Waarom Microsoft Teams Tags gebruiken belangrijk is
Herken je dit? Je wilt een specifieke groep collega’s bereiken binnen een groot teamkanaal, zoals alle marketeers of de BHV’ers. De neiging is groot om ‘@channel’ te gebruiken, maar daarmee stoor je iedereen. Voor veel MKB teams is deze onnodige ‘ruis’ een gemiste kans om productiever te werken. De oplossing is simpeler dan je denkt. In deze tip leer je hoe je met de functie Microsoft Teams tags gebruiken je communicatie kunt stroomlijnen voor een betere samenwerking binnen Microsoft 365.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om de functie Microsoft Teams tags gebruiken in de praktijk te brengen en je teamcommunicatie direct te verbeteren.
Stap 1: Navigeer naar het juiste Team
Open Microsoft Teams en ga naar het team waarin je een tag wilt aanmaken. Klik op de drie puntjes (…) naast de teamnaam om het menu met meer opties te openen. Dit is het startpunt voor veel teaminstellingen.
Stap 2: Open ‘Tags beheren’
In het dropdown-menu dat verschijnt, zie je de optie ‘Tags beheren’. Klik hierop. Je komt nu in een overzichtsscherm waar je alle bestaande tags voor dit specifieke team kunt zien en nieuwe kunt aanmaken. Als dit de eerste keer is, zal de lijst leeg zijn.
Stap 3: Maak een nieuwe Tag aan
Klik op de paarse knop ‘Tag maken’. Er verschijnt een pop-up venster waar je de details van de tag kunt invoeren.
► Tagnaam: Geef de tag een duidelijke en herkenbare naam, bijvoorbeeld ‘Marketing’, ‘ProjectX-Leads’, ‘BHV’ of ‘Ontwikkelaars’.
► Beschrijving: Voeg een korte beschrijving toe zodat iedereen in het team weet waar de tag voor dient. Dit is optioneel maar sterk aanbevolen door eConcepts Nederland voor duidelijkheid.
► Leden toevoegen: Begin met het typen van de namen van de teamleden die je aan deze tag wilt toevoegen. Je kunt meerdere personen selecteren.
Stap 4: Leden toevoegen en opslaan
Nadat je alle relevante teamleden hebt geselecteerd, klik je op de knop ‘Maken’. De tag is nu actief en klaar voor gebruik. Je kunt op elk moment terugkeren naar het ‘Tags beheren’ scherm om leden toe te voegen of te verwijderen. Dit zorgt ervoor dat je tags altijd up-to-date zijn met de huidige teamsamenstelling.
Stap 5: Gebruik de Tag in een gesprek
Ga naar een kanaal binnen het team en start een nieuw gesprek. Type het ‘@’ symbool gevolgd door de naam van de tag die je zojuist hebt gemaakt (bijv. ‘@Marketing’). Je zult zien dat de tag verschijnt als een suggestie. Selecteer de tag, typ je bericht en verzend het. Alleen de leden van de ‘Marketing’ tag ontvangen nu een notificatie. Dit is de kern van efficiënt Microsoft Teams tags gebruiken.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Standaard kunnen alleen teameigenaren tags aanmaken en beheren. Je kunt deze instelling echter aanpassen! Ga naar ‘Team beheren’ > ‘Instellingen’ > ‘Tags’ en vink de optie aan dat ook teamleden tags mogen beheren. Dit kan de productiviteit verhogen in teams waar projectrollen vaak wisselen.
Deelnemers aan de trainingen van eConcepts Nederland gebruiken vaak tags om functionele rollen binnen een project te definiëren, zoals ‘@Reviewers’ of ‘@Goedkeurders’. Dit versnelt de workflow aanzienlijk, omdat je niet elke keer hoeft na te denken wie ook alweer de eindverantwoordelijke is voor een bepaalde taak. Dit is een geavanceerde manier om de samenwerking in Microsoft 365 te optimaliseren.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer handmatig een lijst met namen intypen. Bereik met één @-vermelding direct de juiste groep mensen.
- 🤝 Betere samenwerking: Verminder notificatie-moeheid en zorg ervoor dat belangrijke berichten de aandacht krijgen die ze verdienen, zonder de rest van het team te storen.
- 📊 Meer overzicht: Creëer duidelijke communicatielijnen. Iedereen weet welke berichten voor hen relevant zijn, wat leidt tot een hogere productiviteit.
Veelgestelde vragen
Q: Wie kan Microsoft Teams tags aanmaken en beheren?
A: Standaard kunnen alleen teameigenaren Microsoft Teams tags gebruiken om ze aan te maken en te beheren. Een teameigenaar kan er echter voor kiezen om deze rechten ook aan teamleden te geven via de teaminstellingen. eConcepts Nederland adviseert om hier duidelijke afspraken over te maken.
Q: Is er een limiet aan het aantal tags of leden per tag?
A: Ja, er zijn limieten. Je kunt maximaal 100 tags per team aanmaken. Aan elke tag kun je maximaal 200 leden toevoegen. Per gebruiker kun je aan maximaal 25 teams worden toegevoegd waar tags worden gebruikt. Voor de meeste MKB-bedrijven zijn deze limieten ruim voldoende.
Q: Werken tags ook in privé-chats of alleen in teamkanalen?
A: Tags zijn specifiek ontworpen voor gebruik binnen de kanalen van een team. Ze werken dus niet in één-op-één chats of groepschats buiten de teamstructuur. De kracht van Microsoft Teams tags gebruiken ligt juist in het segmenteren van communicatie binnen een groter teamverband.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je gerichte communicatie een stuk eenvoudiger en verhoog je de productiviteit. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die de samenwerking in je team direct verbeteren. We duiken dieper in de mogelijkheden van Microsoft 365 om het maximale uit je digitale werkplek te halen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme oplossingen en praktisch Microsoft 365 beheer.
