Microsoft Teams taken beheren: nooit meer een deadline missen

Waarom effectief Microsoft Teams taken beheren cruciaal is

Herken je dit? Taken worden besproken in een chat, deadlines worden genoemd in een meeting en de details staan in drie verschillende e-mails. Voor je het weet, is het overzicht compleet zoek en vallen belangrijke taken tussen wal en schip. Voor veel MKB teams is dit dagelijkse realiteit en een enorme gemiste kans om de productiviteit te verhogen. Goed nieuws: Microsoft Teams heeft een krachtige, geïntegreerde oplossing. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je met de ‘Tasks by Planner and To Do’ app het taakbeheer centraliseert en je team laat samenwerken als een geoliede machine.

Zo doe je het: stap voor stap je taken beheren in Teams

Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams taken beheren perfect in te richten voor jouw team:

Stap 1: Voeg de ‘Tasks by Planner and To Do’ app toe aan je kanaal

De basis van effectief taakbeheer is centralisatie. Voeg een speciaal tabblad toe aan het relevante Teams-kanaal waar je project- of teamtaken wilt beheren. Klik bovenaan in je kanaal op het plus-icoon (‘Een tabblad toevoegen’). Zoek in het venster naar ‘Tasks by Planner and To Do’ en klik erop. Geef het tabblad een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Project X Taken’ of ‘Marketingacties’. Vink de optie ‘Een bericht over dit tabblad in het kanaal plaatsen’ aan om je team op de hoogte te stellen van dit nieuwe, centrale punt voor samenwerking.

Stap 2: Maak je eerste ‘Bucket’ en Taak aan

De app werkt met ‘Buckets’. Dit zijn kolommen waarin je taken kunt groeperen, vergelijkbaar met een Kanban-bord. Standaard is er een ‘To Do’ bucket. Je kunt dit aanpassen aan je workflow. Klik op ‘Nieuwe bucket toevoegen’ en maak bijvoorbeeld buckets aan als ‘Backlog’, ‘In uitvoering’, en ‘Gereed’. Dit creëert een visueel proces. Klik nu onder de juiste bucket op ‘+ Taak toevoegen’, geef de taak een korte, duidelijke naam (bijv. ‘Blogpost schrijven over taakbeheer’) en druk op ‘Taak toevoegen’.

Stap 3: Voeg cruciale details toe aan je taak

Een taak is meer dan alleen een titel. Klik op de zojuist aangemaakte taak om een gedetailleerd venster te openen. Hier kun je alle cruciale informatie toevoegen om misverstanden te voorkomen:

• ► Toewijzen: Wijs de taak toe aan een of meerdere teamleden. Zij ontvangen direct een notificatie in hun activiteitenfeed.
• ► Labels: Gebruik gekleurde labels om taken te categoriseren (bijv. ‘Urgent’, ‘Marketing’, ‘Review’, ‘Klantvraag’).
• ► Bucket: Verplaats de taak eventueel naar een andere bucket naarmate de status vordert.
• ► Voortgang: Stel de status in op ‘Niet gestart’, ‘Wordt uitgevoerd’ of ‘Voltooid’.
• ► Prioriteit: Geef aan hoe belangrijk de taak is (Laag, Normaal, Belangrijk, Urgent) om teamleden te helpen focussen.
• ► Begin- en einddatum: Stel een duidelijke deadline in. Deze verschijnt ook in de agendaweergave.
• ► Notities: Voeg een uitgebreide omschrijving, links of andere contextuele informatie toe.
• ► Controlelijst: Breek een grote taak op in sub-taken. Elk item kan afzonderlijk worden afgevinkt, wat een gevoel van voortgang geeft.
• ► Bijlagen: Voeg relevante bestanden toe vanaf je computer, SharePoint of via een link.

Stap 4: Wijs taken toe en houd de communicatie centraal

Het toewijzen van een taak is de sleutel tot accountability. Zodra je iemand toewijst, wordt de taak zichtbaar in hun persoonlijke ‘Tasks’ overzicht in Teams. Om de communicatie rondom een taak centraal te houden, gebruik je de ‘Opmerkingen’ sectie binnen de taak. In plaats van losse chatberichten of e-mails te sturen, voer je de discussie hier. Iedereen die de taak volgt, krijgt een melding van nieuwe opmerkingen. Dit is een fundamenteel onderdeel van efficiënt Microsoft Teams taken beheren.

Stap 5: Bewaak de voortgang met verschillende weergaven

Microsoft Teams biedt meerdere manieren om de voortgang te bekijken, afgestemd op verschillende rollen. Bovenaan je takenbord kun je wisselen tussen weergaven:

• Bord: De standaard Kanban-weergave met buckets. Ideaal voor het visueel volgen van de workflow tijdens een dagelijkse stand-up.
• Lijst: Een compacte lijstweergave, handig om snel te filteren en sorteren op bijvoorbeeld deadline of toegewezen persoon.
• Grafieken: Een dashboard met visuele rapportages over de status van taken, de werkdruk per teamlid en de prioriteiten. Perfect voor projectmanagers en teamleiders.
• Planning: Een kalenderweergave die alle taken met een deadline toont. Dit helpt bij het plannen en het voorkomen van bottlenecks in de productiviteit.

💡 Pro Tip van eConcepts Nederland

Extra trick: Automatiseer je workflow! Gebruik Power Automate om automatisch een taak aan te maken in Planner wanneer bijvoorbeeld een e-mail met een specifieke onderwerpregel binnenkomt in een gedeelde mailbox. Zo hoef je nooit meer handmatig taken over te typen uit e-mails en wordt je proces minder foutgevoelig.

Deelnemers aan de Microsoft 365 trainingen van eConcepts Nederland leren vaak om standaard taaksjablonen te creëren voor terugkerende projecten. Ze maken een ‘Sjabloon’-taak met een volledige checklist en kopiëren deze taak telkens wanneer een nieuw, vergelijkbaar project start. Dit bespaart enorm veel tijd en zorgt voor consistentie in de uitvoering van werkzaamheden.

Wat levert Microsoft Teams taken beheren op?

• ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer zoeken naar taken in chats of e-mails. Alles staat centraal op één plek, direct toegankelijk voor het hele team. Dit reduceert de ‘context switching’ die zoveel tijd kost.
• 🤝 Betere samenwerking: Iedereen heeft een glashelder beeld van wie wat doet en wanneer het af moet zijn. Dit voorkomt dubbel werk, verhoogt de accountability en stimuleert proactieve communicatie.
• 📊 Meer overzicht: Dankzij de grafiek- en planningsweergaven heb je als teamleider of projectmanager direct inzicht in de voortgang en eventuele knelpunten, waardoor je data-gedreven beslissingen kunt nemen.

Veelgestelde vragen over Microsoft Teams taken beheren

Q: Kan ik mijn persoonlijke taken uit To Do en teamtaken uit Planner op één plek zien?

A: Ja, absoluut. De ‘Tasks by Planner and To Do’ app in de linkerbalk van Microsoft Teams is precies daarvoor bedoeld. Het consolideert al jouw persoonlijke taken uit Microsoft To Do en alle taken die aan jou zijn toegewezen in de verschillende Planner-borden (teamtaken). Dit geeft je één centraal overzicht van alles wat je moet doen.

Q: Hoe krijg ik een melding als een deadline voor een taak nadert?

A: Microsoft Teams stuurt je automatisch notificaties in je Activiteitenfeed wanneer een taak aan je wordt toegewezen, wanneer een deadline nadert, of als een taak over tijd is. Deze notificaties zijn een kernonderdeel van effectief Microsoft Teams taken beheren en helpen je om op koers te blijven. Zorg ervoor dat je Teams notificatie-instellingen correct zijn geconfigureerd.

Q: Is de functionaliteit voor Microsoft Teams taken beheren inbegrepen in onze standaard Microsoft 365 licentie?

A: Voor de meeste Microsoft 365 Business-abonnementen (zoals Business Basic, Standard en Premium) is de functionaliteit van Planner en To Do, en dus de ‘Tasks’ app in Teams, volledig inbegrepen zonder extra kosten. eConcepts Nederland kan je helpen om te verifiëren of dit voor jouw specifieke licentie geldt en hoe je er het maximale uithaalt.

Aan de slag met Microsoft Teams

Met deze tip maak je van Microsoft Teams de centrale hub voor al het taakbeheer binnen je team. Door taken visueel en centraal te organiseren, creëer je rust, overzicht en een productievere werkomgeving. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die direct resultaat opleveren.

Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we de samenwerking en productiviteit in jouw MKB-bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen met slimme Microsoft 365 oplossingen.