In een wereld waarin hybride werken en digitale samenwerking steeds belangrijker worden, zoeken organisaties naar slimme manieren om informatie te delen, documenten te beheren en teams efficiënt te laten samenwerken. Een tool die daarbij vaak over het hoofd wordt gezien, maar enorm veel potentie heeft, is Microsoft SharePoint.
Maar wat is SharePoint precies? En belangrijker nog: hoe kunt u het inzetten binnen uw organisatie? In dit artikel nemen we u stap voor stap mee in de wereld van SharePoint en laten we zien waarom het dé centrale plek kan zijn voor documentbeheer, samenwerking, communicatie en meer.
Wat is Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint is een platform binnen Microsoft 365 dat bedrijven helpt om informatie op te slaan, te delen en samen te bewerken binnen een beveiligde online omgeving. Het wordt vaak gebruikt als intranet, documentmanagementsysteem of als samenwerkingshub voor teams en afdelingen.
In tegenstelling tot losse mappen op een gedeelde netwerkschijf, biedt SharePoint structuur, versies, rechtenbeheer én integratie met andere Microsoft-tools zoals Teams, Outlook, Word, Planner en Power Automate. U bepaalt zelf hoe u SharePoint inzet – van simpele documentopslag tot complete projectportals of interne kennisbanken.
Belangrijkste toepassingen van SharePoint
SharePoint is veelzijdig en schaalbaar. Hier zijn enkele veelvoorkomende manieren waarop organisaties het gebruiken:
1. Documentbeheer en samenwerken aan bestanden
Eén van de meest gebruikte functies van SharePoint is documentbeheer. In plaats van bestanden rond te mailen of op netwerkschijven op te slaan, bewaart u alles op een centrale plek in SharePoint. Dit biedt tal van voordelen:
- Altijd de laatste versie beschikbaar – SharePoint slaat automatisch eerdere versies op, dus u kunt altijd terug naar een oudere versie.
- Gedeeld bewerken – U kunt met meerdere collega’s tegelijkertijd werken aan hetzelfde document in Word, Excel of PowerPoint.
- Toegangsrechten instellen – Bepaal wie toegang heeft tot welke documenten of mappen, per persoon of per team.
- Automatische back-up – Uw bestanden zijn veilig opgeslagen in de cloud en eenvoudig te herstellen bij fouten.
Een praktisch voorbeeld: u werkt met drie collega’s aan een offerte. In plaats van steeds versies heen en weer te mailen, zet u het document in SharePoint. Iedereen kan live meekijken, wijzigingen aanbrengen en opmerkingen plaatsen – zonder rommelige versiebestanden of dubbele content.
2. Werken met lijsten: meer dan een Excel-bestand
SharePoint bevat krachtige lijst-functionaliteit, die veel verder gaat dan een simpele Excel-tabel. Met lijsten kunt u gestructureerd informatie bijhouden, zoals klantgegevens, projectstatussen, meldingen of checklists.
Lijsten zijn ideaal voor:
- Klantendatabases
- Inventarisaties of voorraadlijsten
- Taak- of projectoverzichten
- Interne aanvraagformulieren
- IT-tickets of klachtenregistratie
U kunt zelf kolommen definiëren (zoals tekst, datum, keuzevelden) en slimme weergaven maken of workflows eraan koppelen, bijvoorbeeld om automatisch een e-mail te versturen wanneer een bepaalde status verandert.
Voorbeeld: Uw team beheert een lijst met binnenkomende serviceverzoeken. Zodra een medewerker een nieuw verzoek toevoegt, wordt er automatisch een e-mail naar de juiste collega gestuurd met de details én verschijnt het verzoek in een gekoppelde Microsoft Planner-takenlijst.
3. Koppeling met Microsoft Teams: alles op één plek
Wat SharePoint écht krachtig maakt, is de naadloze integratie met Microsoft Teams. Elke Team in Teams heeft automatisch een gekoppelde SharePoint-site waar bestanden worden opgeslagen, vergadernotities worden gedeeld en lijsten worden beheerd.
Dat betekent dat u:
- Binnen Teams toegang heeft tot alle documenten die op SharePoint staan
- Lijsten of pagina’s vanuit SharePoint direct zichtbaar kunt maken in Teams-tabbladen
- Vergaderingen kunt koppelen aan gedeelde notities of planningen
- Direct vanuit Teams bestanden bewerkt die op SharePoint staan
Zo blijft alles overzichtelijk en hoeft u niet te wisselen tussen allerlei systemen.
Praktijkvoorbeeld: Uw marketingteam heeft een kanaal in Teams voor de campagneplanning. In het tabblad “Campagnedocumenten” staan alle SharePoint-bestanden. Een tweede tabblad toont een SharePoint-lijst met de lopende campagnes. Alles werkt in één omgeving – en iedereen blijft op de hoogte.
4. Een intranet of projectportaal bouwen
Wilt u één centrale plek waar medewerkers nieuws vinden, belangrijke documenten downloaden en interne processen raadplegen? Met SharePoint bouwt u eenvoudig een intranet of projectportaal.
U kunt gebruik maken van sjablonen en bouwstenen om pagina’s te maken met:
- Nieuwsartikelen
- Links naar systemen
- Documentbibliotheken
- Agenda’s of personeelsinformatie
- Veelgestelde vragen
Tip: Voeg een welkomstvideo, foto’s van het team en handige snelkoppelingen toe om het intranet aantrekkelijk en persoonlijk te maken.
Voor projectteams kunt u per project een aparte SharePoint-site maken met relevante documenten, planningen, notities en taakverdelingen.
5. Formulieren en processen automatiseren
Hoewel dit al wat geavanceerder is, biedt SharePoint in combinatie met Power Automate en Microsoft Forms ook mogelijkheden om processen te automatiseren. Denk aan:
- Verlofaanvragen laten goedkeuren
- Inkoopverzoeken digitaal afhandelen
- Nieuwe medewerkers automatisch toegang geven tot SharePoint-mappen
- Herinneringen of meldingen versturen op basis van lijstgegevens
Ook zonder technische kennis kunt u hiermee eenvoudige werkprocessen slimmer maken.
Voor wie is SharePoint bedoeld?
SharePoint is geschikt voor organisaties van elke omvang. Van kleine bedrijven die gewoon een centrale plek willen voor documenten, tot grote ondernemingen die complexe workflows en uitgebreide intranetomgevingen nodig hebben.
Het grote voordeel is dat u klein kunt beginnen – bijvoorbeeld alleen met documentopslag – en later verder kunt uitbreiden met sites, lijsten en automatiseringen. U betaalt alleen voor wat u gebruikt, omdat SharePoint standaard onderdeel is van de meeste Microsoft 365-abonnementen.
Tips om te starten met SharePoint
Heeft u nog niet eerder met SharePoint gewerkt? Geen zorgen. Hier zijn een paar tips om eenvoudig van start te gaan:
- Begin met een kleine bibliotheek voor een project of team en nodig collega’s uit om samen te werken.
- Gebruik Microsoft Teams als ingang: alle bestanden die u daar deelt, staan al automatisch op SharePoint.
- Experimenteer met lijsten – bijvoorbeeld een eenvoudige takenlijst of inventaris.
- Volg een training om de basis (of het beheer) van SharePoint onder de knie te krijgen.
- Werk met sjablonen: SharePoint biedt handige voorgemaakte structuren voor intranetten of teamsites.
Laat SharePoint voor u werken
Microsoft SharePoint is veel meer dan alleen een plek om bestanden op te slaan. Het is een krachtig platform voor samenwerking, informatiebeheer en communicatie. Of u nu documenten wilt beheren, processen wilt stroomlijnen, of een professioneel intranet wilt bouwen – met SharePoint heeft u alle tools in handen.
Bij eConcepts Nederland helpen we u graag om SharePoint optimaal in te zetten binnen uw organisatie. Met praktische trainingen, gebruikersondersteuning en begeleiding bij de inrichting zorgen we dat u en uw team efficiënt en met vertrouwen kunnen werken.
Benieuwd wat SharePoint voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek – en ontdek de mogelijkheden!
