Waarom Microsoft Teams taken beheren belangrijk is
Herken je dit? Taken worden besproken in een chat, verantwoordelijkheden worden gemaild en deadlines staan op een Post-it op je monitor. Voor veel MKB teams is dit de realiteit, wat leidt tot chaos en gemiste deadlines. Effectief Microsoft Teams taken beheren is een gemiste kans om de productiviteit drastisch te verhogen. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je de ingebouwde tools ‘Planner’ en ‘To Do’ optimaal inzet voor glasheldere samenwerking en overzicht.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om een waterdicht systeem voor Microsoft Teams taken beheren op te zetten in je team:
Stap 1: Voeg een Planner-tabblad toe aan je kanaal
De basis van goed team-taakbeheer is een centraal bord. Voeg dit toe aan het relevante kanaal waar de taken besproken worden.
► Navigeer naar het gewenste Team en kanaal. Klik bovenaan op het plus-icoon (+) naast ‘Bestanden’ en ‘Wiki’.
► In het venster ‘Een tabblad toevoegen’ zoek je naar ‘Tasks by Planner and To Do’. Klik erop.
► Kies voor ‘Een nieuw plan maken’ en geef het een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Marketing Campagne Q3 Taken’. Klik op ‘Opslaan’. Je hebt nu een speciaal tabblad voor alle teamtaken.
Stap 2: Maak taken aan en wijs ze toe
Een leeg bord is nutteloos. Begin met het vullen van de taken die gedaan moeten worden. Dit zorgt direct voor duidelijkheid.
► Klik in je nieuwe Planner-tabblad op ‘Taak toevoegen’. Geef de taak een korte, actiegerichte naam (bijv. ‘Blogpost schrijven over taakbeheer’).
► Klik op de taak om de details te openen. Hier kun je een teamlid toewijzen, een einddatum instellen, een beschrijving toevoegen en bestanden bijvoegen. Dit is cruciaal voor effectief Microsoft Teams taken beheren, omdat alle context op één plek staat.
Stap 3: Gebruik ‘Buckets’ voor workflow
Standaard heb je één kolom (‘To Do’). Voor een beter overzicht van de voortgang, kun je de workflow visualiseren met kolommen, genaamd ‘Buckets’.
► Klik op ‘Nieuwe bucket toevoegen’. Maak buckets aan die passen bij jullie proces, zoals ‘Backlog’, ‘Te doen’, ‘Mee bezig’, en ‘Afgerond’.
► Je kunt taken nu eenvoudig van de ene naar de andere bucket slepen om de status bij te werken. Dit geeft het hele team een visueel overzicht van de voortgang.
Stap 4: Koppel je persoonlijke taken met To Do
De kracht van Microsoft 365 is de integratie. Je hoeft niet elke Planner-bord te controleren op jouw taken. Taken die aan jou worden toegewezen in een Planner, verschijnen automatisch in je persoonlijke To Do-lijst.
► Open de ‘Tasks by Planner and To Do’ app vanuit de linkerbalk in Teams. Als je deze niet ziet, klik je op de drie puntjes (…) en zoek je hem op.
► Onder ‘Mijn taken’ zie je de lijst ‘Aan mij toegewezen’. Hier verzamelt Teams automatisch alle taken uit alle Planner-borden die op jouw naam staan. Dit is jouw persoonlijke actielijst binnen de context van teamwerk.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik checklists binnen een Planner-taak. Als je een taak opent, zie je de optie ‘Checklistitem toevoegen’. Dit is perfect voor taken die uit meerdere kleine sub-stappen bestaan. Zo houd je de hoofdtaak overzichtelijk, maar kun je toch de voortgang van de details afvinken.
Deelnemers aan de trainingen van eConcepts Nederland gebruiken vaak ook de gekleurde labels om taken te categoriseren op prioriteit (bijv. rood = hoge prioriteit) of afdeling (bijv. blauw = marketing). Dit maakt filteren en sorteren nog krachtiger voor een helder overzicht.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer zoeken naar wie wat moest doen. Alle taken, deadlines en bestanden staan op één centrale, logische plek.
- 🤝 Betere samenwerking: Transparantie over de voortgang. Iedereen in het team weet wie waarmee bezig is, wat de status is en waar knelpunten zitten.
- 📊 Meer overzicht: Een centraal dashboard voor alle teamtaken. Dit helpt managers en teamleden om de werklast te overzien en projecten op koers te houden. Het is de kern van succesvol Microsoft Teams taken beheren.
Veelgestelde vragen
Q: Kun je een chatbericht omzetten in een taak in Microsoft Teams?
A: Ja, dat kan. Beweeg je muis over het bericht, klik op de drie puntjes (…), kies ‘Meer acties’ en dan ‘Taak maken’. De taak wordt automatisch toegevoegd aan je persoonlijke To Do-lijst, wat een snelle manier is om actiepunten uit gesprekken vast te leggen voor je persoonlijke Microsoft Teams taken beheren.
Q: Zien externe gasten in een Microsoft Teams kanaal ook de Planner-taken?
A: Ja. Als een externe gebruiker als gast aan het team is toegevoegd, heeft deze persoon toegang tot het Planner-tabblad in het kanaal en kan hij of zij taken zien, bewerken en toegewezen krijgen, net als een intern teamlid. Dit bevordert de samenwerking met externe partners.
Q: Wat is het belangrijkste verschil tussen Planner en To Do in Microsoft Teams?
A: Planner is ontworpen voor het beheren van teamtaken. De plannen zijn gekoppeld aan een team en zichtbaar voor alle leden. To Do is je persoonlijke taakbeheer-app. De magie zit in de ‘Tasks by Planner and To Do’ app in Teams, die beide integreert. Het toont teamtaken uit Planner die aan jou zijn toegewezen naast je eigen persoonlijke taken uit To Do. eConcepts Nederland adviseert dit als het centrale punt voor taakbeheer.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je het beheren van taken in Microsoft Teams overzichtelijk en efficiënt. Dit is slechts één van de vele manieren om de productiviteit te verhogen. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks die direct toepasbaar zijn voor jouw MKB-team.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme inzet van Microsoft 365.
