, intuïtieve menustructuur. Hoe vinden medewerkers snel wat ze zoeken? We ontwerpen een logische hiërarchie met hoofdcategorieën zoals ‘Nieuws & Updates’, ‘Onze Organisatie’ (met HR-info, smoelenboek), ‘Samenwerken’ (met links naar teamsites), en ‘Kennis & Tools’. Een krachtige zoekfunctie is hierbij onmisbaar. SharePoint’s zoekfunctionaliteit is, mits goed geconfigureerd, extreem krachtig en doorzoekt alle content, van pagina’s tot diep in documenten.
Stap 3: De Inrichting – Content is King (and Queen)
Een leeg intranet is een nutteloos intranet. Bepaal welke content essentieel is en wie verantwoordelijk is voor het aanleveren en actueel houden ervan. Dit heet content governance. Denk aan:
- Nieuwsberichten: Wie mag nieuws publiceren? Hoe ziet het goedkeuringsproces eruit?
- HR-documenten: Zorg dat het personeelshandboek, declaratieformulieren en verlofregelingen up-to-date en makkelijk vindbaar zijn.
- Team- en Projectsites: Maak templates voor nieuwe projecten om consistentie te waarborgen.
- Kennisbankartikelen: Wijs ‘eigenaren’ aan per kennisdomein die de content actueel houden.
Relevantie en actualiteit zijn cruciaal om te zorgen dat medewerkers terug blijven komen.
Stap 4: De Lancering – Adoptie en Training
De lancering is geen eindpunt, maar een startpunt. Een ‘big bang’ lancering zonder begeleiding is gedoemd te mislukken. Creëer buzz en enthousiasme vóór de livegang. Organiseer trainingssessies (zowel klassikaal als online) om medewerkers wegwijs te maken. Laat zien wat de voordelen voor hén zijn. Stel ‘ambassadeurs’ of ‘super-users’ aan binnen verschillende afdelingen die als eerste aanspreekpunt kunnen dienen. Een goede adoptiestrategie is net zo belangrijk als de techniek zelf.
Stap 5: De Evolutie – Beheer en Optimalisatie
Een intranet is nooit ‘af’. Het is een levend organisme dat mee moet groeien met de organisatie. Analyseer het gebruik. Welke pagina’s worden veel bezocht? Waar haken mensen af? Gebruik de statistieken in SharePoint om inzicht te krijgen. Vraag actief om feedback via enquêtes of een ideeënbus op het intranet zelf. Plan periodiek overleg met contenteigenaren en blijf het intranet doorontwikkelen met nieuwe functionaliteiten en relevante content.
Van Statisch Portaal naar Dynamische Hub: Optimalisatie Tips
Is de basis gelegd? Dan begint het leuke werk: het optimaliseren van de ervaring om de betrokkenheid te maximaliseren.
Personaliseer de Ervaring
Met SharePoint kun je content ’targeten’. Dit betekent dat een medewerker van de marketingafdeling ander nieuws te zien krijgt dan een monteur in de buitendienst. Dit maakt de content relevanter voor het individu en voorkomt informatie-overload.
Stimuleer Interactie
Een intranet moet geen eenrichtingsverkeer zijn. Integreer Microsoft Viva Engage (voorheen Yammer) voor discussies en community’s. Sta reacties en ‘likes’ toe op nieuwsberichten. Organiseer polls en enquêtes om de mening van medewerkers te peilen. Hoe meer interactie, hoe levendiger het platform wordt.
Integratie met het Microsoft 365 Ecosysteem
De ware kracht van SharePoint schuilt in de naadloze integratie met andere Microsoft 365-tools. Integreer Microsoft Teams voor realtime communicatie op projectsites, gebruik Planner voor taakbeheer, en Power Automate om processen (zoals verlofaanvragen) te automatiseren. Dit maakt het intranet de onmisbare start- en landingspagina voor al je werkzaamheden.
Waarom eConcepts Jouw Ideale SharePoint Partner is
Het bouwen en optimaliseren van een succesvol SharePoint intranet vereist meer dan alleen technische kennis. Het vraagt om een strategische visie, begrip van bedrijfsprocessen, en expertise in verandermanagement en gebruikersadoptie. Bij eConcepts Nederland bieden we precies dat.
Wij zijn niet zomaar bouwers; wij zijn architecten van de digitale werkplek. Ons proces omvat:
- Strategische Workshops: Samen bepalen we de doelen, doelgroepen en de roadmap.
- Professioneel Ontwerp: We creëren een visueel aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk intranet dat perfect aansluit bij jullie huisstijl.
- Technische Realisatie: Onze gecertificeerde specialisten zorgen voor een vlekkeloze technische implementatie en integratie.
- Adoptie & Training: We helpen je medewerkers aan boord te krijgen en het maximale uit het nieuwe platform te halen.
- Support & Doorontwikkeling: Ook na de livegang blijven we je partner voor beheer, support en continue optimalisatie.
Stop met het managen van chaos. Het is tijd om een omgeving te creëren die productiviteit, samenwerking en werkplezier bevordert. Een goed ingericht SharePoint intranet is de sleutel. Laten we samen de blauwdruk voor jouw digitale succes ontwerpen.
