Waarom Microsoft Teams taken beheren belangrijk is
Herken je dit? Een collega noemt een belangrijke actie in een Teams-chat, een taak wordt afgesproken tijdens een meeting, maar een week later is iedereen vergeten wie wat zou doen. Voor veel MKB teams is effectief Microsoft Teams taken beheren een gemiste kans om productiever te werken en misverstanden te voorkomen. Zonder een centraal systeem verdwijnen taken in de ruis van dagelijkse communicatie. In deze tip leer je hoe je met de ‘Tasks by Planner and To Do’ app de samenwerking verbetert en zorgt dat geen enkele taak meer door de mazen van het net glipt.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om een gestructureerd overzicht voor al je teamtaken direct in Microsoft Teams in te stellen. Dit is de basis voor succesvol Microsoft Teams taken beheren.
Stap 1: De ‘Tasks by Planner’ app toevoegen aan je team
Open het teamkanaal waarin je de taken wilt beheren. Klik bovenaan op het plus-icoon (‘Een tabblad toevoegen’). In het zoekvenster typ je ‘Tasks’. Selecteer de app ‘Tasks by Planner and To Do’. Dit integreert een krachtige planningstool direct in jullie vertrouwde werkomgeving.
Stap 2: Een nieuw plan maken
Nadat je de app hebt geselecteerd, krijg je de keuze om een nieuw plan te maken of een bestaand plan te gebruiken. Kies voor ‘Een nieuw plan maken’. Geef het tabblad een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Actiepunten Marketing’ of ‘Project X Taken’. Vink ‘Een bericht in het kanaal over dit tabblad plaatsen’ aan om je teamleden te informeren. Klik op ‘Opslaan’.
Stap 3: Buckets aanmaken voor structuur
Je hebt nu een leeg bord. De kolommen worden ‘buckets’ genoemd. Standaard is er één bucket genaamd ‘To do’. Je kunt dit aanpassen aan jullie workflow. Klik op ‘Nieuwe bucket toevoegen’ en maak kolommen aan zoals ‘In uitvoering’, ‘Wacht op feedback’ en ‘Voltooid’. Dit geeft direct visueel overzicht over de status van alle taken, een kernprincipe van goed Microsoft Teams taken beheren.
Stap 4: Taken aanmaken en toewijzen
Klik onder de juiste bucket op ‘+ Taak toevoegen’. Geef de taak een duidelijke naam, stel een einddatum in en wijs de taak toe aan één of meerdere teamleden door op ‘Toewijzen’ te klikken. Door taken direct toe te wijzen, is er geen onduidelijkheid meer over wie verantwoordelijk is. Dit verhoogt de accountability binnen het team.
Stap 5: Details toevoegen aan een taak
Klik op een aangemaakte taak om meer details toe te voegen. Hier kun je een beschrijving, controlelijst (subtaken), bijlagen en opmerkingen toevoegen. Dit houdt alle relevante informatie op één centrale plek, waardoor je niet meer hoeft te zoeken in e-mails of chatgesprekken. Dit niveau van detail is essentieel voor complexe projecten binnen Microsoft Teams.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik ‘Labels’ om taken te categoriseren over buckets heen. Je kunt gekleurde labels aanmaken voor bijvoorbeeld ‘Hoge Prioriteit’, ‘Klantvraag’ of ‘Marketing’. Vervolgens kun je op het bord filteren op deze labels. Zo zie je direct alle taken met hoge prioriteit, ongeacht in welke bucket ze staan.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken vaak een combinatie van buckets voor de status (workflow) en labels voor de categorie (type werk) voor een waterdicht systeem voor Microsoft Teams taken beheren. Dit zorgt voor maximale duidelijkheid en productiviteit.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer zoeken naar afspraken in lange chatgesprekken. Alles staat centraal en overzichtelijk op één plek.
- 🤝 Betere samenwerking: Iedereen in het team heeft direct inzicht in wie wat doet en wat de status is. Dit voorkomt dubbel werk en miscommunicatie.
- 📊 Meer overzicht: Met de grafiekweergave zie je in één oogopslag de voortgang van het project en eventuele knelpunten. Dit maakt sturen op resultaten veel eenvoudiger.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik mijn persoonlijke taken ook beheren in Microsoft Teams?
A: Ja, absoluut. De ‘Tasks by Planner and To Do’ app integreert ook je persoonlijke taken uit Microsoft To Do. Klik op de app in de linkerbalk van Teams (niet in een kanaal) en je ziet een overzicht van ‘Mijn taken’, inclusief taken die aan jou zijn toegewezen in verschillende teamplannen.
Q: Is de ‘Tasks by Planner’ app inbegrepen in onze Microsoft 365 licentie?
A: Voor de meeste zakelijke Microsoft 365 abonnementen (zoals Business Basic, Standard en Premium) is Planner en dus ook de ‘Tasks’ app volledig inbegrepen. Twijfel je? eConcepts Nederland kan je helpen met het optimaliseren van je Microsoft 365 beheer en licenties.
Q: Hoe krijg ik een overzicht van al mijn taken uit verschillende teams?
A: De persoonlijke weergave van de ‘Tasks’ app (die je via de linkerbalk opent) verzamelt automatisch alle taken die aan jou zijn toegewezen uit alle verschillende teamplannen. Dit is jouw persoonlijke, geaggregeerde actielijst en een krachtige feature voor effectief Microsoft Teams taken beheren.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van je team een geoliede machine waar geen taak meer vergeten wordt. Goed Microsoft Teams taken beheren is de sleutel tot een hogere productiviteit en minder stress. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die direct resultaat opleveren voor jouw MKB-team.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme tools en training.
