Waarom Microsoft Teams tags gebruiken belangrijk is
Herken je dit? Je wilt een specifieke groep mensen binnen een groot teamkanaal bereiken, zoals alle projectmanagers of het marketingteam. Een @channel-vermelding voelt als schieten met een kanon op een mug; iedereen krijgt een notificatie. Dit leidt tot ‘notificatie-moeheid’ en belangrijke berichten worden genegeerd. Voor veel MKB teams is het correct inzetten van Microsoft Teams tags een gemiste kans om gerichter en productiever te werken. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je met Microsoft Teams tags gebruiken de communicatie stroomlijnt voor betere samenwerking.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams tags in te stellen en direct te gebruiken in je teamcommunicatie:
Stap 1: Ga naar het juiste Team en open de instellingen
Navigeer in de linkerkolom van Microsoft Teams naar het team waar je een tag wilt aanmaken. Klik op de drie puntjes (…) naast de teamnaam. Er verschijnt een dropdown-menu. Kies hier voor de optie ‘Team beheren’.
Stap 2: Navigeer naar het tabblad ‘Tags’
In het ‘Team beheren’ scherm zie je verschillende tabbladen zoals ‘Leden’, ‘Kanalen’, en ‘Instellingen’. Klik op het tabblad ‘Tags’. Hier zie je een overzicht van alle bestaande tags en heb je de mogelijkheid om een nieuwe aan te maken.
Stap 3: Maak een nieuwe tag aan
Klik op de paarse knop ‘Tag maken’. Er verschijnt nu een pop-up venster. Geef de tag een duidelijke en herkenbare naam, bijvoorbeeld ‘Projectleiders’, ‘MarketingNL’, of ‘EersteHulp’. Een goede naamgeving is essentieel voor het overzicht. Voeg vervolgens de teamleden toe die bij deze specifieke groep horen door hun namen in te typen. Klik op ‘Maken’ om de tag op te slaan.
Stap 4: Begin met het gebruiken van de tag
Nu de tag is aangemaakt, kun je deze direct gebruiken. Ga naar een willekeurig kanaal binnen het team. Start een nieuw gesprek of een antwoord en typ het @-symbool gevolgd door de naam van de tag die je zojuist hebt gemaakt (bijvoorbeeld ‘@Projectleiders’). Je zult zien dat Teams de tag voorstelt. Selecteer de tag en voltooi je bericht. Alleen de leden met deze tag ontvangen nu een notificatie.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Wist je dat je als teameigenaar kunt instellen wie er tags mag aanmaken? Ga naar ‘Team beheren’ > ‘Instellingen’ > ‘Tags’ en kies wie tags mag beheren: ‘Teameigenaren’ of ‘Alle leden’. Voor MKB-bedrijven adviseert eConcepts Nederland om dit beheer bij de teameigenaren te houden. Dit voorkomt een wildgroei aan onduidelijke tags en houdt de communicatiestructuur helder en efficiënt. Zo blijft de tool een krachtig middel voor productiviteit.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken deze aanpak vaak om duidelijke communicatielijnen op te zetten voor specifieke projecten en afdelingen binnen grotere teams, wat de algehele Microsoft 365 samenwerking aanzienlijk verbetert.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Je hoeft niet langer handmatig een lijst met individuele namen te taggen. Met één @tag bereik je direct de juiste groep mensen.
- 🤝 Betere samenwerking: Gerichte communicatie voorkomt dat teamleden worden overspoeld met irrelevante notificaties. Dit verhoogt de focus en zorgt ervoor dat belangrijke berichten daadwerkelijk gelezen worden.
- 📊 Meer overzicht: Tags maken de structuur binnen je team zichtbaar. Het is direct duidelijk wie bij welke subgroep, project of specialisme hoort, wat de helderheid ten goede komt.
Veelgestelde vragen
Q: Wat is het verschil tussen Microsoft Teams tags gebruiken en een @channel vermelding?
A: Een @channel vermelding stuurt een notificatie naar IEDEREEN die lid is van het team. Microsoft Teams tags gebruiken zorgt ervoor dat je alleen een notificatie stuurt naar de specifieke groep mensen die aan die tag is toegewezen. Het is dus een veel gerichtere manier van communiceren.
Q: Kan ieder lid van een team een tag aanmaken?
A: Standaard kunnen alleen teameigenaren tags aanmaken en beheren. Zoals de pro tip van eConcepts Nederland al aangaf, kan een teameigenaar deze instelling wel aanpassen om alle leden toestemming te geven. Voor een gestructureerde samenwerking raden we aan dit beheer centraal te houden.
Q: Hoeveel mensen kan ik aan een enkele tag toevoegen?
A: Je kunt maximaal 200 leden aan een enkele tag toevoegen. Per team kun je maximaal 100 tags aanmaken, wat voor de meeste MKB-situaties ruimschoots voldoende is om de productiviteit te verhogen.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip over Microsoft Teams tags gebruiken maak je de communicatie binnen je team direct een stuk efficiënter. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die de dagelijkse samenwerking en productiviteit een boost geven.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we met slim beheer en trainingen je team productiever maken binnen Microsoft 365.
