Waarom Microsoft Teams Breakout Rooms belangrijk zijn
Herken je dit? Een online brainstormsessie met 15 collega’s waarin slechts drie mensen aan het woord zijn. Of een projectupdate waarbij de helft van het team afhaakt omdat de discussie niet relevant voor hen is. Voor veel MKB teams zijn grote online vergaderingen een gemiste kans om écht samen te werken. De functie voor Microsoft Teams Breakout Rooms is dé oplossing voor dit probleem. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je deze krachtige functie optimaal inzet voor betere samenwerking en productievere meetings.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om effectieve Microsoft Teams Breakout Rooms op te zetten en te beheren, en zo de productiviteit van je team te verhogen.
Stap 1: De vergaderruimtes aanmaken
Je kunt Breakout Rooms zowel vóór als tijdens een vergadering aanmaken. Tijdens de vergadering klik je in de bovenste werkbalk op het icoon ‘Vergaderruimtes’ (een vierkantje in een groter vierkant). Als je de knop niet ziet, kan het zijn dat de organisator van de vergadering deze functie nog moet activeren in de instellingen. Dit is een cruciale eerste stap voor een goede samenwerking in Teams.
Stap 2: Het aantal ruimtes en de toewijzing kiezen
Nadat je op de knop hebt geklikt, opent een pop-upvenster. Hier kies je hoeveel aparte vergaderruimtes je wilt maken. Vervolgens kies je hoe je de deelnemers wilt toewijzen:
- ► Automatisch: Teams verdeelt iedereen willekeurig en gelijkmatig over de ruimtes. Ideaal voor snelle kennismakingsrondes of willekeurige brainstormgroepen.
- ► Handmatig: Je kiest zelf wie in welke ruimte terechtkomt. Perfect voor projectteams of specifieke werkgroepen die aan een taak moeten werken.
Stap 3: Deelnemers handmatig toewijzen (optioneel)
Als je voor ‘Handmatig’ hebt gekozen, krijg je een overzicht van alle deelnemers. Vink de namen aan van de personen die je aan een specifieke ruimte wilt toewijzen en klik op ‘Toewijzen’. Herhaal dit proces tot iedereen is ingedeeld. Je kunt de standaardnamen van de ruimtes ook hernoemen voor meer duidelijkheid, bijvoorbeeld ‘Team Marketing’ of ‘Groep A’. Dit verbetert het overzicht van je Microsoft Teams Breakout Rooms aanzienlijk.
Stap 4: De ruimtes starten en beheren
Klaar met de indeling? Klik op ‘Ruimtes openen’. Deelnemers krijgen een melding en worden automatisch naar hun toegewezen ruimte verplaatst. Als organisator blijf je in de hoofdsessie, maar je kunt elke Breakout Room bezoeken om te zien hoe het gaat. Je kunt ook een aankondiging sturen naar alle ruimtes tegelijk, bijvoorbeeld: ‘Nog 5 minuten!’. Dit is essentieel voor goed management binnen Microsoft 365.
Stap 5: De Breakout Rooms sluiten
Wanneer de tijd om is, klik je op ‘Ruimtes sluiten’. Deelnemers krijgen een countdown te zien en worden daarna automatisch teruggebracht naar de hoofdvergadering. Alle discussies, bestanden en whiteboards uit de Breakout Rooms blijven bewaard voor later, zodat er geen informatie verloren gaat.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Wist je dat je een timer kunt instellen voor je Breakout Rooms? Klik in de instellingen van de vergaderruimtes (voordat je ze opent) op het tandwielicoon. Hier kun je een tijdslimiet instellen. Zodra de tijd om is, sluiten de ruimtes automatisch. Dit zorgt voor strak timemanagement en houdt de energie erin.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken vaak de functie om deelnemers al vóór de vergadering toe te wijzen. Dit doe je via de vergaderdetails in je Teams-agenda, onder het tabblad ‘Aparte vergaderruimtes’. Zo start je de vergadering perfect voorbereid en verlies je geen kostbare tijd tijdens de meeting zelf.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Geen tijdverlies door chaotische discussies. Groepen werken parallel aan deelonderwerpen, wat leidt tot snellere resultaten en efficiënter samenwerken.
- 🤝 Betere samenwerking: In kleinere groepen voelen medewerkers zich veiliger om hun mening te geven. Dit verhoogt de betrokkenheid en de kwaliteit van de output. Microsoft Teams Breakout Rooms stimuleren actieve participatie.
- 📊 Meer overzicht: Als organisator houd je de controle. Je kunt gerichte discussies faciliteren en de resultaten per groep eenvoudig verzamelen. Dit is cruciaal voor de productiviteit binnen de Microsoft 365 omgeving.
Veelgestelde vragen
Q: Kun je bestanden en een whiteboard gebruiken in Microsoft Teams Breakout Rooms?
A: Ja, absoluut. Elke Breakout Room functioneert als een mini-vergadering met een eigen chat, de mogelijkheid om bestanden te delen en een eigen whiteboard. Alles wat in de ruimte wordt gedeeld, blijft daar beschikbaar, ook nadat de ruimtes gesloten zijn. eConcepts Nederland adviseert om per groep een notulist aan te wijzen om de belangrijkste punten vast te leggen.
Q: Hoe wijs ik iemand toe die later in de vergadering komt?
A: Deelnemers die later binnenkomen, verschijnen in de lijst met niet-toegewezen personen in het ‘Vergaderruimtes’-paneel. Je kunt ze vanaf daar eenvoudig handmatig naar een van de actieve Microsoft Teams Breakout Rooms slepen zonder de sessies te onderbreken.
Q: Kan ik als deelnemer zelf van Breakout Room wisselen?
A: Standaard kan dit niet. Alleen de organisator van de vergadering kan deelnemers verplaatsen tussen de verschillende ruimtes. Dit zorgt ervoor dat de structuur van de sessie behouden blijft. Communicatie met de organisator via de hoofdchat is hierbij de sleutel.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze praktische gids voor Microsoft Teams Breakout Rooms maak je van elke grote online vergadering een interactieve en productieve sessie. Het is een van de vele manieren om de samenwerking binnen je team naar een hoger niveau te tillen. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die direct resultaat opleveren voor jouw MKB-onderneming.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we de productiviteit van jouw team naar een hoger niveau kunnen tillen.
