Waarom Microsoft Teams tags gebruiken belangrijk is
Herken je dit? Je wilt een bericht sturen naar de projectleiders binnen een groot team, maar eindigt met een @channel vermelding die iedereen een notificatie stuurt. Dit zorgt voor onnodige afleiding en ‘notificatiemoeheid’. Voor veel MKB teams is het correct inzetten van Microsoft Teams tags een gemiste kans om gerichter en productiever te communiceren. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je deze krachtige functie optimaal inzet voor betere samenwerking binnen Microsoft 365.
Zo doe je het: Microsoft Teams tags gebruiken stap voor stap
Volg deze simpele stappen om tags in Microsoft Teams in te stellen en te gebruiken. Hiermee breng je direct structuur aan in je teamcommunicatie.
Stap 1: Navigeer naar het juiste Team
Open Microsoft Teams en ga naar het team waar je een tag wilt aanmaken. Klik op de drie puntjes (…) naast de teamnaam en selecteer ‘Team beheren’.
Stap 2: Open het tabblad ‘Tags’
In het ‘Team beheren’ scherm zie je verschillende tabbladen zoals ‘Leden’, ‘Kanalen’ en ‘Instellingen’. Klik op het tabblad ‘Tags’. Hier zie je een overzicht van alle bestaande tags en heb je de optie om een nieuwe aan te maken.
Stap 3: Maak een nieuwe tag aan
Klik op de paarse knop ‘Tag maken’. Er verschijnt een pop-up venster waar je de details van de tag kunt invoeren. Dit is de kern van het proces om Microsoft Teams tags te gebruiken.
Stap 4: Geef de tag een naam en voeg leden toe
Geef de tag een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Projectleiders’, ‘Marketingteam’ of ‘BHV’ers’. Begin vervolgens met het typen van de namen van de teamleden die je aan deze tag wilt toevoegen. Selecteer de juiste personen uit de lijst. Klik op ‘Maken’ als je klaar bent.
Stap 5: Gebruik de tag in een kanaal
Ga nu naar een kanaal binnen het team. Start een nieuw gesprek en typ een ‘@’ gevolgd door de naam van de tag die je zojuist hebt gemaakt (bijv. ‘@Projectleiders’). Je zult zien dat Teams de tag voorstelt. Selecteer de tag, typ je bericht en verzend het. Alleen de leden van die specifieke tag ontvangen nu een notificatie.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Als teameigenaar kun je bepalen wie tags mag aanmaken. Ga naar ‘Team beheren’ > ‘Instellingen’ > ‘Tags’ en kies of alleen teameigenaren of alle leden tags kunnen beheren. Voor grotere MKB-bedrijven raden we aan dit te beperken tot teameigenaren om wildgroei van tags te voorkomen.
Deelnemers aan de eConcepts Nederland trainingen gebruiken dit vaak om rollen binnen een project te definiëren. Denk aan tags als ‘@FrontendDevelopers’ en ‘@BackendDevelopers’. Zo kan een projectmanager snel de juiste specialisten informeren zonder het hele team te storen, wat de productiviteit aanzienlijk verhoogt.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer handmatig individuele collega’s @-mentionen. Stuur direct een bericht naar de juiste groep.
- 🤝 Betere samenwerking: Vermindert de ruis en het aantal onnodige notificaties. Belangrijke berichten krijgen de aandacht die ze verdienen.
- 📊 Meer overzicht: Creëert duidelijke communicatielijnen voor specifieke rollen of subgroepen binnen een groter team, wat essentieel is voor efficiënt samenwerken.
Veelgestelde vragen over Microsoft Teams tags
Q: Wie kan standaard tags aanmaken in Microsoft Teams?
A: Standaard kunnen alleen teameigenaren Microsoft Teams tags gebruiken en aanmaken. Een eigenaar kan deze instelling echter wijzigen zodat alle teamleden tags kunnen beheren. eConcepts Nederland adviseert om hier duidelijke afspraken over te maken.
Q: Kan ik een tag gebruiken in een privé-kanaal?
A: Nee, tags zijn gekoppeld aan een team en werken alleen in standaard kanalen binnen dat team. Privé-kanalen hebben hun eigen, beperkte ledenlijst en de tag-functionaliteit is daar niet van toepassing.
Q: Wat is het verschil tussen een tag en het @-mentionen van een kanaal?
A: Wanneer je een kanaal (@channel) vermeldt, krijgt ieder lid van het team dat het kanaal volgt een notificatie. Wanneer je een tag gebruikt, krijgen alleen de specifieke leden die aan die tag zijn toegewezen een notificatie. Tags zijn dus veel gerichter.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip over Microsoft Teams tags gebruiken maak je jullie teamcommunicatie direct een stuk efficiënter. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die de productiviteit en samenwerking binnen je Microsoft 365 omgeving verbeteren.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we jouw team productiever maken.
