Waarom Microsoft Teams takenbeheer belangrijk is
Herken je dit? Taken die via de chat binnenkomen, actiepunten in e-mails, losse notities en dan ook nog een project-spreadsheet. Voor veel MKB teams is het bijhouden van wie wat doet een dagelijkse worsteling. Dit gebrek aan centraal overzicht leidt tot gemiste deadlines en onnodige stress. Goed Microsoft Teams takenbeheer is een gemiste kans om productiever te werken. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je met de ‘Tasks by Planner and To Do’ app je takenbeheer optimaal inzet voor betere samenwerking en glashelder overzicht.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams takenbeheer in te stellen in een van je teamkanalen. We gebruiken hiervoor de standaard Microsoft-app die Planner en To Do combineert.
Stap 1: De ‘Tasks’ app toevoegen aan een kanaal
Navigeer naar het team en het specifieke kanaal waar je het takenoverzicht wilt hebben. Denk bijvoorbeeld aan een ‘Project X’ kanaal of een ‘Marketing Campagnes’ kanaal. Klik bovenaan in de menubalk op het plus-icoon (‘Een tabblad toevoegen’). In het venster dat verschijnt, zoek je naar ‘Tasks by Planner and To Do’. De app heeft een groen logo met een vinkje. Klik erop om door te gaan.
Stap 2: Een nieuw takenbord maken
Nadat je de app hebt geselecteerd, krijg je een dialoogvenster te zien. Je hebt hier twee keuzes. Voor een nieuw project kies je voor ‘Een nieuw plan maken’. Geef het tabblad een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Projecttaken’ of ‘Marketing Acties’. Deze naam wordt zichtbaar voor alle teamleden in de bovenste balk van het kanaal. Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Microsoft Teams maakt nu een nieuw, leeg takenbord voor je aan.
Stap 3: Taken aanmaken en toewijzen
Nu het bord is aangemaakt, kun je beginnen met het vullen ervan. Klik op ‘Nieuwe taak toevoegen’. Geef de taak een korte, duidelijke naam, zoals ‘Concept blogpost schrijven’. Wijs de taak toe aan een teamlid door op ‘Toewijzen’ te klikken en de persoon te selecteren. Stel een einddatum in. Dit is cruciaal voor effectief Microsoft Teams takenbeheer. Zodra je een taak toewijst, ontvangt die persoon een notificatie en verschijnt de taak ook in zijn of haar persoonlijke ‘To Do’ app.
Stap 4: Buckets gebruiken voor structuur
Een leeg bord met een lange lijst taken wordt snel onoverzichtelijk. Gebruik ‘Buckets’ om je taken te groeperen. Standaard heb je een ‘To Do’ bucket. Klik op ‘Nieuwe bucket toevoegen’ om categorieën aan te maken die logisch zijn voor jouw project. Denk aan ‘Te doen’, ‘Mee bezig’, en ‘Voltooid’ voor een Kanban-aanpak, of thematische buckets zoals ‘Design’, ‘Content’ en ‘Promotie’. Je kunt taken eenvoudig verslepen tussen de buckets om de status te updaten.
Stap 5: De voortgang bewaken met Grafieken
Een van de krachtigste features van Microsoft Teams takenbeheer is het visuele overzicht. Klik bovenaan je takenbord op ‘Grafieken’. Je krijgt direct een dashboard te zien met de status van alle taken: hoeveel zijn er nog niet gestart, hoeveel zijn in uitvoering, te laat of al voltooid. Dit geeft projectleiders en teamleden een snelle, visuele update over de voortgang zonder dat er een meeting voor nodig is. Dit verbetert de productiviteit en transparantie binnen het team.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik gekleurde labels voor extra visueel overzicht. Klik op een taak om de details te openen en kies aan de rechterkant ‘Label toevoegen’. Je kunt de labels zelf een naam geven, bijvoorbeeld ‘Hoge Prioriteit’ (rood), ‘Wacht op input’ (oranje) of ‘Klantvraag’ (blauw). Zo zie je op het hoofdbord in één oogopslag welke taken extra aandacht nodig hebben.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken vaak een vaste set labels binnen hun hele organisatie. Dit zorgt voor een uniforme werkwijze en maakt de samenwerking tussen verschillende teams binnen Microsoft 365 nog efficiënter.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer zoeken naar actiepunten in e-mails of chats. Alles staat centraal op één plek, wat de productiviteit verhoogt.
- 🤝 Betere samenwerking: Iedereen in het team weet precies wie wat doet en wat de deadlines zijn. Dit voorkomt misverstanden en dubbel werk.
- 📊 Meer overzicht: Met de grafieken en buckets heb je direct inzicht in de voortgang van projecten, waardoor je proactief kunt bijsturen.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik mijn persoonlijke taken uit Microsoft To Do ook in Teams zien?
A: Ja, dat is de kracht van de integratie. De ‘Tasks by Planner and To Do’ app in de linkerbalk van Teams (niet in een kanaal) toont een gecombineerd overzicht van al jouw persoonlijke taken uit To Do én alle taken die aan jou zijn toegewezen in verschillende team-plannen. Dit maakt je Microsoft Teams takenbeheer compleet.
Q: Zien mijn collega’s mijn persoonlijke taken als ik de app in een teamkanaal gebruik?
A: Nee, absoluut niet. Het takenbord dat je aan een kanaal toevoegt, is specifiek voor dat team en project. Alleen de taken die op dat bord worden aangemaakt, zijn zichtbaar voor de teamleden. Jouw persoonlijke taken uit je eigen To Do lijst blijven privé, tenzij je ze zelf op het gedeelde bord aanmaakt.
Q: Hoe krijg ik een totaaloverzicht van al mijn taken uit verschillende teams?
A: Klik in de verticale navigatiebalk aan de linkerkant van Teams op de drie puntjes (…) en zoek naar ‘Tasks by Planner and To Do’. Pin deze app vast voor snelle toegang. Deze persoonlijke app verzamelt alle taken die aan jou zijn toegewezen over alle teams en projecten heen, en combineert ze met je persoonlijke To Do’s. eConcepts Nederland adviseert dit als de centrale plek voor je dagelijkse planning.
Q: Is dit Microsoft Teams takenbeheer geschikt voor complexe projecten?
A: Voor de meeste MKB-projecten is de combinatie van Planner en Teams ideaal. Het biedt een goede balans tussen functionaliteit en gebruiksgemak. Voor zeer complexe projecten met afhankelijkheden en resource management kan een meer gespecialiseerde tool zoals Microsoft Project nodig zijn. Echter, voor 90% van de dagelijkse samenwerking is dit de meest efficiënte oplossing binnen Microsoft 365.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je een einde aan de chaos van losse takenlijstjes en verbeter je het overzicht van je team aanzienlijk. Dit is slechts één voorbeeld van hoe je de productiviteit kunt verhogen. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks om de samenwerking naar een hoger niveau te tillen. Onze focus ligt op MKB-bedrijven die het maximale uit hun Microsoft 365 investering willen halen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme inzet van tools zoals Microsoft Teams takenbeheer.
