Waarom Microsoft Teams Taken bijhouden cruciaal is
Herken je dit? Taken worden besproken in een chat, deadlines staan in een e-mail en de projectstatus wordt bijgehouden in een apart Excel-bestand. Voor veel MKB teams is dit een dagelijkse realiteit en een gemiste kans om productiever te werken. Versnipperde taakinformatie leidt tot miscommunicatie, gemiste deadlines en onnodige stress. Het centraal Microsoft Teams Taken bijhouden is essentieel voor een soepele workflow. In deze tip leer je hoe je de ‘Tasks by Planner and To Do’ app optimaal inzet voor betere samenwerking en overzicht binnen je team.
Zo doe je het: stap voor stap je taken beheren in Teams
Volg deze simpele stappen om een centraal overzicht voor Microsoft Teams Taken bijhouden in te stellen via de Planner-integratie. Hiermee breng je structuur in elk project.
Stap 1: De ‘Tasks by Planner and To Do’ app toevoegen
Open het Microsoft Teams kanaal waarin je de taken wilt beheren. Klik bovenaan op het plus-icoon (+) om een nieuw tabblad toe te voegen. In het zoekvenster dat verschijnt, typ je ‘Tasks’. Selecteer de app ‘Tasks by Planner and To Do’. Dit is de officiële Microsoft 365 integratie voor taakbeheer.
Stap 2: Een nieuw takenbord aanmaken
Nadat je de app hebt geselecteerd, krijg je de keuze om een nieuw plan te maken of een bestaand plan van deze Microsoft 365-groep te gebruiken. Kies ‘Een nieuw plan maken’. Geef het tabblad een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Project X Taken’ of ‘Marketingacties Q3’. Vink de optie ‘Posten in het kanaal over dit tabblad’ aan om je team te informeren. Klik op ‘Opslaan’.
Stap 3: Taken aanmaken en toewijzen
Je hebt nu een leeg takenbord met een kolom genaamd ‘To Do’. Klik op ‘+ Taak toevoegen’ om je eerste taak aan te maken. Geef de taak een naam, stel een einddatum in en wijs de taak toe aan een of meerdere teamleden door op ‘Toewijzen’ te klikken. Dit is de kern van effectief Microsoft Teams Taken bijhouden: iedereen weet direct wie waarvoor verantwoordelijk is.
Stap 4: Buckets gebruiken voor overzicht
Een enkele ‘To Do’-lijst wordt snel onoverzichtelijk. Gebruik ‘buckets’ (kolommen) om taken te groeperen. Klik op ‘+ Nieuwe bucket toevoegen’. Maak buckets aan voor fases in je project, zoals ‘Te doen’, ‘Mee bezig’, en ‘Voltooid’. Je kunt taken eenvoudig van de ene naar de andere bucket slepen om de voortgang visueel te maken.
Stap 5: Details toevoegen aan taken
Klik op een taak om meer details toe te voegen. Hier kun je een beschrijving, checklists (subtaken), notities en bijlagen (zoals documenten of afbeeldingen) toevoegen. Het gebruik van checklists binnen een taak zorgt ervoor dat complexe taken in behapbare stappen worden opgedeeld, wat de productiviteit verhoogt.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik labels voor extra categorisering! Je kunt gekleurde labels aanmaken voor prioriteit (bv. Rood = Hoge prioriteit), afdeling (bv. Blauw = Marketing) of type werk. Klik op een taak, kies ‘Label toevoegen’ en geef je labels een naam. Zo kun je later filteren op al het werk van een specifieke categorie.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leren vaak hoe ze met Power Automate terugkerende taken automatisch kunnen laten aanmaken. Denk aan een maandelijkse taak voor het opstellen van een rapportage. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer zoeken naar wie wat moest doen. Alle taken, deadlines en bestanden staan op één centrale, direct toegankelijke plek.
- 🤝 Betere samenwerking: Teamleden zien elkaars voortgang en kunnen proactief helpen. De transparantie die Microsoft Teams Taken bijhouden biedt, verbetert de teamdynamiek aanzienlijk.
- 📊 Meer overzicht: Met de grafieken-weergave in Planner zie je direct de status van alle taken, welke taken achterlopen en hoe de werkdruk over het team is verdeeld.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik mijn persoonlijke taken uit Microsoft To Do ook in Teams zien?
A: Ja, de ‘Tasks by Planner and To Do’ app combineert zowel teamtaken (uit Planner) als je persoonlijke taken (uit To Do). Klik op de app in de linkernavigatiebalk van Teams voor een persoonlijk overzicht van al jouw taken van verschillende projecten.
Q: Hoe krijg ik een totaaloverzicht van alle projecttaken in Microsoft Teams?
A: De beste manier voor een totaaloverzicht is door de ‘Tasks by Planner and To Do’ app vast te pinnen aan je linkernavigatiebalk. Klik op de drie puntjes (…), zoek de app, klik er met de rechtermuisknop op en kies ‘Vastmaken’. Nu heb je altijd een overzicht van alle taken die aan jou zijn toegewezen, ongeacht in welk team ze staan. Voor managers is dit essentieel voor het bewaken van de productiviteit.
Q: Is de Planner functionaliteit inbegrepen in ons Microsoft 365 abonnement?
A: Voor de meeste zakelijke Microsoft 365 abonnementen (zoals Business Basic, Standard en Premium) is Microsoft Planner inbegrepen zonder extra kosten. Twijfel je? eConcepts Nederland kan je helpen met je Microsoft 365 beheer en licenties.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je een enorme stap in het efficiënt Microsoft Teams Taken bijhouden. Dit zorgt voor rust, overzicht en betere resultaten. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die direct impact hebben op de dagelijkse productiviteit van je team.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we de samenwerking en productiviteit in jouw MKB-bedrijf naar een hoger niveau tillen.
