Waarom het beheren van Microsoft Teams notificaties belangrijk is
Herken je dit? Constant pling-geluiden, rode bolletjes die je aandacht trekken en het gevoel dat je de hele dag door wordt afgeleid. Voor veel MKB teams is de stroom aan Microsoft Teams notificaties een gemiste kans om productiever te werken. De constante interrupties verstoren de focus en leiden tot stress. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je deze digitale ruis kunt dempen en de controle terugkrijgt over je werkdag. Ontdek hoe je Microsoft Teams notificaties optimaal inzet voor betere samenwerking en diepe concentratie.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om je Microsoft Teams notificaties volledig naar wens in te stellen en je productiviteit te verhogen.
Stap 1: Open de Algemene Notificatie-instellingen
De basis van controle begint bij het hoofdmenu. Klik op je profielfoto of initialen rechtsboven in Microsoft Teams. Selecteer vervolgens ‘Instellingen’ uit het dropdown-menu. In het nieuwe venster dat opent, navigeer je naar het tabblad ‘Meldingen’. Hier vind je alle overkoepelende instellingen voor je Microsoft Teams notificaties.
Stap 2: Kies je Standaard Meldingstijl
Binnen de instellingen kun je kiezen hoe je meldingen wilt ontvangen. De optie ‘Teams en kanalen’ is cruciaal. Je kunt kiezen voor ‘Alle activiteit’ (niet aanbevolen), ‘Vermeldingen en antwoorden’, of ‘Aangepast’. Kies ‘Aangepast’ voor de meeste controle. Hier kun je per type activiteit (persoonlijke @vermeldingen, kanaal @vermeldingen, etc.) bepalen of je een banner, een e-mail, of alleen een melding in je feed wilt. Goed beheer van je Microsoft Teams notificaties begint hier.
Stap 3: Beheer Notificaties per Kanaal
Niet elk kanaal is even belangrijk. Ga naar een specifiek kanaal waar je minder meldingen van wilt ontvangen. Klik op de drie puntjes (…) naast de kanaalnaam en selecteer ‘Kanaalmeldingen’. Hier kun je kiezen voor ‘Alle nieuwe berichten’, ‘Uit’ of ‘Aangepast’. Zet onbelangrijke kanalen op ‘Uit’ om de ruis drastisch te verminderen. Dit is een gamechanger voor het beheren van je Microsoft Teams notificaties.
Stap 4: Gebruik je Status en Focus Tijd
Je status is een krachtig hulpmiddel. Stel je status in op ‘Niet storen’ (Do Not Disturb) om alle banner-meldingen tijdelijk te pauzeren. Alleen urgente meldingen van je prioriteitscontacten komen dan nog door. Plan ‘Focustijd’ via Microsoft Viva Insights om automatisch je status op ‘Niet storen’ te zetten en je collega’s te laten weten dat je geconcentreerd werkt. Dit is essentieel voor een goede workflow binnen Microsoft 365 en een rustigere werkdag.
Stap 5: Demp Individuele Chats
Word je afgeleid door een zeer actieve groepschat die niet direct relevant is? Ga naar de chat, klik op de drie puntjes (…) en selecteer ‘Dempen’ (Mute). Je ontvangt geen Microsoft Teams notificaties meer van deze chat, maar je kunt de berichten nog wel lezen wanneer jij dat wilt. De chat blijft in je lijst staan, maar zonder de afleidende pop-ups.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Wist je dat je ook notificaties voor specifieke gespreksdraden binnen een kanaal kunt uitschakelen? Klik op de drie puntjes bij het startbericht van een drukke conversatie en kies ‘Meldingen uitschakelen’. Zo volg je het kanaal, maar negeer je een specifieke, voor jou irrelevante discussie.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland gebruiken vaak een gecombineerde aanpak: ze stellen voor hun belangrijkste projectkanalen de meldingen in op ‘Alle nieuwe berichten’ en dempen alle andere kanalen standaard. Dit creëert een helder onderscheid tussen urgente en niet-urgente communicatie, wat de productiviteit en samenwerking enorm ten goede komt.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Minder afleiding betekent dat je sneller je taken afgerond krijgt en minder tijd kwijt bent aan het herfocussen na een interruptie.
- 🤝 Betere samenwerking: Door bewust om te gaan met je Microsoft Teams notificaties en status, communiceer je duidelijker je beschikbaarheid naar je collega’s, wat leidt tot efficiëntere samenwerking.
- 📊 Meer overzicht: Je inbox en activiteitenfeed worden relevanter. Je ziet alleen wat echt belangrijk is, waardoor je een beter overzicht houdt op je prioriteiten binnen Teams.
Veelgestelde vragen
Q: Hoe kan ik Microsoft Teams notificaties tijdelijk uitzetten?
A: De snelste manier om Microsoft Teams notificaties tijdelijk te pauzeren is door je status op ‘Niet storen’ te zetten. Klik op je profielfoto en selecteer ‘Niet storen’. Alle niet-urgente meldingen worden dan geblokkeerd totdat je je status weer wijzigt.
Q: Krijg ik nog wel meldingen als de Teams app is afgesloten?
A: Ja, als je e-mailnotificaties hebt ingeschakeld. Onder Instellingen > Meldingen > E-mails kun je instellen hoe snel je een e-mail wilt ontvangen over gemiste activiteit. eConcepts Nederland raadt aan dit in te stellen op ‘Eens per uur’ om je mailbox niet te overspoelen.
Q: Wat is het verschil tussen een kanaal verbergen en meldingen uitzetten?
A: Als je een kanaal verbergt, verdwijnt het uit je hoofdlijst en wordt het onder een ‘verborgen kanalen’ sectie geplaatst. Je krijgt standaard geen meldingen meer, tenzij je persoonlijk wordt @vermeld. Meldingen uitzetten laat het kanaal zichtbaar in je lijst, maar stopt alle notificaties (banners, geluiden). Het is een subtiel verschil in het beheren van je Microsoft Teams notificaties en je visuele werkruimte.
Q: Hoe stel ik prioriteitstoegang in voor belangrijke collega’s?
A: Ga naar Instellingen > Privacy. Hier kun je ‘Prioriteitstoegang beheren’. Voeg hier collega’s toe wiens berichten en oproepen altijd door je ‘Niet storen’ status heen mogen komen. Dit is ideaal voor je manager of directe teamleden die je altijd moeten kunnen bereiken.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je direct een einde aan de overdaad aan digitale afleiding en neem je de controle over je Microsoft Teams notificaties. Dit is slechts één van de vele manieren om slimmer te werken. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks die je team helpen om de volledige kracht van Microsoft 365 te benutten voor maximale productiviteit.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je MKB-team productiever en efficiënter kunnen maken.
