De stille kracht van een vergeten tool
Herken je dit? Ergens in de digitale krochten van jullie organisatie zweeft een SharePoint intranet. Ooit gelanceerd met de beste bedoelingen, maar nu verworden tot een digitale stofvanger. Een plek waar documenten naartoe gaan om nooit meer gevonden te worden, waar het laatste nieuwsbericht dateert uit 2019 en waar medewerkers alleen komen als ze per ongeluk op de verkeerde link klikken. Dit scenario is voor veel Nederlandse bedrijven helaas de realiteit. SharePoint wordt gezien als een verplichte, logge tool uit het Microsoft 365 pakket, terwijl het potentieel om de interne communicatie en samenwerking te revolutioneren onbenut blijft.
In een tijd van hybride werken, geografisch verspreide teams en een constante stroom van informatie, is een centraal, betrouwbaar en dynamisch communicatieplatform geen luxe meer, maar een absolute noodzaak. Een goed geoptimaliseerd SharePoint intranet is precies dat: de digitale ruggengraat van je organisatie. Het is de plek waar cultuur wordt gebouwd, kennis wordt gedeeld, processen worden gestroomlijnd en medewerkers – ongeacht hun locatie – met elkaar verbonden zijn. Het is tijd om het stof van jullie intranet af te blazen en het te transformeren van een passieve opslagplaats naar de bruisende, centrale hub die het hoort te zijn. In dit artikel laten we je zien hoe.
De Fundamenten: Waarom een Strategie Onmisbaar is
Voordat je ook maar één web part toevoegt of een kleurenschema kiest, moet je een stap terug doen. De meest voorkomende reden dat intranetten falen, is het ontbreken van een duidelijke strategie. Zonder een helder doel en een plan van aanpak, is je intranet gedoemd te mislukken. De fundering moet solide zijn.
Doelstellingen Bepalen: Wat wil je bereiken?
Begin met de ‘waarom’-vraag. Wat is het primaire doel van het intranet? Probeer zo specifiek mogelijk te zijn. Mogelijke doelstellingen zijn:
- Verbeteren van interne communicatie: Het centraal verspreiden van organisatiebreed nieuws, updates van de directie en afdelingsnieuws om e-mailverkeer te verminderen.
- Stimuleren van kennisdeling: Een centrale plek creëren voor handleidingen, best practices, processen en belangrijke documenten, zodat kennis niet verloren gaat als medewerkers vertrekken.
- Verhogen van medewerkersbetrokkenheid: Een platform bieden voor sociale interactie, het vieren van successen, het aankondigen van evenementen en het versterken van de bedrijfscultuur.
- Optimaliseren van bedrijfsprocessen: Formulieren digitaliseren (denk aan vakantieaanvragen, onkostendeclaraties) en workflows automatiseren met Power Automate.
- Faciliteren van samenwerking: Teams een eigen plek geven om samen te werken aan projecten, maar tegelijkertijd de resultaten en updates zichtbaar maken voor de rest van de organisatie.
Kies 2-3 hoofddoelen. Een intranet dat alles probeert te zijn, wordt uiteindelijk niets. Focus is cruciaal voor succes.
Ken je Doelgroep: De Medewerker Centraal
Je bouwt het intranet niet voor de IT-afdeling of het management; je bouwt het voor de medewerkers. Wie zijn zij? Wat zijn hun dagelijkse taken, frustraties en informatiebehoeften? Een accountmanager in de buitendienst heeft andere wensen dan een administratief medewerker op kantoor. Breng deze persona’s in kaart. Ga in gesprek, houd enquêtes en organiseer workshops. Ontdek waar zij écht behoefte aan hebben. Een intranet dat aansluit bij de dagelijkse praktijk van de gebruiker, is een intranet dat gebruikt zal worden.
Governance en Beheer: Wie is Waarvoor Verantwoordelijk?
Een intranet zonder duidelijke eigenaren is als een schip zonder kapitein. Stel een governanceplan op. Dit document is geen onnodige bureaucratie, maar een essentiële handleiding die duidelijkheid schept. Beantwoord hierin vragen als:
- Wie is de eindverantwoordelijke voor het intranet (de ‘intranet eigenaar’)?
- Wie mag er nieuws publiceren op de homepage? Is er een redactieproces?
- Wie is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de content op afdelingspagina’s?
- Hoe lang blijft content online staan? Wat is het archiveringsbeleid?
- Wie beheert de gebruikersrechten en de structuur?
Door deze rollen en verantwoordelijkheden vooraf vast te leggen, voorkom je chaos en zorg je ervoor dat het intranet ook op de lange termijn relevant en actueel blijft.
Structuur en Navigatie: De Weg naar Gebruiksvriendelijkheid
Als de strategie staat, is de volgende stap het ontwerpen van een logische en intuïtieve structuur. Als gebruikers niet binnen drie klikken kunnen vinden wat ze zoeken, haken ze af. Gebruiksvriendelijkheid is geen luxe, het is de kern van een succesvol intranet.
Hub Sites vs. Communicatiesites: De Juiste Architectuur Kiezen
SharePoint Modern biedt een krachtige manier om je sites te structureren: Hub Sites. Zie een Hub Site als een overkoepelende paraplu. Je kunt bijvoorbeeld een ‘HR Hub’ maken waaronder verschillende communicatiesites hangen, zoals ‘Werving & Selectie’, ‘Leren & Ontwikkelen’ en ‘Arbeidsvoorwaarden’. Het voordeel van een Hub Site is:
- Uniforme navigatie en branding: Alle gekoppelde sites krijgen dezelfde menubalk en look-and-feel.
- Gebundeld nieuws en evenementen: Content van de onderliggende sites kan automatisch worden ‘opgerold’ en getoond op de Hub-pagina.
- Gecentraliseerd zoeken: Je kunt zoeken binnen de gehele hub.
Een typische intranetstructuur begint met een overkoepelende ‘Home’ communicatiesite, die fungeert als de startpagina voor de hele organisatie. Deze site wordt vervolgens gekoppeld aan verschillende Hubs (bijv. voor afdelingen, projecten of regio’s).
Een Logische Menustructuur: Less is More
De hoofdnavigatie van je intranet moet kraakhelder zijn. Vermijd jargon en afdelingsnamen die alleen voor insiders duidelijk zijn. Gebruik taakgerichte, actieve labels. In plaats van ‘Financiën’, gebruik je bijvoorbeeld ‘Declareren & Facturen’. Houd het menu beknopt; idealiter niet meer dan 7 hoofditems. Voor diepere niveaus kun je gebruikmaken van mega-menu’s, die uitklappen en meer context en links bieden zonder de gebruiker te overweldigen.
De Kracht van Metadata en Zoeken: Vindbaarheid is Koning
De zoekfunctie van SharePoint is extreem krachtig, mits je deze goed voedt. Dit doe je met metadata. In plaats van documenten op te slaan in een eindeloze mappenstructuur (map/project-x/versie-oud/versie-nieuw/definitief.docx), werk je met documentbibliotheken en voeg je ’tags’ (metadata) toe. Denk aan kolommen zoals ‘Documenttype’ (Handleiding, Factuur, Presentatie), ‘Klant’, ‘Projectnummer’ of ‘Status’ (Concept, Definitief). Hierdoor kunnen gebruikers filteren en sorteren, en wordt de zoekfunctie veel accurater. Het is een andere manier van denken, maar het betaalt zich dubbel en dwars terug in vindbaarheid.
Content is King: Van Statische Pagina’s naar Levende Informatie
Een goede structuur is leeg zonder relevante en boeiende content. De tijd van statische pagina’s vol tekst is voorbij. Een modern intranet leeft, ademt en biedt gepersonaliseerde, dynamische informatie.
Dynamische Content met Web Parts
SharePoint Modern zit boordevol gebruiksvriendelijke ‘Web Parts’. Dit zijn bouwblokken waarmee je zonder technische kennis een levendige pagina kunt samenstellen. Enkele onmisbare web parts zijn:
- Nieuws: Voor het publiceren van organisatiebrede updates. Je kunt nieuws ‘boosten’ tot het gelezen is, of richten op specifieke doelgroepen.
- Evenementen: Een kalender met trainingen, borrels of belangrijke deadlines.
- Snelle Koppelingen (Quick Links): Visueel aantrekkelijke knoppen naar de meest gebruikte applicaties en websites.
- Personen (People): Stel nieuwe collega’s voor of maak een ‘smoelenboek’ per afdeling.
- Yammer of Viva Engage: Integreer het sociale netwerk van je organisatie direct op de homepage voor meer interactie.
Personalisatie: Relevante Informatie voor Iedereen
Met ‘Audience Targeting’ (doelgroepsegmentatie) kun je specifieke content tonen aan specifieke groepen mensen. Zo kun je een nieuwsbericht alleen zichtbaar maken voor de medewerkers van de marketingafdeling, of een link in het menu alleen tonen aan managers. Dit maakt het intranet veel relevanter voor de individuele gebruiker. Ze zien alleen wat voor hen van belang is, wat de informatie-overload vermindert en de gebruikservaring verbetert.
SharePoint & Teams: Het Gouden Duo voor Samenwerking
Een veelgehoorde vraag is: “Wanneer gebruik ik nu SharePoint en wanneer Teams?” Het antwoord is simpel: ze zijn geen concurrenten, maar partners. Ze vormen een gouden duo.
Wanneer Gebruik je Wat? De Perfecte Symbiose
Een goede vuistregel is:
- Microsoft Teams is voor de ‘snelle’ samenwerking: De dagelijkse communicatie, de chats, de (video)gesprekken en het samenwerken aan documenten in een kleine, vaste groep (het ‘wij’-gevoel). Dit is de werkplaats.
- SharePoint is voor de ‘brede’ communicatie: De officiële, gepubliceerde informatie voor een grotere groep of de hele organisatie (het ‘zij’-gevoel). Dit is de etalage, de bibliotheek, het publicatieplatform.
Achter de schermen is het belangrijk te weten dat elk Team in Microsoft Teams automatisch een gekoppelde SharePoint-site heeft voor zijn bestanden. De ‘Bestanden’-tab in Teams is dus eigenlijk een weergave van een SharePoint-documentbibliotheek.
Het Intranet in Teams Integreren: Eén Centrale Werkplek
Om de adoptie te verhogen en te voorkomen dat medewerkers tussen applicaties moeten schakelen, kun je je SharePoint intranet direct integreren in Microsoft Teams. Met de app ‘Viva Connections’ kun je de startpagina van je intranet vastpinnen in de linkermenubalk van Teams, compleet met het logo van je bedrijf. Hiermee wordt Teams écht de centrale startplek voor al het werk: chatten, vergaderen, samenwerken én het consumeren van bedrijfsnieuws. Dit is een van de krachtigste manieren om de zichtbaarheid en het gebruik van je intranet te maximaliseren.
Adoptie en Engagement: Hoe Krijg je Iedereen Mee?
Je kunt het mooiste intranet ter wereld bouwen, maar als niemand het gebruikt, heb je er niets aan. Actieve adoptie en het stimuleren van engagement zijn cruciaal voor succes op de lange termijn.
Lanceer met een Knal en Train je Gebruikers
Behandel de lancering van het (vernieuwde) intranet als een interne marketingcampagne. Creëer een buzz. Maak teasers, organiseer een feestelijke lancering (met taart!) en geef duidelijke, laagdrempelige trainingen. Laat zien ‘what’s in it for them’. Focus niet op de knoppen, maar op de voordelen: “Nooit meer zoeken naar dat ene HR-formulier,” of “Vind direct de contactgegevens van je nieuwe collega.”
Meten is Weten: Analyseer het Gebruik en Stuur Bij
SharePoint biedt ingebouwde analysemogelijkheden. Bekijk welke pagina’s en nieuwsberichten populair zijn en welke niet. Gebruik deze data om het intranet continu te verbeteren. Vraag ook regelmatig om feedback via enquêtes of feedbacksessies. Een intranet is nooit ‘af’; het is een levend organisme dat meegroeit met de organisatie.
Stel ‘Champions’ aan
Identificeer in elke afdeling enthousiaste medewerkers die het potentieel van het intranet zien. Maak hen ‘Champions’ of ambassadeurs. Geef ze extra training, betrek ze bij nieuwe ontwikkelingen en laat hen het eerste aanspreekpunt zijn voor hun collega’s. Deze peer-to-peer ondersteuning is vaak effectiever dan top-down communicatie.
Conclusie: Jouw SharePoint Intranet als Strategische Asset
Een SharePoint intranet is zoveel meer dan een digitale opslagplaats. Het is, mits goed opgezet en beheerd, een krachtige, strategische asset die de kern vormt van je digitale werkplek. Door te starten met een heldere strategie, te focussen op een gebruiksvriendelijke structuur, te zorgen voor dynamische en relevante content en de integratie met Microsoft Teams te omarmen, transformeer je die digitale stofvanger in een bruisende hub. Een hub die niet alleen de productiviteit verhoogt, maar ook de verbinding tussen collega’s versterkt en een positieve bijdrage levert aan de bedrijfscultuur. De investering in het optimaliseren van je SharePoint intranet is een investering in de efficiëntie, betrokkenheid en toekomstbestendigheid van je hele organisatie.
Klaar om het stof van jullie intranet af te blazen, maar weet je niet waar te beginnen? Bij eConcepts helpen we organisaties om het maximale uit SharePoint en Microsoft 365 te halen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe we jullie intranet kunnen transformeren.
