Waarom Microsoft Teams Planner belangrijk is
Herken je dit? Takenlijsten in Excel, actiepunten die verdwijnen in lange e-mailketens en niemand die precies weet wie wat doet. Voor veel MKB teams is het managen van projecttaken een gemiste kans om productiever te werken. De taken en projecten vliegen je om de oren, maar het overzicht ontbreekt. Met Microsoft Teams Planner integreer je taakbeheer direct in de omgeving waar je team al samenwerkt. In deze tip leer je hoe je Microsoft Teams Planner optimaal inzet voor een vlekkeloze samenwerking en een glashelder overzicht.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams Planner in te stellen en je projecten te structureren. Het is eenvoudiger dan je denkt en levert direct resultaat op voor de productiviteit van je team.
Stap 1: Voeg een Planner-tabblad toe aan je Team
De eerste stap is om Planner te integreren in een relevant kanaal binnen je Microsoft Team. Ga naar het Team en het specifieke kanaal waar het project of de takenlijst thuishoort (bijvoorbeeld ‘Project X’ of ‘Marketing Campagnes’).
► Klik bovenaan in de menubalk van het kanaal op het plus-icoon (‘+’ Tabblad toevoegen).
► Er verschijnt een venster met beschikbare apps. Zoek en selecteer ‘Tasks by Planner and To Do‘ (dit is de officiële naam van de app).
► Je krijgt nu de keuze: ‘Een nieuw plan maken’ of ‘Een bestaand plan van dit team gebruiken’. Kies ‘Een nieuw plan maken‘ en geef het een duidelijke naam, zoals ‘Actiepunten Project X’. Klik op ‘Opslaan’.
Stap 2: Maak je eerste taken aan
Nu het tabblad is aangemaakt, kun je beginnen met het vullen ervan. Het bord is nu nog leeg, met één standaardkolom genaamd ‘To Do’.
► Klik op ‘Taak toevoegen‘.
► Geef de taak een duidelijke naam (bijv. ‘Concept blogpost schrijven’).
► Stel een einddatum in en wijs de taak toe aan een of meerdere teamleden door op ‘Toewijzen’ te klikken. Dit is cruciaal voor eigenaarschap.
► Klik op ‘Taak toevoegen’. De taak verschijnt nu op het bord.
Stap 3: Gebruik ‘Buckets’ voor structuur
Eén lange lijst met taken wordt al snel onoverzichtelijk. Buckets zijn kolommen waarmee je taken kunt groeperen op basis van status, fase, of categorie. Dit is de kern van een goed georganiseerd Microsoft Teams Planner bord.
► Klik naast de ‘To Do’ kolom op ‘Nieuwe bucket toevoegen‘.
► Geef de buckets logische namen die passen bij jullie workflow. Populaire voorbeelden zijn: ‘To Do’, ‘Bezig’, ‘Ter review’, en ‘Voltooid’.
► Je kunt taken nu eenvoudig verslepen van de ene bucket naar de andere om de voortgang visueel te maken.
Stap 4: Voeg details toe met labels en checklists
Om taken nog duidelijker te maken, kun je extra details toevoegen. Klik op een taak om het detailvenster te openen.
► Labels: Gebruik gekleurde labels om taken te categoriseren (bijv. ‘Hoge Prioriteit’, ‘Marketing’, ‘Klantvraag’). Je kunt de namen van de kleuren zelf aanpassen.
► Checklist: Voeg een checklist toe voor taken die uit meerdere subtaken bestaan. Zo kan een teamlid de voortgang binnen één taak afvinken.
► Notities en bijlagen: Voeg een beschrijving, belangrijke notities of relevante bestanden toe (direct vanuit SharePoint of je computer). Zo staat alle informatie op één centrale plek.
Stap 5: Bewaak het overzicht met verschillende weergaven
Microsoft Teams Planner biedt meer dan alleen de bordweergave. Gebruik de verschillende weergaven bovenaan het Planner-tabblad voor een compleet overzicht van de productiviteit van je team.
► Grafieken: Krijg een visueel dashboard van de status van alle taken. Zie direct hoeveel taken te laat zijn, voltooid zijn, of nog moeten starten, en bekijk de werkdruk per teamlid.
► Planning: Bekijk alle taken met een einddatum in een handige kalenderweergave. Dit helpt bij het plannen en het voorkomen van overlappende deadlines.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Wist je dat je een persoonlijk overzicht kunt krijgen van AL jouw taken uit verschillende Planner-borden? Klik in de linkerkolom van Microsoft Teams op de drie puntjes (‘…’) en zoek naar de ‘Tasks by Planner and To Do‘ app. Pin deze vast aan je menubalk. Deze app verzamelt alle taken die aan jou zijn toegewezen uit alle Teams en Planners, plus je persoonlijke taken uit Microsoft To Do. Zo heb je één centrale plek om je hele werkdag te beheren.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken deze persoonlijke weergave vaak als hun startpunt van de dag om direct focus aan te brengen op wat belangrijk is.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Geen tijd meer verspillen aan het zoeken naar actiepunten in e-mails of notities. Alles staat centraal en is direct inzichtelijk.
- 🤝 Betere samenwerking: Iedereen in het team ziet wie waar aan werkt en wat de status is. Dit verhoogt de transparantie en vermindert de noodzaak voor constante statusupdates.
- 📊 Meer overzicht: Met de visuele borden en grafieken zie je in één oogopslag de voortgang van een project en kun je proactief bijsturen waar nodig. De productiviteit wordt meetbaar.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik een bestaand Planner-plan toevoegen aan Microsoft Teams?
A: Ja, absoluut. Bij het toevoegen van het ‘Tasks by Planner and To Do’ tabblad, kies je simpelweg voor ‘Een bestaand plan van dit team gebruiken’. Zo kun je een plan dat je al buiten MS Teams had aangemaakt, direct integreren voor een betere samenwerking.
Q: Krijg ik notificaties van taken uit Microsoft Teams Planner?
A: Ja, Microsoft Teams stuurt je een notificatie in je Activiteitenfeed wanneer een taak aan jou wordt toegewezen of wanneer er een opmerking wordt geplaatst bij een taak die jij volgt. Ook krijg je een melding wanneer een deadline nadert, wat de productiviteit bevordert.
Q: Is Microsoft Teams Planner geschikt voor complexe projecten?
A: Microsoft Teams Planner is ideaal voor MKB-teams met overzichtelijke projecten en taakbeheer. Voor zeer complexe projecten met afhankelijkheden en resource management kan een tool als Microsoft Project een betere optie zijn. eConcepts Nederland adviseert hier graag over op basis van uw specifieke behoeften binnen Microsoft 365.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van Microsoft Teams Planner een krachtige motor voor je projecten. Het centraliseren van taakbeheer verhoogt niet alleen het overzicht, maar ook de algehele productiviteit van je team. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die je direct kunt toepassen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met de slimme tools binnen Microsoft 365.
