Waarom Microsoft Teams Planner gebruiken belangrijk is
Herken je dit? Takenlijsten in Excel, actiepunten verspreid over talloze e-mails en post-its die je bureau sieren. Het overzicht is snel zoek, wat leidt tot gemiste deadlines en frustratie. Voor veel MKB teams is het efficiënt beheren van projecttaken een constante uitdaging. Het gebruik van Microsoft Teams Planner is een vaak gemiste kans om projectmanagement naadloos te integreren in de digitale werkplek waar de samenwerking al plaatsvindt. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je door Microsoft Teams Planner te gebruiken je projecten stroomlijnt, de productiviteit verhoogt en de samenwerking binnen je team naar een hoger niveau tilt.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams Planner optimaal in te richten voor jouw projecten:
Stap 1: Een Planner-tabblad toevoegen aan je kanaal
De basis van effectief Microsoft Teams Planner gebruiken is integratie op de juiste plek. Ga naar het Team en het specifieke kanaal waar het project thuishoort. Klik bovenaan op het plus-icoon (‘Een tabblad toevoegen’). In het venster dat verschijnt, zoek je naar de app ‘Tasks by Planner and To Do’ en selecteer je deze. Je krijgt nu de keuze om een volledig nieuw plan aan te maken of een bestaand plan van je team te koppelen. Kies voor ‘Een nieuw plan maken’, geef het een duidelijke naam (bijv. ‘Marketingcampagne Q4’) en klik op ‘Opslaan’. Het plan is nu als een permanent tabblad zichtbaar voor alle leden van het kanaal, waardoor het de centrale hub voor alle projecttaken wordt.
Stap 2: Je eerste taken aanmaken en toewijzen
Met het bord op zijn plek, is het tijd om het te vullen. Klik onder de standaardkolom ‘To Do’ op ‘Taak toevoegen’. Geef de taak een korte, actiegerichte naam, zoals ‘Concept blogpost schrijven’. Stel vervolgens een einddatum in via ‘Einddatum instellen’ en wijs de taak toe aan een of meerdere teamleden door op ‘Toewijzen’ te klikken. Dit creëert onmiddellijk duidelijkheid en eigenaarschap. Een goede implementatie van Microsoft Teams Planner begint met deze glasheldere taakverdeling, wat essentieel is voor een soepele teams samenwerking.
Stap 3: Taken organiseren met ‘Buckets’
Een lange, ongesorteerde lijst met taken is niet productief. Gebruik ‘Buckets’ – de kolommen op je bord – om taken logisch te groeperen. Klik op ‘Nieuwe bucket toevoegen’ en geef deze een naam die past bij een fase, categorie of afdeling binnen je project. Denk aan namen als ‘Brainstormfase’, ‘In uitvoering’, ‘Wacht op review’ en ‘Afgerond’. Vervolgens kun je taken eenvoudig verslepen naar de juiste bucket. Dit transformeert je takenlijst in een visueel Kanban-bord, een bewezen methode om de workflow en voortgang inzichtelijk te maken voor het hele team.
Stap 4: Visueel overzicht creëren met gekleurde labels
Om nog een laag van visuele organisatie toe te voegen, kun je labels gebruiken. Klik op een taak om het detailvenster te openen. Aan de rechterkant vind je de optie ‘Label toevoegen’. Je kunt kiezen uit 25 verschillende kleuren en elke kleur een specifieke betekenis geven. Geef de rode kleur bijvoorbeeld de naam ‘Hoge Prioriteit’, oranje ‘Geblokkeerd’ en blauw ‘Vraag voor klant’. Zodra je labels hebt ingesteld, zie je de gekleurde streepjes op de taakkaarten op het hoofdbord. Dit maakt het Microsoft Teams Planner gebruiken nog intuïtiever, omdat je in één oogopslag de status of het type van een taak herkent.
Stap 5: De voortgang bewaken met de Grafieken- en Planningweergave
Een project beheren is meer dan alleen taken aanmaken; het gaat om het bewaken van de voortgang. Bovenaan je Planner-bord, naast ‘Bord’, vind je de tabbladen ‘Grafieken’ en ‘Planning’. De ‘Grafieken’-weergave biedt een dashboard met visuele rapportages. Je ziet direct hoeveel taken nog niet zijn gestart, bezig zijn, te laat zijn of al zijn voltooid. Ook zie je de werkdruk per teamlid. De ‘Planning’-weergave toont alle taken met een einddatum op een week- of maandkalender. Dit is een onmisbaar hulpmiddel voor het bewaken van deadlines binnen je Microsoft 365 omgeving.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Wist je dat je een persoonlijk overzicht hebt van AL je taken, verspreid over alle projecten? Klik in de linkernavigatiebalk van Teams op de drie puntjes (…) en zoek naar de app ‘Tasks by Planner and To Do’. Klik met de rechtermuisknop en kies ‘Vastmaken’. Deze app wordt je persoonlijke commandocentrum voor productiviteit. Het verzamelt alle taken die aan jou zijn toegewezen uit alle verschillende Planner-borden, plus je persoonlijke taken uit Microsoft To Do, in één overzichtelijke lijst.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken deze aanpak vaak om hun persoonlijke werkweek te structureren, los van de specifieke projecten. Zo combineren ze het teamoverzicht uit de kanalen met een scherpe, individuele focus, een cruciaal onderdeel voor effectief samenwerken.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer schakelen tussen je chat, e-mail en een aparte projectmanagementtool. Alle taken, communicatie en bestanden staan centraal in Microsoft Teams.
- 🤝 Betere samenwerking: Transparantie is de sleutel. Iedereen in het team ziet direct de status van taken en wie waar aan werkt. Dit voorkomt misverstanden, dubbel werk en eindeloze statusupdates.
- 📊 Meer overzicht: De visuele dashboards en Kanban-borden geven projectleiders en teamleden direct inzicht in de voortgang, de werkdruk en eventuele knelpunten, waardoor proactief bijsturen mogelijk wordt.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik bestanden toevoegen aan een taak in Microsoft Teams Planner?
A: Ja, absoluut. Wanneer je een taak opent, kun je bestanden toevoegen vanaf je computer, vanuit een Teams-kanaal of via een link. Dit zorgt ervoor dat alle benodigde documentatie direct gekoppeld is aan de juiste actie, wat de productiviteit en het samenwerken enorm verbetert.
Q: Is Microsoft Teams Planner hetzelfde als de losse Microsoft Planner web-app?
A: Ja, de functionaliteit die je gebruikt door Microsoft Teams Planner te gebruiken, is gebaseerd op dezelfde krachtige Microsoft Planner service. Het grote voordeel van de integratie in Teams is dat je het projectmanagement direct koppelt aan de communicatie en bestanden van het betreffende team, wat de context en efficiëntie ten goede komt.
Q: Hoe zie ik alle taken die aan mij zijn toegewezen in Microsoft Teams?
A: De beste en meest efficiënte manier is via de ‘Tasks by Planner and To Do’ app, zoals beschreven in onze Pro Tip. Deze app bundelt alle taken uit verschillende Planner-borden en toont ze in een overzichtelijke ‘Aan mij toegewezen’ lijst. eConcepts Nederland raadt aan deze app standaard vast te pinnen voor maximale persoonlijke productiviteit.
Q: Kunnen externe gasten ook taken zien en bewerken in Planner?
A: Ja, als een externe gast is toegevoegd aan je Microsoft Team, kan deze persoon ook toegang krijgen tot het Planner-bord in dat kanaal. Ze kunnen taken zien, bewerken en als voltooid markeren, net als interne teamleden. Dit is ideaal voor samenwerking met freelancers of klanten.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van projectchaos een gestructureerd en overzichtelijk proces. Het correct Microsoft Teams Planner gebruiken is een van de snelste en meest impactvolle manieren om de productiviteit van je team te verhogen. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die direct resultaat opleveren voor jouw MKB-onderneming.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we met slimme inzet van Microsoft 365 jullie team productiever en efficiënter maken.
