Waarom het gebruik van tags in Microsoft Teams belangrijk is
Herken je dit? Je wilt een update sturen naar de projectleden van ‘Project Phoenix’, maar niet het hele kanaal storen. Dus begin je handmatig 12 collega’s te @-vermelden. Of erger nog, je gebruikt een @channel-vermelding en de helft van het team, die niets met het project te maken heeft, krijgt een onnodige notificatie. Voor veel MKB teams is dit dagelijkse praktijk, wat leidt tot ‘notificatiemoeheid’ en verminderde productiviteit. In deze tip leer je hoe je met Microsoft Teams tags gebruiken een einde maakt aan deze chaos en je communicatie stroomlijnt voor betere samenwerking binnen Microsoft 365.
Zo doe je het: stap voor stap Microsoft Teams tags gebruiken
Volg deze simpele stappen om tags in te stellen en direct gerichter te communiceren binnen je team. Het correct inzetten van deze functie is een kernonderdeel van efficiënte productiviteit.
Stap 1: Navigeer naar ‘Tags beheren’
De eerste stap is om naar de juiste plek in Microsoft Teams te gaan. Zoek het team waarin je een tag wilt aanmaken in de linkerkolom. Klik op de drie puntjes (…) naast de teamnaam. In het uitklapmenu dat verschijnt, zie je de optie ‘Tags beheren’. Klik hierop. Je komt nu op een overzichtspagina waar je alle bestaande tags voor dit specifieke team kunt zien en nieuwe kunt aanmaken. Dit is het centrale punt voor het beheren van je tags.
Stap 2: Maak een nieuwe tag aan
Op de ‘Tags beheren’ pagina zie je een prominente paarse knop met de tekst ‘Tag maken’. Klik hierop. Er verschijnt een pop-up venster. Hier geef je de tag een logische naam. Denk goed na over de naamgeving. Gebruik bijvoorbeeld projectnamen (‘Project-Alpha’), rollen (‘Eerste-Lijns-Support’), of locaties (‘Locatie-Utrecht’). Voeg vervolgens de teamleden toe die bij deze tag horen door hun naam in te typen in het veld ‘Personen toevoegen’. Je kunt meerdere personen tegelijk toevoegen. Klik op ‘Maken’ als je klaar bent.
Stap 3: Gebruik de tag in een gesprek
Nu de tag is aangemaakt, is het tijd om de kracht ervan te benutten. Ga naar een kanaal binnen het team waar je de tag hebt gemaakt. Start een nieuw gesprek of beantwoord een bestaand bericht. Typ het @-symbool, gevolgd door de naam van de tag die je zojuist hebt gemaakt (bijvoorbeeld ‘@Eerste-Lijns-Support’). Je zult zien dat Teams de tag suggereert. Selecteer de tag en typ je bericht. Alleen de leden van die specifieke tag ontvangen nu een notificatie. Dit is de kern van efficiënt Microsoft Teams tags gebruiken.
Stap 4: Tags bewerken of verwijderen
Projecten en rollen veranderen. Ga terug naar ‘Tags beheren’ (via de drie puntjes naast de teamnaam). Hier zie je een lijst van alle tags. Je kunt op een tag klikken om de naam te wijzigen of personen toe te voegen en te verwijderen. Mocht een tag niet meer relevant zijn, dan kun je deze hier ook eenvoudig verwijderen. Goed beheer is cruciaal voor het behoud van overzicht en productiviteit.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Wist je dat je als teameigenaar kunt bepalen wie tags mag aanmaken? Ga naar Teaminstellingen > Tags en kies of alleen eigenaren of ook leden tags mogen maken. Dit voorkomt een wildgroei aan tags en houdt het overzichtelijk, een essentieel onderdeel van goed Microsoft 365 beheer.
Deelnemers aan de trainingen van eConcepts Nederland gebruiken vaak een naamgevingsconventie (bijv. ROL_, PROJ_, LOC_) voor hun tags. Dit zorgt voor maximale duidelijkheid en schaalbaarheid binnen de organisatie, een aanpak die we in onze Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland uitgebreid behandelen.
Wat levert Microsoft Teams tags gebruiken op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer handmatig individuele namen opzoeken en intypen. Met één @-vermelding bereik je de hele groep.
- 🤝 Betere samenwerking: Gerichte communicatie vermindert de ‘ruis’ en ‘notificatiemoeheid’. Berichten zijn relevanter, waardoor teamleden sneller reageren.
- 📊 Meer overzicht: Duidelijk afgebakende groepen zorgen voor gestructureerde communicatie, vooral in grote teams met diverse rollen en projecten.
Veelgestelde vragen
Q: Wie kan tags aanmaken in Microsoft Teams?
A: Standaard kunnen teameigenaren tags aanmaken. Zij kunnen er echter voor kiezen om deze rechten ook aan teamleden te geven via de teaminstellingen. eConcepts Nederland adviseert om dit centraal te beheren om overzicht te houden.
Q: Wat is het verschil tussen een @tag en een @channel vermelding?
A: Een @channel vermelding stuurt een notificatie naar IEDEREEN in het kanaal. Een @tag sturen stuurt alleen een notificatie naar de specifieke groep mensen die aan die tag zijn toegewezen. Door Microsoft Teams tags te gebruiken voorkom je onnodige storingen.
Q: Kan een persoon in meerdere Microsoft Teams tags zitten?
A: Ja, absoluut. Een medewerker kan bijvoorbeeld zowel in de tag ‘Marketing’ als in de tag ‘Project-X’ zitten. Dit maakt de functie extreem flexibel voor diverse samenwerkingsvormen.
Q: Hoeveel tags kan ik aanmaken in een team?
A: Je kunt maximaal 100 tags per team aanmaken. Aan elke tag kun je maximaal 100 teamleden toevoegen. Dit is voor de meeste MKB-organisaties ruim voldoende voor een effectieve structuur.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip over Microsoft Teams tags gebruiken maak je direct een einde aan notificatiestress en zorg je voor heldere communicatie. Dit is slechts één van de vele manieren om je productiviteit te verhogen. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks die je team helpen om slimmer, en niet harder, te werken.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we de samenwerking en productiviteit binnen jouw organisatie naar een hoger niveau tillen.
