Waarom Microsoft Teams Taken bijhouden belangrijk is
Herken je dit? Taken worden besproken in de chat, deadlines staan in een e-mail en je persoonlijke to-do’s staan in een apart notitieboekje. Voor veel MKB teams is dit versnipperde taakbeheer een gemiste kans om productiever te werken. Het gebrek aan een centraal overzicht leidt tot miscommunicatie, gemiste deadlines en onnodige stress. In deze tip leer je hoe je met Microsoft Teams taken bijhouden via de ‘Tasks by Planner and To Do’ app optimaal inzet voor een gestroomlijnde samenwerking en een helder overzicht voor het hele team.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om een centraal systeem voor Microsoft Teams taken bijhouden in te stellen in jullie teamkanaal. Hiermee breng je alle teamtaken en je persoonlijke taken samen op één plek.
Stap 1: De ‘Tasks by Planner and To Do’ app toevoegen
De basis van effectief taakbeheer in Teams is het toevoegen van de juiste app aan een kanaal. Ga naar het team en het kanaal waar je het taakbeheer wilt centraliseren. Klik bovenaan op het plus-icoon (‘Een tabblad toevoegen’). In het venster dat verschijnt, zoek je naar ‘Tasks by Planner and To Do’. Selecteer de app.
Stap 2: Een nieuw plan maken of een bestaand plan gebruiken
Nadat je de app hebt geselecteerd, krijg je twee keuzes. Je kunt een volledig nieuw ‘plan’ maken voor dit specifieke kanaal, wat we aanraden voor nieuwe projecten. Geef het tabblad een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Project X Taken’ of ‘Marketing Acties’. Als je al een bestaand Planner-bord hebt dat je wilt koppelen, kun je dat hier selecteren. Klik op ‘Opslaan’ om het tabblad aan je kanaal toe te voegen.
Stap 3: Taken aanmaken en toewijzen
Nu het tabblad is aangemaakt, kun je beginnen met het organiseren van de taken. Je ziet een kolom genaamd ‘To Do’. Klik op ‘Taak toevoegen’, geef de taak een naam, stel een einddatum in en wijs de taak toe aan een of meerdere teamleden door op ‘Toewijzen’ te klikken. Dit is de kern van Microsoft Teams taken bijhouden: iedereen weet precies wie waarvoor verantwoordelijk is.
Stap 4: Buckets gebruiken voor overzicht
Om te voorkomen dat je één lange, onoverzichtelijke lijst met taken krijgt, gebruik je ‘buckets’. Dit zijn kolommen waarin je taken kunt groeperen. Klik op ‘Nieuwe bucket toevoegen’ en geef deze een logische naam, zoals ‘Te Doen’, ‘Mee Bezig’, en ‘Voltooid’ voor een simpel Kanban-bord. Je kunt ook buckets maken per projectfase of per onderwerp. Sleep de taken eenvoudig naar de juiste bucket om de voortgang visueel te maken.
Stap 5: Details toevoegen aan een taak
Een taak is meer dan alleen een titel. Klik op een taak om een gedetailleerd venster te openen. Hier kun je notities, checklists met subtaken, bijlagen (zoals documenten vanuit SharePoint) en opmerkingen toevoegen. Door alle communicatie over de taak hier te centraliseren, voorkom je eindeloze zoektochten in chats en e-mails. Dit maakt het proces van Microsoft Teams taken bijhouden veel efficiënter.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik labels voor cross-functionele tracking! Binnen elke taak kun je gekleurde labels toevoegen. Wijs een specifieke kleur toe aan een prioriteitsniveau (bijv. rood = hoge prioriteit) of een type taak (bijv. blauw = design, groen = content). Zo kun je op het bord filteren op deze labels en krijg je direct een overzicht van alle taken met hoge prioriteit, ongeacht in welke bucket ze staan.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland gebruiken deze label-strategie vaak om complexe projecten met veel verschillende disciplines overzichtelijk te houden. Dit zorgt voor nog betere resultaten en een heldere focus binnen de Microsoft 365 omgeving.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Geen gezoek meer naar taken in chats of e-mails. Alles staat centraal op één plek, direct beschikbaar voor het hele team.
- 🤝 Betere samenwerking: Duidelijke eigenaarschap en deadlines. Iedereen weet wie wat doet en wanneer het af moet zijn, wat misverstanden voorkomt.
- 📊 Meer overzicht: Visuele voortgang via buckets en grafieken. Met de ‘Grafieken’ weergave zie je direct de status van alle taken, wat helpt bij het sturen van projecten.
Veelgestelde vragen
Q: Zien mijn collega’s mijn persoonlijke To Do taken als we Planner in Teams gebruiken?
A: Nee, er is een strikte scheiding. De taken die je aanmaakt in een gedeeld Planner-bord in een Teams-kanaal zijn zichtbaar voor alle leden van dat team. Je persoonlijke taken die je in je eigen Microsoft To Do app zet (of in de ‘Taken’ sectie van Planner) blijven privé en zijn alleen voor jou zichtbaar. Effectief Microsoft Teams taken bijhouden respecteert dus de privacy.
Q: Kan ik een taak aanmaken vanuit een chatbericht?
A: Ja, dat is een krachtige functie voor productiviteit! Ga met je muis over een chatbericht, klik op de drie puntjes (‘…’) en kies ‘Meer acties’ > ‘Een taak maken’. De inhoud van het bericht wordt automatisch de taakomschrijving, die je vervolgens kunt toewijzen en plannen. Dit is een snelle manier om actiepunten direct vast te leggen.
Q: Wat is het verschil tussen Microsoft Planner en Microsoft To Do in Teams?
A: De ‘Tasks by Planner and To Do’ app combineert beide. Planner is ontworpen voor teamtaken. Het is een visueel bord (zoals Trello) om de taken van een heel team te organiseren. To Do is voor je persoonlijke taken. Het verzamelt alle taken die aan jou zijn toegewezen vanuit verschillende Planner-borden, plus je eigen privé to-do’s. De app in Teams brengt deze twee werelden samen voor een compleet overzicht.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van Microsoft Teams taken bijhouden een gestroomlijnd en overzichtelijk proces. Je team zal minder tijd kwijt zijn aan zoeken en meer tijd hebben voor productief werk. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die de samenwerking direct verbeteren en het maximale uit je Microsoft 365 licentie halen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we de productiviteit van jouw MKB-team naar een hoger niveau kunnen tillen.
