Waarom het beheren van Microsoft Teams notificaties belangrijk is
Herken je dit? Je bent geconcentreerd bezig met een belangrijke taak en… *ping*. Een nieuwe melding in Microsoft Teams. Tien minuten later, weer één. Voor je het weet, is je focus verdwenen en ben je constant afgeleid door een stroom van banners en geluiden. Voor veel MKB teams is deze notificatie-overload een verborgen productiviteitskiller. Het beheren van je Microsoft Teams notificaties is geen luxe, maar een noodzaak om efficiënt te kunnen werken. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je de controle terugkrijgt en Microsoft Teams voor jou laat werken, in plaats van andersom. We duiken diep in de instellingen en geven je praktische handvatten voor een rustigere en productievere werkdag.
Zo doe je het: stap voor stap je notificaties beheren
Volg deze simpele stappen om je Microsoft Teams notificaties perfect in te stellen en je workflow te optimaliseren. Deze instellingen zijn de basis voor een geconcentreerde werkomgeving binnen Microsoft 365.
Stap 1: Open de Algemene Instellingen
De eerste stap is het vinden van het centrale controlepaneel voor al je meldingen. Dit is de basis van goed Microsoft Teams notificaties beheren.
► Klik op de drie puntjes (…) naast je profielfoto rechtsboven in het Teams-venster.
► Kies ‘Instellingen’ uit het dropdown-menu. Er opent nu een nieuw venster.
► Selecteer in de linkerkolom het tabblad ‘Meldingen en activiteit’. Hier vind je alle globale instellingen die van toepassing zijn op je hele Teams-ervaring.
Stap 2: Kies je Standaard Notificatiestijl
Microsoft Teams biedt verschillende manieren om je op de hoogte te stellen. Jouw keuze hier bepaalt de standaard voor de meeste meldingen.
► Onder het kopje ‘Algemeen’ zie je opties voor ‘Meldingen’. Je kunt kiezen tussen ‘Teams ingebouwd’ (de paarse banners) of ‘Windows’ (native Windows 10/11 meldingen).
► Belangrijker is de sectie ‘Chats’ en ‘Vergaderingen’. Bepaal hier hoe je meldingen wilt ontvangen voor @vermeldingen, antwoorden en reacties. De opties zijn meestal ‘Banner en feed’, ‘Alleen weergeven in feed’ of ‘Uit’.
► ‘Banner en feed’ is de meest storende optie. Overweeg voor minder belangrijke zaken ‘Alleen weergeven in feed’. De melding verschijnt dan alleen in je Activiteitenfeed (het bel-icoontje linksboven), zonder pop-up, wat de productiviteit ten goede komt.
Stap 3: Pas Notificaties per Kanaal aan
Niet elk kanaal is even belangrijk. Door notificaties per kanaal te beheren, creëer je een hiërarchie in je communicatie. Dit is een cruciale stap voor effectieve teams samenwerking.
► Ga naar het team en het specifieke kanaal waarvoor je de meldingen wilt aanpassen.
► Klik op de drie puntjes (…) naast de kanaalnaam en selecteer ‘Kanaalmeldingen’.
► Je kunt nu kiezen: ‘Alle activiteit’ (zeer af te raden), ‘Uit’ (je mist mogelijk belangrijke info) of ‘Aangepast’. Kies ‘Aangepast’ voor de meeste controle.
► Stel in dat je alleen een banner wilt voor directe antwoorden en persoonlijke @vermeldingen. Zet meldingen voor alle nieuwe posts uit om ruis te verminderen.
Stap 4: Gebruik je Status om Focus te Forceren
Je status is meer dan een gekleurd bolletje; het is een krachtig hulpmiddel om je beschikbaarheid te communiceren en notificaties tijdelijk te blokkeren.
► Klik op je profielfoto rechtsboven.
► Verander je status naar ‘Niet storen’. In deze modus worden alle banners en geluiden van Microsoft Teams geblokkeerd. Je ziet meldingen nog wel in je activiteitenfeed. Dit is ideaal voor diepe concentratie.
► Je kunt ook een duur instellen voor je status, bijvoorbeeld voor 1 uur. Teams zal je status daarna automatisch terugzetten.
Stap 5: Demp specifieke Chats
Soms ben je onderdeel van een groepschat die erg actief is, maar niet direct relevant voor jouw taken. In plaats van de chat te verlaten, kun je deze dempen.
► Ga naar je chatlijst aan de linkerkant.
► Zoek de chat die je wilt dempen, klik op de drie puntjes (…) en selecteer ‘Dempen’.
► Je blijft lid van de chat en kunt alles teruglezen, maar je ontvangt geen enkele pop-up of melding meer voor nieuwe berichten in die specifieke conversatie.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Stel ‘stille uren’ in op je mobiele Teams app. Hiermee zorg je ervoor dat je buiten werktijd niet gestoord wordt door werkgerelateerde meldingen. Ga op je mobiel naar Instellingen > Meldingen > Tijdens stille tijd. Hier kun je dagelijkse stille uren instellen (bijvoorbeeld van 18:00 tot 08:00) en zelfs voor het hele weekend.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leren vaak om deze mobiele instelling te combineren met de ‘Niet storen’ status op de desktop. Zo creëren ze een waterdichte scheiding tussen werk en privé, wat essentieel is voor een gezonde werkbalans bij het gebruik van Microsoft 365 tools.
Wat levert effectief Microsoft Teams notificaties beheren op?
- ⏱️ Meer focus: Door het elimineren van onnodige onderbrekingen kun je langer en dieper geconcentreerd werken, wat leidt tot een hogere kwaliteit van je werk.
- 🤝 Betere teams samenwerking: Door bewust te kiezen wanneer je bereikbaar bent en welke communicatie prioriteit heeft, wordt de communicatie binnen het team doelgerichter en minder chaotisch.
- 🧘 Minder stress: Een constante stroom van meldingen kan leiden tot digitale vermoeidheid. Controle over je notificaties geeft een gevoel van rust en overzicht.
Veelgestelde vragen over Microsoft Teams Notificaties
Q: Hoe kan ik de meldingen voor één specifiek kanaal volledig uitzetten?
A: Om de meldingen voor een specifiek kanaal in Microsoft Teams uit te zetten, navigeer je naar dat kanaal, klik je op de drie puntjes (…) en kies je ‘Kanaalmeldingen’. Selecteer vervolgens ‘Uit’. Dit is een effectieve manier om je Microsoft Teams notificaties te beheren voor kanalen die je alleen passief volgt. eConcepts Nederland adviseert dit voor bijvoorbeeld ‘algemene’ of ‘sociale’ kanalen.
Q: Kan ik alleen meldingen ontvangen als ik direct wordt genoemd (@mention)?
A: Ja, dat is een van de slimste manieren om je productiviteit te verhogen. Ga naar Instellingen > Meldingen en activiteit. Kies bij de meeste opties voor ‘Alleen weergeven in feed’, maar stel ‘@vermeldingen’ in op ‘Banner en feed’. Zo krijg je alleen een pop-up als iemand direct je aandacht vraagt, wat de kern is van efficiënte teams samenwerking.
Q: Wat is het verschil tussen ‘Banner’ en ‘Feed’ meldingen in Teams?
A: Een ‘Banner’ is de pop-upmelding die rechtsonder in je scherm verschijnt. Deze is bedoeld om direct je aandacht te trekken. De ‘Feed’ verwijst naar de Activiteitenfeed (het bel-icoontje linksboven in Teams). Een melding die ‘Alleen in feed’ wordt weergegeven, zorgt voor geen pop-up, maar laat wel een rood bolletje op het bel-icoontje zien, zodat je het later kunt bekijken. Voor optimaal Microsoft Teams notificaties beheren, adviseert eConcepts Nederland om banners spaarzaam te gebruiken.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tips heb je de tools in handen om de controle over je digitale werkplek terug te nemen. Goed ingestelde meldingen zijn de sleutel tot een productievere en rustigere werkdag. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland duiken we nog dieper in dit soort praktische tricks die de samenwerking in jouw MKB-team direct verbeteren.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme inzet van Microsoft 365.
