Waarom Microsoft Teams Breakout Rooms belangrijk zijn
Herken je dit? Een online meeting met 15 collega’s, maar slechts 3 zijn aan het woord. De rest luistert passief mee. Voor veel MKB teams is dit een gemiste kans om de collectieve denkkracht te benutten en de productiviteit te verhogen. Grote groepsgesprekken kunnen intimiderend zijn en leiden vaak tot minder interactie. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je met Microsoft Teams Breakout Rooms elke vergadering transformeert in een dynamische en interactieve sessie waar iedereen bijdraagt.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams Breakout Rooms effectief in te stellen en te gebruiken. Het is makkelijker dan je denkt en verbetert de samenwerking direct.
Stap 1: De Breakout Rooms aanmaken
Zodra je meeting is gestart, navigeer je naar de bedieningsbalk bovenaan je scherm. Zoek naar het icoon ‘Vergaderruimten’ (een vierkant binnen een ander vierkant). Klik hierop om het instellingenpaneel voor de Breakout Rooms te openen. Als je dit icoon niet ziet, controleer dan of je de organisator van de vergadering bent, want alleen de organisator kan dit instellen.
Stap 2: Aantal ruimtes en toewijzing kiezen
Een nieuw venster verschijnt. Hier kun je twee cruciale keuzes maken:
► Aantal ruimtes: Kies hoeveel aparte groepen je wilt creëren. Teams geeft een suggestie van het aantal deelnemers per ruimte.
► Toewijzing: Je hebt twee opties. ‘Automatisch’ laat Teams de deelnemers willekeurig en gelijkmatig over de ruimtes verdelen. Dit is ideaal voor snelle brainstormsessies. Kies ‘Handmatig’ als je specifieke collega’s in groepen wilt plaatsen, bijvoorbeeld per afdeling of projectteam. Klik vervolgens op ‘Ruimten maken’.
Stap 3: Deelnemers handmatig toewijzen (indien gekozen)
Als je voor handmatige toewijzing hebt gekozen, zie je nu een lijst met alle deelnemers. Vink de namen aan van de personen die je aan een specifieke ruimte wilt toewijzen en klik op ‘Toewijzen’. Wijs vervolgens een ruimte toe. Herhaal dit proces tot iedereen is ingedeeld. Dit geeft je volledige controle over de samenstelling van de groepen, wat essentieel is voor gerichte samenwerking.
Stap 4: De vergaderruimtes starten en beheren
Wanneer je klaar bent met de indeling, klik je op ‘Ruimten starten’. Deelnemers ontvangen nu een melding en worden na enkele seconden automatisch verplaatst naar hun toegewezen Microsoft Teams Breakout Room. Als organisator blijf je in de hoofdvergadering en heb je een overzicht van alle actieve ruimtes. Je kunt:
► Een aankondiging doen: Stuur een bericht dat in de chat van alle ruimtes tegelijk verschijnt. Handig om bijvoorbeeld aan te geven dat er nog 5 minuten zijn.
► Een ruimte bezoeken: Klik op de drie puntjes naast een ruimte en kies ‘Deelnemen aan ruimte’ om zelf de discussie bij te wonen.
Stap 5: De ruimtes sluiten en iedereen terughalen
Klaar met de deelsessies? Klik in het overzichtspaneel op de knop ‘Ruimten sluiten’. Alle deelnemers krijgen een melding en worden automatisch teruggebracht naar de hoofdvergadering. Vanaf hier kun je de resultaten van de verschillende groepen plenair bespreken. Dit zorgt voor een gestructureerde afronding van de activiteit.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Stel vooraf een tijdslimiet in! Voordat je de ruimtes start, kun je via de instellingen (tandwiel-icoon) een timer instellen. Zodra de tijd om is, worden de Microsoft Teams Breakout Rooms automatisch gesloten. Dit houdt de energie erin en zorgt ervoor dat je de agenda strak volgt.
Deelnemers van de eConcepts Nederland training gebruiken deze functie vaak om brainstormsessies te ’timboxen’, wat de productiviteit en focus aanzienlijk verhoogt. Het voorkomt dat discussies uitlopen en houdt de samenwerking scherp.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Gerichte discussies in kleine groepen leiden sneller tot concrete resultaten en beslissingen, waardoor de totale vergadertijd efficiënter wordt benut.
- 🤝 Betere samenwerking: In een kleinere setting voelen teamleden zich comfortabeler om hun ideeën te delen. Dit verhoogt de betrokkenheid en leidt tot betere, meer gedragen oplossingen.
- 📊 Meer overzicht: Als organisator behoud je de controle. Je kunt de voortgang bewaken, ondersteuning bieden waar nodig en de resultaten centraal verzamelen voor een helder eindoverzicht.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik deelnemers vooraf toewijzen aan Microsoft Teams Breakout Rooms?
A: Ja, dat is een krachtige functie voor een goede voorbereiding. Open de vergadering in je Teams-agenda voordat deze begint. Ga naar het tabblad ‘Aparte vergaderruimten’ en wijs deelnemers die de uitnodiging hebben geaccepteerd alvast toe. Dit bespaart kostbare tijd tijdens de meeting zelf.
Q: Kunnen deelnemers zelf van ruimte wisselen in MS Teams?
A: Standaard kan dit niet; de organisator beheert de toewijzing om de structuur te bewaken. Echter, je kunt een instelling activeren waarmee deelnemers zelf kunnen terugkeren naar de hoofdvergadering. Voor de meeste MKB-teams raadt eConcepts Nederland aan om de controle bij de organisator te houden voor een soepel verloop.
Q: Wat gebeurt er met de chat en bestanden in een Breakout Room?
A: Elke Breakout Room heeft een eigen, aparte chatomgeving. Notities, bestanden en gesprekken die hier plaatsvinden, zijn alleen toegankelijk voor de leden van die specifieke ruimte. Deze chatgeschiedenis blijft ook na het sluiten van de ruimte beschikbaar voor de deelnemers, wat handig is voor de opvolging.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met de inzet van Microsoft Teams Breakout Rooms maak je van elke grote online meeting een interactieve en productieve sessie. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die de samenwerking en productiviteit in je Microsoft 365 omgeving direct verbeteren.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we jouw team productiever maken.
