Waarom Microsoft Teams taken bijhouden belangrijk is
Herken je dit? Taken die via de chat worden doorgegeven, verdwijnen in de stroom van berichten. Deadlines worden gemist en niemand heeft een duidelijk overzicht wie wat doet. Voor veel MKB teams is effectief Microsoft Teams taken bijhouden een gemiste kans om de productiviteit te verhogen. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je met de integratie van Planner en To Do de chaos omzet in structuur en de samenwerking verbetert.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams taken bijhouden in te stellen met Planner en To Do:
Stap 1: Een Planner-tabblad toevoegen aan je Team
De basis van goed taakbeheer begint in het juiste kanaal. Ga naar het Team en het kanaal waar je de taken wilt beheren. Klik op het ‘+’ icoon bovenaan de pagina om een nieuw tabblad toe te voegen. Zoek in de lijst met apps naar ‘Tasks by Planner and To Do’ en selecteer deze. Dit wordt de centrale hub voor alle teamtaken, direct zichtbaar voor iedereen in het kanaal.
Stap 2: Een nieuw plan maken of een bestaand plan gebruiken
Nadat je de app hebt toegevoegd, krijg je de keuze. Je kunt een compleet nieuw plan aanmaken voor dit specifieke project, of een bestaand Planner-plan koppelen dat je al ergens anders in Microsoft 365 gebruikt. Voor nieuwe projecten is ‘Een nieuw plan maken’ de beste optie. Geef het plan een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Q4 Marketingcampagne’.
Stap 3: Taken aanmaken en toewijzen
Nu het plan is aangemaakt, kun je beginnen met het toevoegen van taken. Klik op ‘Taak toevoegen’. Geef elke taak een heldere, actiegerichte naam. Klik vervolgens op de taak om details toe te voegen: wijs de taak toe aan een of meerdere teamleden, stel een einddatum in, voeg een gedetailleerde beschrijving toe, en gebruik checklists voor subtaken. Visuele duidelijkheid is hier de sleutel tot succesvolle samenwerking.
Stap 4: Buckets gebruiken voor overzicht
Standaard heb je één kolom (‘To Do’). Om je taken te organiseren, kun je ‘buckets’ (of kolommen) aanmaken. Klik op ‘Nieuwe bucket toevoegen’. Goede voorbeelden voor een workflow zijn ‘Te doen’, ‘Mee bezig’, ‘Wacht op feedback’ en ‘Voltooid’. Zo zie je in één oogopslag de status van het hele project. Dit visuele Kanban-bord is essentieel voor effectief Microsoft Teams taken bijhouden.
Stap 5: Je persoonlijke taken bekijken in To Do
De magie gebeurt nu. Elke taak die in Planner aan jou wordt toegewezen, verschijnt automatisch in je persoonlijke ‘To Do’ app binnen Microsoft Teams (en ook op je mobiel!). Je vindt deze in de linker navigatiebalk onder ‘Apps’ -> ‘Tasks by Planner and To Do’. Hier zie je onder ‘Aan mij toegewezen’ een compleet overzicht van al jouw taken uit alle verschillende teams en projecten. Zo verlies je nooit meer een taak uit het oog.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Maak een taak aan vanuit een chatbericht! Klik op de drie puntjes (…) bij een bericht in een chat of kanaal, kies ‘Meer acties’ en vervolgens ‘Taak maken’. De inhoud van het bericht wordt automatisch de taakomschrijving. Zo leg je afspraken direct vast zonder context te verliezen.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leren vaak hoe ze met Power Automate regels kunnen instellen. Bijvoorbeeld: elke e-mail met ‘[ACTIE]’ in de onderwerpregel wordt automatisch een taak in hun persoonlijke To Do met een hoge prioriteit. Dit soort slimme automatisering tilt de productiviteit naar een hoger niveau.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer zoeken naar taken in chats of e-mails. Alles staat centraal en is direct vindbaar, wat de productiviteit verhoogt.
- 🤝 Betere samenwerking: Iedereen in het team heeft een duidelijk, real-time overzicht van wie wat doet en wanneer het af moet zijn. Dit voorkomt misverstanden en dubbel werk.
- 📊 Meer overzicht: Zowel het team (via Planner) als het individu (via To Do) heeft een perfect overzicht. Dit helpt bij het stellen van prioriteiten en het bewaken van de voortgang van projecten binnen Microsoft 365.
Veelgestelde vragen over Microsoft Teams taken bijhouden
Q: Kan ik taken uit een privé-chat ook toevoegen aan een team-plan?
A: Ja, dat kan! Met de ‘Taak maken’ functie vanuit een chatbericht kun je kiezen in welk plan (en welke bucket) je de taak wilt plaatsen. Dit is ideaal om ad-hoc afspraken direct te formaliseren. Effectief Microsoft Teams taken bijhouden betekent dat geen enkele afspraak verloren gaat.
Q: Wat is het verschil tussen Planner en To Do in Microsoft Teams?
A: Planner is ontworpen voor teamtaken. Het is een visueel bord om projecten en groepstaken te beheren. To Do is je persoonlijke takenlijst. Het verzamelt alle taken die aan jou zijn toegewezen vanuit verschillende Planner-borden, plus je eigen persoonlijke taken die je zelf aanmaakt. Ze werken samen voor een perfecte combinatie van teamoverzicht en individuele focus.
Q: Zien mijn collega’s de taken die ik in mijn persoonlijke To Do lijst zet?
A: Nee, tenzij je die taak zelf aanmaakt binnen een gedeeld Planner-plan. Taken die je direct in je eigen To Do app aanmaakt (onder ‘Taken’) zijn privé. Alleen de taken onder ‘Aan mij toegewezen’ zijn zichtbaar voor anderen in het betreffende Planner-plan. eConcepts Nederland adviseert om een duidelijke scheiding te maken voor maximale productiviteit.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van Microsoft Teams taken bijhouden een gestroomlijnd proces in plaats van een chaotische zoektocht. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die direct de productiviteit van je team verhogen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je MKB-team productiever en efficiënter maken met slimme tools uit Microsoft 365.
