Waarom het beheren van Microsoft Teams notificaties belangrijk is
Herken je dit? Een constante stroom van pop-ups, rode bolletjes en geluidjes die je concentratie verstoren. Je probeert je te focussen op een belangrijke taak, maar elke paar minuten eist Microsoft Teams je aandacht op. Voor veel MKB teams is deze notificatie-overload een gemiste kans om productiever te werken. Het is de nummer één oorzaak van afleiding binnen de digitale werkplek. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je het Microsoft Teams notificaties beheren optimaal inzet voor betere samenwerking, meer focus en een prettigere werkdag.
Zo doe je het: stap voor stap je Teams notificaties beheren
Volg deze simpele stappen om de controle terug te krijgen over je Microsoft Teams omgeving. Deze instellingen zijn de sleutel tot een productievere en rustigere werkervaring.
Stap 1: Pas je algemene notificatie-instellingen aan
Dit is de basis van goed notificatiebeheer. Hier stel je in hoe Teams je standaard op de hoogte brengt. Navigeer naar je profielfoto rechtsboven, klik op de drie puntjes (…) en kies ‘Instellingen’ > ‘Meldingen’. Je ziet hier opties voor ‘Chat’, ‘Vergaderingen’, ‘Personen’ en meer. De belangrijkste keuze is tussen ‘Banner en feed’ (een pop-up op je scherm) en ‘Alleen weergeven in feed’ (geen pop-up, alleen een melding in je Activiteitenfeed). Een goede start is om voor minder belangrijke zaken ‘Alleen weergeven in feed’ te kiezen.
Stap 2: Configureer notificaties per kanaal
Niet elk kanaal is even belangrijk. Een ‘Project X’ kanaal is misschien cruciaal, terwijl het ‘Sociale Praat’ kanaal minder urgent is. Ga naar een kanaal, klik op de drie puntjes (…) en selecteer ‘Kanaalmeldingen’. Hier kun je kiezen voor:
► Alle activiteit: Je krijgt een melding voor elk nieuw bericht en antwoord.
► Uit: Je krijgt geen enkele melding, tenzij je direct wordt genoemd (@mention).
► Aangepast: De meest krachtige optie. Hier kun je specifiek instellen of je een banner wilt voor nieuwe berichten, maar niet voor reacties. Dit is de kern van effectief Microsoft Teams notificaties beheren.
Stap 3: Demp specifieke chats en vergaderingen
Heb je een groepschat die erg actief is, maar niet direct relevant voor jouw taken? Ga naar de chat, klik op de drie puntjes (…) en kies ‘Dempen’. Je ontvangt dan geen notificaties meer voor die specifieke conversatie, maar kunt de berichten nog wel lezen wanneer jij dat wilt. Dit werkt ook perfect voor vergaderchats die na afloop van de meeting nog doorgaan.
Stap 4: Gebruik je status om focus te creëren
Je status is meer dan een gekleurd bolletje. Het beïnvloedt direct je notificaties. De status ‘Niet storen’ (rood bordje met een streep) is je beste vriend tijdens focuswerk. Als je deze status activeert, worden alle banner-notificaties geblokkeerd en direct naar je activiteitenfeed gestuurd. Collega’s zien ook dat je niet gestoord wilt worden. eConcepts Nederland raadt aan dit bewust te gebruiken tijdens belangrijke taken.
Stap 5: Stel stille uren in voor een betere werk-privébalans
Voorkom dat je ’s avonds of in het weekend nog werknotificaties ontvangt. Zowel op de mobiele als de desktop app van Microsoft Teams kun je ‘stille uren’ instellen. Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Meldingen’ > ‘Stille uren plannen’. Hier kun je specifieke tijden en zelfs hele dagen (zoals het weekend) instellen waarin Teams je met rust laat. Dit is essentieel voor het welzijn in een hybride werkomgeving.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik trefwoordmeldingen! Binnen de ‘Aangepaste’ kanaalmeldingen (zie Stap 2) kun je specifieke trefwoorden instellen. Wordt er bijvoorbeeld in een druk, gedempt kanaal gesproken over een project met de naam ‘Apollo’? Stel ‘Apollo’ in als trefwoord en je krijgt alléén een notificatie als dat woord wordt gebruikt. Zo mis je nooit cruciale informatie zonder de constante ruis.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leren deze aanpak vaak te gebruiken voor klantnamen of projectcodes, wat de productiviteit aanzienlijk verhoogt.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Minder onnodige onderbrekingen betekent meer tijd voor diep werk en het sneller afronden van taken. Je bespaart minuten per onderbreking, wat oploopt tot uren per week.
- 🤝 Betere samenwerking: Door alleen te reageren op relevante meldingen, geef je prioriteit aan wat echt belangrijk is voor het team. Je communicatie wordt gerichter en effectiever.
- 📊 Meer overzicht en minder stress: Een opgeruimde feed en het gevoel van controle over je digitale werkplek vermindert stress en verhoogt de focus. Goed Microsoft Teams notificaties beheren is een vorm van digitale hygiëne.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik notificaties voor één specifiek kanaal volledig uitzetten?
A: Ja, dat is een kernfunctie van Microsoft Teams notificaties beheren. Ga naar het betreffende kanaal, klik op de drie puntjes, kies ‘Kanaalmeldingen’ en selecteer ‘Uit’. Je ontvangt dan alleen nog een melding bij een directe @mention van jouw naam of een tag waar je lid van bent.
Q: Wat is het verschil tussen een ‘banner’ en ‘alleen in feed weergeven’?
A: Een ‘banner’ is de pop-upmelding die rechtsonder op je scherm verschijnt. ‘Alleen in feed weergeven’ zorgt ervoor dat er geen pop-up komt; de melding verschijnt enkel in je ‘Activiteit’-feed (het bel-icoontje linksboven in Teams). eConcepts Nederland adviseert banners alleen voor hoge-prioriteit meldingen te gebruiken.
Q: Hoe werken notificaties als mijn status op ‘Niet Storen’ staat?
A: Wanneer je status op ‘Niet Storen’ staat, worden alle banner-notificaties (pop-ups) onderdrukt. Ze worden wel verzameld in je activiteitenfeed, zodat je niets mist. Alleen meldingen van contacten met prioriteitstoegang (die je zelf instelt) komen door deze status heen.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tips maak je direct een einde aan de notificatie-chaos en creëer je een productievere werkomgeving. Dit is slechts één van de vele manieren om slimmer te werken met Microsoft 365. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks die je team helpen om efficiënter samen te werken.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we de productiviteit en samenwerking in jouw MKB-bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen.
