Waarom Microsoft Teams Taken en Planner belangrijk is
Herken je dit? Takenlijstjes in notitieblokken, actiepunten die verdwijnen in lange e-mailthreads en onduidelijkheid over wie nu precies wat moet doen. Voor veel MKB teams is het beheren van projecttaken een gemiste kans om productiever te werken. De versnippering van taken leidt tot vertraging en frustratie. In deze tip leer je hoe je de ‘Taken’ app (Planner en To Do) in Microsoft Teams optimaal inzet voor een kristalhelder overzicht en betere samenwerking. Met Microsoft Teams Taken en Planner centraliseer je alle actiepunten op één plek, direct binnen de omgeving waar je team al communiceert.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams Taken en Planner in te stellen en je projecten te stroomlijnen. Het is eenvoudiger dan je denkt en de impact op de productiviteit van je team is direct merkbaar.
Stap 1: De Taken-app toevoegen aan je kanaal
De eerste stap is om de functionaliteit toe te voegen aan het relevante kanaal binnen je team. Ga naar het team en het kanaal waar je projecttaken wilt beheren. Klik bovenaan op het plus-icoon (‘Een tabblad toevoegen’). In het zoekveld dat verschijnt, typ je ‘Tasks’. Selecteer de app ‘Tasks by Planner and To Do’. Dit is de officiële Microsoft 365 integratie die de kracht van Planner combineert met je persoonlijke To Do-lijsten.
Stap 2: Een nieuw plan maken
Nadat je de app hebt geselecteerd, krijg je een dialoogvenster te zien. Je hebt hier twee keuzes: een bestaand plan uit deze groep gebruiken of een nieuw plan maken. Voor een nieuw project kies je ‘Een nieuw plan maken’. Geef het tabblad een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Project X Taken’ of ‘Marketing Acties Q3’. Deze naam verschijnt als nieuw tabblad in je kanaal. Klik op ‘Opslaan’ en de app wordt toegevoegd.
Stap 3: Taken aanmaken en toewijzen
Je hebt nu een leeg bord. Tijd om taken toe te voegen. Klik op ‘Nieuwe taak toevoegen’. Geef de taak een heldere, actiegerichte naam. Vervolgens kun je details instellen:
► Einddatum instellen: Geef een deadline aan.
► Toewijzen: Wijs de taak toe aan een of meerdere teamleden door op ‘Toewijzen’ te klikken en hun naam te selecteren.
► Details toevoegen: Klik op de taak om een notitie, controlelijst (subtaken) of bijlagen toe te voegen. Het gebruik van Microsoft Teams Taken en Planner wordt pas echt krachtig als je alle context binnen de taak zelf plaatst.
Stap 4: Structuur aanbrengen met ‘Buckets’
Standaard heb je één kolom genaamd ‘To Do’. Voor een beter overzicht kun je meerdere kolommen, of ‘buckets’, aanmaken. Klik op ‘Nieuwe bucket toevoegen’. Veelgebruikte buckets voor MKB-teams zijn bijvoorbeeld ‘Te doen’, ‘Mee bezig’, ‘Wacht op feedback’ en ‘Voltooid’. Zo creëer je een visueel Kanban-bord waarmee je de voortgang van alle taken in één oogopslag ziet. Je kunt taken eenvoudig verslepen van de ene naar de andere bucket.
Stap 5: Overzicht houden met verschillende weergaven
Bovenaan je planbord zie je verschillende weergave-opties: ‘Bord’, ‘Grafieken’ en ‘Planning’. De ‘Grafieken’-weergave geeft je een dashboard met de status van alle taken, de werkdruk per teamlid en de prioriteiten. De ‘Planning’-weergave toont alle taken met een deadline op een kalender. Dit is ideaal om de planning van je Microsoft Teams Taken en Planner te visualiseren en knelpunten te identificeren.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik labels (gekleurde categorieën) om taken dwars door je buckets heen te organiseren. Je kunt bijvoorbeeld een rood label maken voor ‘Hoge Prioriteit’ of een blauw label voor ‘Klantvraag’. Filter vervolgens je bord op een specifiek label om direct alle gerelateerde taken te zien, ongeacht in welke bucket ze staan.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leren vaak hoe ze met Power Automate terugkerende taken automatisch kunnen laten aanmaken. Denk aan een maandelijkse taak ‘Rapportage voorbereiden’ die automatisch wordt toegewezen. Dit bespaart tijd en zorgt dat niets over het hoofd wordt gezien.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer zoeken naar actiepunten in e-mails of notities. Alles staat centraal in Teams.
- 🤝 Betere samenwerking: Iedereen in het team heeft hetzelfde, actuele overzicht van de taken en de voortgang. Dit voorkomt misverstanden en dubbel werk.
- 📊 Meer overzicht: Duidelijke dashboards en kalenderweergaven geven managers direct inzicht in de werkdruk en projectstatus, wat essentieel is voor effectief Microsoft 365 beheer.
Veelgestelde vragen
Q: Wat is het verschil tussen Planner en To Do in de Microsoft Teams Taken app?
A: Planner is ontworpen voor teamtaken. De plannen die je in een kanaal maakt, zijn zichtbaar voor het hele team. To Do is voor je persoonlijke taken. Het mooie van de ‘Taken’ app is dat het taken die aan jou zijn toegewezen in Planner, automatisch toont in jouw persoonlijke To Do-lijst. Zo heb je één overzicht van al je werk.
Q: Kan ik mijn persoonlijke taken ook in Microsoft Teams zien?
A: Ja, absoluut. Klik links in de menubalk van Teams op de drie puntjes (…) en zoek naar ‘Tasks by Planner and To Do’. Als je deze app vastpint, heb je een persoonlijke weergave van al jouw taken, zowel uit teamplannen als je eigen To Do-lijstjes.
Q: Is de Microsoft Teams Taken en Planner app gratis?
A: Ja, de ‘Tasks by Planner and To Do’ app is onderdeel van de meeste Microsoft 365 business-abonnementen. Als je organisatie al Microsoft Teams gebruikt, kun je er direct en zonder extra kosten mee aan de slag. eConcepts Nederland kan je helpen de juiste licenties te kiezen.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je een einde aan de chaos van losse takenlijstjes en creëer je een gestroomlijnd proces voor projectmanagement. Door Microsoft Teams Taken en Planner consequent te gebruiken, verhoog je de productiviteit en transparantie binnen je team. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks om het maximale uit je Microsoft 365 omgeving te halen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken.
