Waarom Microsoft Teams Tags belangrijk zijn
Herken je dit? Je wilt een specifieke groep collega’s bereiken, zoals het marketingteam of alle projectleiders, en gebruikt maar weer @channel. Gevolg: iedereen krijgt een melding, ook degenen voor wie het niet relevant is. Voor veel MKB teams is het gebruik van Microsoft Teams Tags een gemiste kans om gerichter te communiceren en de informatie-overload te verminderen. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je Microsoft Teams Tags optimaal inzet voor betere samenwerking en productiviteit.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams Tags in te stellen en te gebruiken in je dagelijkse werk:
Stap 1: Navigeer naar ‘Team beheren’
Open Microsoft Teams en ga naar het team waarin je tags wilt aanmaken. Klik op de drie puntjes (…) naast de teamnaam in de linkerzijbalk en selecteer in het dropdown-menu de optie ‘Team beheren’. Dit brengt je naar de beheerinstellingen van het specifieke team.
Stap 2: Open het tabblad ‘Tags’ en maak een nieuwe tag
In het ‘Team beheren’ scherm zie je verschillende tabbladen zoals ‘Leden’, ‘Kanalen’ en ‘Instellingen’. Klik op het tabblad ‘Tags’. Hier zie je een overzicht van eventuele bestaande tags. Klik op de paarse knop ‘Tag maken’ om het proces te starten.
Stap 3: Geef je tag een naam en voeg leden toe
Er verschijnt een pop-up venster. Geef je tag een duidelijke, herkenbare naam, bijvoorbeeld ‘Projectleiders’, ‘Marketingteam’ of ‘BHV-ers’. Begin vervolgens in het veld ‘Personen toevoegen’ met het typen van de namen van de teamleden die je aan deze tag wilt toevoegen. Selecteer ze uit de lijst die verschijnt. Je kunt tot 100 leden aan één tag toevoegen. Klik op de knop ‘Maken’ als je klaar bent.
Stap 4: Gebruik je nieuwe @tag in een kanaalgesprek
Ga naar een willekeurig kanaal binnen je team en start een nieuw gesprek of reageer op een bestaande thread. Typ het @-teken gevolgd door de naam van je tag (bijv. ‘@Projectleiders’). Je ziet de tag verschijnen als suggestie. Selecteer de tag, schrijf je bericht en verstuur het. Alleen de leden van die specifieke tag ontvangen nu een notificatie. Dit is veel efficiënter dan het hele team storen en verbetert de relevantie van de communicatie aanzienlijk.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Wist je dat teameigenaren kunnen instellen wie tags mag aanmaken? Ga naar ‘Team beheren’ > ‘Instellingen’ > ‘Tags’. Hier vind je de optie ‘Wie mag tags beheren?’. Je kunt kiezen tussen ‘Alleen teameigenaren’ en ‘Alle leden’. Dit helpt om een wildgroei aan tags te voorkomen en de communicatie gestructureerd te houden.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland adviseren we vaak om dit op ‘Alleen teameigenaren’ te zetten. Dit zorgt ervoor dat de verantwoordelijkheid voor het aanmaken van communicatiegroepen duidelijk bij de teamleiders ligt, wat resulteert in minder ruis en een hogere productiviteit binnen de samenwerking.
Wat levert het slim gebruiken van Microsoft Teams Tags op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Je bereikt direct de juiste mensen zonder iedereen handmatig te hoeven selecteren of een heel kanaal onnodig te storen.
- 🤝 Betere samenwerking: Gerichte communicatie zorgt ervoor dat relevante informatie niet verloren gaat in de algemene ruis, wat de samenwerking en de algehele productiviteit ten goede komt.
- 📊 Meer overzicht: Minder onnodige notificaties voor teamleden betekent meer focus en een beter overzicht. Goed gebruik van tags is een essentieel onderdeel van een slimme Microsoft 365 beheer strategie.
Veelgestelde vragen over Microsoft Teams Tags
Q: Kan ik een persoon aan meerdere Microsoft Teams Tags toevoegen?
A: Ja, absoluut. Een teamlid kan deel uitmaken van meerdere tags. Een projectleider kan bijvoorbeeld zowel in de tag ‘Projectleiders’ als in de tag ‘Marketingteam’ zitten als die persoon beide rollen vervult. Dit maakt Microsoft Teams Tags erg flexibel.
Q: Wie kan Microsoft Teams Tags aanmaken en beheren?
A: Standaard kunnen alleen teameigenaren tags aanmaken. Zij kunnen er echter voor kiezen om deze rechten ook aan teamleden te geven. Dit is een instelling die per team beheerd kan worden, zoals we in de pro tip van eConcepts Nederland hebben uitgelegd.
Q: Wat is het verschil tussen een @tag en een @vermelding van een kanaal?
A: Een @vermelding van een kanaal (bijv. @Algemeen) stuurt een notificatie naar iedereen die dat kanaal volgt. Een @tag stuurt alleen een notificatie naar de specifieke groep mensen die aan die tag is toegevoegd, ongeacht in welk kanaal je de tag gebruikt. Microsoft Teams Tags zijn dus veel specifieker en effectiever voor gerichte communicatie.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip over Microsoft Teams Tags maak je de communicatie binnen je team direct een stuk relevanter en efficiënter. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die je dagelijkse productiviteit verhogen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met de kracht van Microsoft 365.
