Waarom slimme notificaties belangrijk zijn
Herken je dit? Een constante stroom van pings, pop-ups en rode bolletjes die je aandacht opeisen. Je bent gefocust bezig, en *ping* – weer een melding. Voor veel MKB teams is de standaardinstelling van Microsoft Teams notificaties een gemiste kans om productiever te werken. Het leidt tot afleiding en het gevoel altijd ‘aan’ te moeten staan. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je Microsoft Teams notificaties optimaal inzet voor betere samenwerking en meer focus.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om je Microsoft Teams notificaties slim in te stellen en de controle terug te pakken. Een goede configuratie is essentieel voor effectief werken in Microsoft 365.
Stap 1: Open je Algemene Meldingen
De basis van je notificatiebeheer begint bij de algemene instellingen. Klik rechtsboven op je profielfoto of initialen en selecteer ‘Instellingen’. Navigeer vervolgens naar het tabblad ‘Meldingen en activiteit’. Hier vind je de algemene controles voor je hele Teams-omgeving.
Stap 2: Kies je Standaard Meldingstype
In het meldingenmenu zie je opties zoals ‘Gemiste activiteit’-e-mails en de weergave van meldingen. De belangrijkste keuze hier is hoe je meldingen voor chats en kanalen wilt ontvangen. ‘Banner en feed’ geeft een pop-up en een melding in je Activiteitenfeed. ‘Alleen weergeven in feed’ is rustiger en toont meldingen alleen in de feed, zonder pop-up. We raden aan om te starten met ‘Alleen weergeven in feed’ om afleidingen te minimaliseren.
Stap 3: Pas Meldingen per Kanaal aan
Niet elk kanaal is even belangrijk. Een ‘Project X’ kanaal vereist misschien directe aandacht, terwijl het ‘Lunchwandeling’ kanaal dat niet doet. Ga naar een kanaal, klik op de drie puntjes (…) en selecteer ‘Kanaalmeldingen’. Hier kun je kiezen:► Alle activiteit: Ontvang een melding voor elke nieuwe post.► Uit: Ontvang geen meldingen, tenzij je persoonlijk wordt genoemd (@mentioned).► Aangepast: Bepaal zelf of je meldingen wilt voor nieuwe posts, antwoorden en kanaalvermeldingen. Dit is de krachtigste optie voor het beheren van je Microsoft Teams notificaties.
Stap 4: Gebruik je Status voor Focus
Je status is meer dan alleen een indicator voor je collega’s; het beïnvloedt ook je meldingen. Door je status op ‘Niet storen’ (het rode bordje met het minteken) te zetten, worden alle banner-notificaties tijdelijk onderdrukt. Dit is ideaal voor momenten waarop je diepe focus nodig hebt. Je kunt een duur instellen, waarna je status automatisch terugkeert naar ‘Beschikbaar’.
Stap 5: Stel Prioriteitstoegang in
Wat als je ‘Niet storen’ gebruikt, maar je manager je met spoed moet kunnen bereiken? Microsoft Teams heeft hiervoor ‘Prioriteitstoegang’. Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Privacy’. Hier kun je specifieke personen toevoegen aan je prioriteitslijst. Hun berichten en oproepen komen wél door, zelfs als je status op ‘Niet storen’ staat. Dit is een cruciale functie voor effectieve samenwerking in drukke MKB-omgevingen.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik de opdrachtbalk bovenin Teams voor snelle acties. Typ /nietstoren en druk op Enter om je status direct op ‘Niet storen’ te zetten. Typ /beschikbaar om weer meldingen te ontvangen. Dit bespaart je meerdere klikken.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland gebruiken vaak een strategie van ’thematische kanalen’. Ze stellen kanalen met hoge prioriteit (bijv. ‘Klantvragen Spoed’) in op ‘Alle activiteit’ en sociale kanalen (bijv. ‘Koffiepraat’) op ‘Uit’. Zo creëren ze een natuurlijk filter voor wat echt belangrijk is.
Wat levert het op?
Het correct instellen van je Microsoft Teams notificaties levert direct voordelen op voor jou en je team:
- ⏱️ Tijdsbesparing: Minder afleidingen betekent minder context-switching. Je blijft langer in je flow en rondt taken sneller af.
- 🤝 Betere samenwerking: Je team weet wanneer je beschikbaar bent en wanneer niet. Dit leidt tot respect voor elkaars focustijd en efficiëntere communicatie.
- 📊 Meer overzicht: Je activiteitenfeed wordt een nuttige to-do-lijst in plaats van een overweldigende stroom van informatie. Je ziet alleen wat voor jou relevant is.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik meldingen voor een specifieke chat met één persoon dempen?
A: Ja, dat kan. Ga naar je chatlijst, zoek de betreffende chat, klik op de drie puntjes (…) en selecteer ‘Dempen’. Je ontvangt dan geen pop-ups meer voor die specifieke chat. Dit is erg handig voor drukke groepschats die niet direct werkgerelateerd zijn.
Q: Wat is het verschil tussen @kanaal en @team vermeldingen in Microsoft Teams?
A: Een @team vermelding stuurt een notificatie naar iedereen in het team, ongeacht hun persoonlijke instellingen voor het kanaal. Een @kanaal vermelding stuurt alleen een notificatie naar teamleden die meldingen voor dat specifieke kanaal hebben ingeschakeld. Gebruik @team dus spaarzaam, alleen voor echt belangrijke aankondigingen.
Q: Hoe zorg ik dat ik alleen de allerbelangrijkste meldingen krijg van Microsoft Teams?
A: De beste strategie is een combinatie: zet je standaard meldingen op ‘Alleen weergeven in feed’, stel per kanaal specifieke meldingen in voor de belangrijkste kanalen, gebruik de ‘Niet storen’ status voor focuswerk, en configureer prioriteitstoegang voor sleutelfiguren. eConcepts Nederland kan je team helpen de perfecte balans te vinden.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van Microsoft Teams een tool die voor jou werkt, in plaats van andersom. Je krijgt de controle terug en creëert ruimte voor geconcentreerd werk. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die de productiviteit van je team direct verhogen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme Microsoft 365 oplossingen.
