Waarom het beheren van Microsoft Teams notificaties belangrijk is
Herken je dit? Je concentreert je op een belangrijke taak, en *ping*… een nieuwe notificatie. En nog één. De constante stroom aan meldingen kan je focus volledig breken. Voor veel MKB teams is de overdaad aan Microsoft Teams notificaties een gemiste kans om productiever te werken. In plaats van een hulpmiddel wordt het een bron van afleiding. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je het beheer van je Microsoft Teams notificaties optimaal inzet voor betere samenwerking en diepe concentratie.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om je Microsoft Teams notificaties in te stellen en de controle over je digitale werkdag terug te nemen:
Stap 1: Open je centrale Notificatie-instellingen
De eerste stap is weten waar je moet zijn. Klik rechtsboven in Microsoft Teams op de drie puntjes (…) naast je profielfoto en selecteer ‘Instellingen’. In het menu dat verschijnt, kies je aan de linkerkant voor ‘Meldingen en activiteit’. Dit scherm is jouw commandocentrum voor alle inkomende signalen binnen Teams.
Stap 2: Kies je favoriete Meldingsstijl
Bovenaan de instellingenpagina zie je ‘Meldingsstijl’. Hier heb je de keuze tussen ‘Microsoft Teams ingebouwd’ (de bekende paarse pop-ups) en ‘Windows’. Een belangrijke overweging: de ‘Windows’-stijl integreert naadloos met de Focusmodus (Focus Assist) van Windows. Dit betekent dat wanneer je Windows in een focus- of presentatiemodus zet, je Teams-meldingen automatisch worden onderdrukt. Een must voor ongestoord werken.
Stap 3: Configureer meldingen per categorie
Nu begint het echte finetunen. Scroll naar beneden en je ziet secties zoals ‘Chat’, ‘Vergaderingen en oproepen’, ‘Personen’ en ‘Kanalen’. Klik op ‘Bewerken’ naast elke categorie om gedetailleerde controle te krijgen. Een goede vuistregel is om voor directe @vermeldingen ‘Banner en feed’ te kiezen, maar voor minder urgente zaken zoals ‘Vind-ik-leuks en reacties’ alleen ‘Weergeven in feed’. Dit is de kern van effectief Microsoft Teams notificaties beheren.
Stap 4: Demp kanalen met lage prioriteit
Niet elk kanaal is even belangrijk. Een kanaal voor een belangrijk project vereist je aandacht, maar een kanaal voor informele updates misschien niet. Ga naar het team en het kanaal dat je wilt dempen, klik op de drie puntjes (…) naast de kanaalnaam en selecteer ‘Kanaalmeldingen’. Hier kun je kiezen voor ‘Uit’ of ‘Alleen @vermeldingen weergeven’. Je ziet nog steeds dat er nieuwe activiteit is (het kanaal wordt vetgedrukt), maar je wordt niet meer gestoord door pop-ups. Dit verhoogt de productiviteit van MKB-teams enorm.
Stap 5: Gebruik je Status als schild
De snelste manier om alle notificaties tijdelijk te stoppen, is door je status te gebruiken. Klik op je profielfoto en zet je status op ‘Niet storen’. Alle banner-notificaties worden dan geblokkeerd. Je kunt zelfs een duur instellen, bijvoorbeeld voor de komende 60 minuten, waarna je status automatisch teruggaat naar ‘Beschikbaar’. Dit is ideaal voor taken die je volledige concentratie vereisen.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik de opdrachtbalk bovenaan Teams. Typ /nietstoren en druk op Enter om je status direct op ‘Niet storen’ te zetten. Gebruik /beschikbaar om weer meldingen te ontvangen. Dit is een razendsnelle manier om te wisselen zonder door menu’s te klikken.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leren vaak een ‘gelaagde’ aanpak voor notificaties. Ze stellen belangrijke projectkanalen in op ‘Alle activiteit’, team-brede kanalen op ‘Alleen @vermeldingen’, en sociale kanalen volledig op ‘Uit’. Deze bewuste filtering is cruciaal voor efficiënt samenwerken in een drukke Microsoft 365 omgeving.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Minder afleidingen betekent meer ‘deep work’ en het sneller afronden van taken. Je wint kostbare minuten terug die je anders kwijt was aan het herfocussen na elke pop-up.
- 🤝 Betere samenwerking: Door alleen de belangrijke meldingen door te laten, reageer je sneller op wat er echt toe doet. Je mist geen cruciale @vermeldingen van collega’s meer.
- 📊 Meer overzicht: Je activiteitenfeed wordt een nuttige takenlijst in plaats van een overweldigende stroom van informatie. Dit helpt je om prioriteiten te stellen en je werk beter te organiseren.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik notificaties voor een specifieke chat dempen?
A: Ja, absoluut. Ga naar je chatlijst, beweeg je muis over de chat die je wilt dempen, klik op de drie puntjes (…) en selecteer ‘Dempen’. Dit is ideaal voor drukke groepschats die niet direct relevant zijn voor jouw werk. Het correct beheren van Microsoft Teams notificaties is dus ook op chatniveau mogelijk.
Q: Wat is het verschil tussen ‘Banner’ en ‘Feed’?
A: ‘Banner’ is de pop-upmelding die rechtsonder in je scherm verschijnt en vaak ook een geluid maakt. ‘Feed’ betekent dat de melding alleen zichtbaar is in je ‘Activiteit’-feed (het bel-icoontje linksboven). Voor minder belangrijke zaken adviseert eConcepts Nederland om alleen ‘Feed’ te gebruiken om visuele ruis te minimaliseren.
Q: Werken deze instellingen ook op mijn mobiele Teams app?
A: De mobiele app heeft zijn eigen, aparte notificatie-instellingen. Open de Teams-app op je telefoon, ga naar ‘Instellingen’ en dan ‘Meldingen’. Hier kun je bijvoorbeeld ‘stille uren’ instellen om buiten werktijd rust te garanderen. Het is essentieel om zowel je desktop- als mobiele instellingen voor Microsoft Teams te optimaliseren.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van Microsoft Teams een oase van rust in plaats van een bron van afleiding. Door je Microsoft Teams notificaties te beheren, neem jij de controle over je werkdag. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die direct impact hebben op de productiviteit van je team.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met de kracht van Microsoft 365.
