Waarom Microsoft Teams Taken bijhouden belangrijk is
Herken je dit? Taken die via chat, e-mail en losse post-its worden doorgegeven, waardoor het overzicht compleet zoek is. Wie moest ook alweer de offerte opvolgen? En wat was de deadline voor de social media posts? Voor veel MKB teams is effectief Microsoft Teams Taken bijhouden een gemiste kans om productiever te werken en stress te verminderen. De constante stroom van informatie maakt het lastig om prioriteiten te stellen en de voortgang te bewaken. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je de ‘Tasks by Planner and To Do’ app optimaal inzet voor betere samenwerking en een glashelder overzicht.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams Taken bijhouden een centraal onderdeel van je teamworkflow te maken. We gebruiken de standaard ‘Tasks by Planner and To Do’ app, die de kracht van Microsoft Planner en Microsoft To Do combineert binnen je vertrouwde Teams-omgeving.
Stap 1: De ‘Tasks’ App Toevoegen aan je Teamkanaal
De eerste stap is om de functionaliteit zichtbaar te maken in het kanaal waar de taken thuishoren. Denk bijvoorbeeld aan een ‘Marketing’ kanaal voor marketingtaken of een ‘Project X’ kanaal voor projectspecifieke acties.
► Ga naar het gewenste Team en kanaal.
► Klik bovenaan op het plus-icoon (‘Een tabblad toevoegen’).
► Zoek in het venster naar ‘Tasks by Planner and To Do’ en selecteer deze app.
► In het volgende scherm kies je voor ‘Een nieuw plan maken’. Geef het een logische naam, bijvoorbeeld ‘Marketing Content Kalender’. Klik op ‘Opslaan’.
Stap 2: Je Eerste Taken Aanmaken
Nu het tabblad is toegevoegd, kun je beginnen met het vullen van de takenlijst. De standaardweergave is een ‘Bord’ met kolommen, genaamd ‘Buckets’. Begin met een simpele ‘To Do’ bucket.
► Klik onder de bucket ‘To Do’ op ‘+ Taak toevoegen’.
► Geef de taak een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Blogartikel schrijven over taakbeheer’.
► Stel een einddatum in door op ‘Einddatum instellen’ te klikken.
► Wijs de taak toe aan een teamlid door op ‘Toewijzen’ te klikken en de persoon te selecteren. Deze persoon krijgt hier automatisch een melding van.
► Klik op ‘Taak toevoegen’.
Stap 3: Taken Verrijken met Details
Een goede taak is meer dan alleen een titel. Door details toe te voegen, voorkom je misverstanden. Dit is een cruciale stap voor efficiënt Microsoft Teams Taken bijhouden.
► Klik op de taak die je zojuist hebt aangemaakt om het detailvenster te openen.
► Voeg een ‘Checklist’ toe met subtaken, zoals ‘Zoekwoordenonderzoek doen’, ‘Concept schrijven’ en ‘Afbeeldingen zoeken’.
► Voeg een notitie toe met extra context of belangrijke links.
► Voeg een bijlage toe, zoals een briefingdocument, direct vanaf je computer of SharePoint.
► Stel een ‘Prioriteit’ in (Laag, Normaal, Belangrijk, Urgent) om aan te geven wat het eerst opgepakt moet worden.
Stap 4: Buckets Gebruiken voor een Duidelijke Workflow
Eén lange lijst met taken wordt snel onoverzichtelijk. Gebruik ‘Buckets’ (kolommen) om je taken te organiseren volgens een workflow.
► Klik op ‘Nieuwe bucket toevoegen’ en noem deze bijvoorbeeld ‘Wordt aan gewerkt’.
► Maak nog een bucket genaamd ‘Ter review’ en een laatste genaamd ‘Voltooid’.
► Je kunt taken nu eenvoudig verslepen van de ene naar de andere bucket om de status aan te geven. Dit geeft het hele team direct visueel inzicht in de voortgang.
Stap 5: Overzicht Bewaren met Verschillende Weergaven
Niet iedereen werkt graag met een bordweergave. De app biedt meerdere manieren om je taken te bekijken.
► Klik rechtsboven in je taken-tabblad op ‘Lijst’ om alle taken in een compacte lijst te zien. Dit is handig om snel te filteren en sorteren.
► Kies ‘Grafieken’ voor een visueel dashboard met de status van alle taken. Perfect voor een projectupdate tijdens een meeting.
► Gebruik ‘Schema’ om de taken op een kalender te zien, gebaseerd op hun einddatum.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik labels om taken te categoriseren over buckets heen. Open een taak en klik op ‘Een label toevoegen’. Je kunt de gekleurde labels zelf een naam geven, bijvoorbeeld ‘Hoge Prioriteit’, ‘Klantvraag’ of ‘Marketingcampagne’. Vervolgens kun je op het tabblad filteren op deze labels om snel alle gerelateerde taken te zien, ongeacht in welke bucket ze staan.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken deze labels vaak om de wekelijkse team-standup te structureren. Door te filteren op het label ‘Te bespreken’, creëren ze direct een agenda voor de meeting, wat de productiviteit enorm verhoogt.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer zoeken naar taken in e-mails of chatgesprekken. Alles staat centraal en is direct vindbaar, wat uren zoekwerk per week scheelt.
- 🤝 Betere samenwerking: Iedereen in het team heeft een helder, actueel beeld van wie wat doet en wanneer het af moet zijn. Dit vermindert dubbel werk en misverstanden.
- 📊 Meer overzicht: Door de visuele borden en grafieken zie je in één oogopslag de voortgang van projecten en signaleer je tijdig knelpunten. Dit maakt sturen op resultaten veel eenvoudiger.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik mijn persoonlijke To Do taken ook zien in Microsoft Teams?
A: Ja, absoluut. Naast de team-specifieke takenplannen in kanalen, kun je de ‘Tasks by Planner and To Do’ app ook links in je persoonlijke menubalk vastpinnen. Hier zie je een gecombineerd overzicht van je persoonlijke taken uit Microsoft To Do en alle teamtaken die aan jou zijn toegewezen. Dit maakt Microsoft Teams Taken bijhouden je centrale hub voor al je werk.
Q: Is de ‘Tasks by Planner and To Do’ app gratis in Microsoft Teams?
A: Ja, de app is een standaard onderdeel van de meeste Microsoft 365 abonnementen voor bedrijven. Als je organisatie al gebruikmaakt van Microsoft Teams, is de kans zeer groot dat je deze functionaliteit zonder extra kosten kunt inzetten. eConcepts Nederland kan je helpen dit te verifiëren voor jouw specifieke licentie.
Q: Hoe informeer ik een collega over een update van een taak?
A: De beste manier is om de opmerkingenfunctie binnen de taak zelf te gebruiken. Open de taak en typ een opmerking. Als je een collega direct wilt notificeren, gebruik dan een ‘@mention’ (bijvoorbeeld @Jan Jansen). De collega krijgt dan een melding in zijn of haar Activiteitenfeed in Teams. Dit houdt alle communicatie over de taak op één plek.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je Microsoft Teams Taken bijhouden een stuk efficiënter en overzichtelijker voor je hele team. Dit is slechts één voorbeeld van hoe je de tools binnen Microsoft 365 slimmer kunt inzetten. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks om je projecten soepel te laten verlopen en de samenwerking te verbeteren.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme workflows en praktische training.
