Waarom Microsoft Teams Taken belangrijk is
Herken je dit? De projecttaken vliegen je om de oren via e-mail, losse Post-its bedekken je monitor en in de chat is het een chaos van to-do’s. Niemand weet precies wie wat moet doen en wanneer het af moet zijn. Voor veel MKB teams is dit dagelijkse realiteit en een enorme gemiste kans om productiever te werken. De oplossing ligt al binnen handbereik: Microsoft Teams Taken. In deze praktische handleiding van eConcepts Nederland leer je hoe je deze krachtige tool optimaal inzet voor glasheldere projecten en een betere samenwerking binnen je team.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams Taken (via de ‘Tasks by Planner and To Do’ app) in te stellen en je projectmanagement direct te verbeteren.
Stap 1: Voeg de Taken-app toe aan je Team kanaal
Het startpunt voor effectief taakbeheer is het centraliseren van alle taken op de plek waar de communicatie al plaatsvindt: in een Teams kanaal. Dit is verrassend eenvoudig.
► Ga naar het relevante Team en het kanaal waar het project of de taken bij horen. Bijvoorbeeld, het kanaal ‘Project X’ in het ‘Marketing’ Team.
► Klik bovenaan op het plus-icoon (‘+’) om een nieuw tabblad toe te voegen.
► In het zoekvenster dat verschijnt, typ je ‘Tasks’. Je ziet nu ‘Tasks by Planner and To Do‘ verschijnen. Klik hierop.
► Er opent een venster. Kies ‘Een nieuw plan maken’ en geef het een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Project X Takenlijst’. Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Het nieuwe tabblad is nu zichtbaar voor alle leden van het kanaal.
Stap 2: Maak je eerste taak aan
Nu het tabblad is toegevoegd, kun je beginnen met het vullen ervan. Een heldere taak is de basis van goede samenwerking.
► Klik in je nieuwe ‘Taken’ tabblad op ‘+ Taak toevoegen‘.
► Geef de taak een duidelijke, actiegerichte naam. Bijvoorbeeld: ‘Concept voor blogartikel schrijven’.
► Stel een einddatum in. Dit creëert direct duidelijkheid en helpt bij het prioriteren.
► Wijs de taak toe aan een of meerdere teamleden door op ‘Toewijzen‘ te klikken en hun naam te selecteren. De toegewezen persoon krijgt hier automatisch een melding van. Druk op ‘Taak toevoegen’ om de taak op te slaan.
Stap 3: Gebruik ‘Buckets’ voor overzicht
Een lange lijst met taken wordt al snel onoverzichtelijk. Met ‘buckets’ (categorieën) structureer je de taken op een logische manier. Dit is essentieel voor de productiviteit.
► Standaard heb je één bucket genaamd ‘To-do’. Je kunt extra buckets toevoegen door op ‘+ Nieuwe bucket toevoegen‘ te klikken.
► Maak buckets aan die passen bij jouw workflow. Populaire methodes zijn bijvoorbeeld:
– Op status: ‘Te doen’, ‘Mee bezig’, ‘Ter review’, ‘Voltooid’.
– Op fase: ‘Fase 1: Onderzoek’, ‘Fase 2: Creatie’, ‘Fase 3: Publicatie’.
– Op afdeling: ‘Marketing’, ‘Sales’, ‘Development’.
► Sleep de taken eenvoudig van de ene naar de andere bucket om de status bij te werken. Dit visuele ‘Kanban’ bord geeft direct inzicht in de voortgang van het project.
Stap 4: Voeg details, checklists en bijlagen toe
Een taak is vaak meer dan alleen een titel. Door alle relevante informatie aan de taak zelf te koppelen, voorkom je onnodig zoeken en misverstanden.
► Klik op een taak om de detailweergave te openen.
► Voeg een beschrijving toe met belangrijke context of instructies.
► Gebruik de checklist-functie om een grote taak op te delen in kleinere, behapbare subtaken. Dit is perfect voor taken met meerdere stappen.
► Voeg bijlagen toe direct vanaf je computer of vanuit SharePoint. Zo is het juiste document altijd gekoppeld aan de juiste taak.
► Teamleden kunnen opmerkingen plaatsen bij een taak om vragen te stellen of updates te geven, waardoor de communicatie centraal blijft.
Stap 5: Bewaak de voortgang met verschillende weergaven
Microsoft Teams Taken biedt meerdere manieren om je takenlijst te bekijken, afhankelijk van wat je wilt zien.
► Bord: De standaardweergave met buckets, ideaal voor een visueel overzicht van de workflow.
► Lijst: Een compacte lijstweergave, handig om snel veel taken te scannen en te sorteren.
► Grafieken: Een dashboard met visuele rapportages over de status van taken, de voortgang per bucket en de werkdruk per teamlid. Perfect voor projectleiders.
► Planning: Een kalenderweergave die de taken toont op basis van hun einddatum, ideaal voor het plannen van de komende weken.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik labels voor superieur filteren! In de detailweergave van een taak kun je gekleurde labels toevoegen. Geef deze labels een betekenis, zoals ‘Hoge Prioriteit’, ‘Wacht op input’, of ‘Klantvraag’. Vervolgens kun je in de bordweergave filteren op deze labels. Zo zie je met één klik alle taken die bijvoorbeeld urgent zijn.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken deze aanpak vaak om hun wekelijkse teamoverleg te structureren. Ze filteren op het label ‘Te bespreken’ om direct de juiste agendapunten voor de meeting te hebben.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Geen eindeloos gezoek meer in e-mails of chats. Alle informatie over een taak is gecentraliseerd, wat uren zoekwerk per week bespaart.
- 🤝 Betere samenwerking: Transparantie over wie wat doet en wanneer het af moet zijn. Dit voorkomt dubbel werk en verhoogt de accountability binnen het team.
- 📊 Meer overzicht: Met de grafiekweergave zie je direct knelpunten in het project of de werkverdeling. Hierdoor kun je proactief bijsturen en deadlines halen.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik mijn persoonlijke taken ook in Microsoft Teams zien?
A: Ja, absoluut. De ‘Tasks by Planner and To Do’ app in Microsoft Teams integreert zowel de teamtaken uit Planner als jouw persoonlijke taken uit Microsoft To Do. In de linker navigatiebalk van Teams vind je de app terug, waar je een volledig overzicht hebt van alles wat op jouw naam staat, ongeacht het project.
Q: Is ‘Microsoft Teams Taken’ hetzelfde als Microsoft Planner?
A: ‘Microsoft Teams Taken’ is in feite de naam van de integratie die Microsoft Planner en Microsoft To Do combineert binnen de Microsoft Teams interface. Wanneer je een takenlijst in een kanaal aanmaakt, creëer je op de achtergrond een Microsoft Planner plan. De app zorgt ervoor dat je deze krachtige planningstool kunt gebruiken zonder Teams te hoeven verlaten, wat de productiviteit enorm ten goede komt.
Q: Hoe krijg ik een melding als een taak aan mij is toegewezen in Microsoft Teams?
A: Zodra een teamlid een taak in Microsoft Teams Taken aan jou toewijst, ontvang je automatisch een notificatie in je ‘Activiteit’-feed in Teams. Daarnaast kan er, afhankelijk van de instellingen, ook een e-mailnotificatie worden verstuurd. Zo mis je nooit een nieuwe taak.
Q: Wat is de beste manier om Microsoft Teams Taken te gebruiken voor een project?
A: De experts van eConcepts Nederland adviseren om voor elk significant project een apart kanaal aan te maken binnen je Team. Voeg vervolgens het ‘Taken’ tabblad toe aan dat specifieke kanaal. Op deze manier houd je alle communicatie, bestanden én taken die bij dat project horen overzichtelijk bij elkaar op één centrale plek.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van een chaotische takenlijst een georganiseerd en overzichtelijk projectplan. Het correct inzetten van Microsoft Teams Taken is een cruciale stap naar een productievere manier van samenwerken. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die direct resultaat opleveren voor jouw MKB-team.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met de slimme tools van Microsoft 365.
