Waarom het beheren van je Microsoft Teams notificaties cruciaal is
Herken je dit? De constante stroom van pop-ups, pings en rode bolletjes die je concentratie verstoren. Voor veel MKB teams is de overdaad aan meldingen een belangrijke bron van afleiding, waardoor de productiviteit daalt. Effectief Microsoft Teams notificaties beheren is geen luxe, maar een noodzaak. In deze tip, aangeboden door eConcepts Nederland, leer je hoe je de controle terugkrijgt en Microsoft Teams inzet voor betere samenwerking, zonder de chaos.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om je Microsoft Teams notificaties perfect in te stellen en je focus te bewaken:
Stap 1: Open de Instellingen
Begin bij de basis. Klik op de drie puntjes (…) naast je profielfoto rechtsboven in het Teams-venster. Selecteer vervolgens ‘Instellingen’ uit het dropdown-menu. Dit is het centrale controlepaneel voor je hele Teams-ervaring.
Stap 2: Ga naar ‘Meldingen’
In het Instellingen-menu zie je aan de linkerkant een lijst met opties. Klik op ‘Meldingen’. Hier vind je alle opties om de meldingen voor je e-mail, uiterlijk en geluiden te personaliseren.
Stap 3: Personaliseer je Kanaalmeldingen
Dit is waar je de grootste winst kunt behalen. Klik op de knop ‘Bewerken’ naast ‘Kanalen’. Je kunt nu voor verschillende soorten activiteiten instellen hoe je een melding wilt ontvangen. De opties zijn doorgaans:
► Banner en feed: Een pop-up rechtsonder én een melding in je Activiteitenfeed. Gebruik dit alleen voor de allerbelangrijkste kanalen.
► Alleen weergeven in feed: Geen storende pop-up, maar je mist de update niet. Ideaal voor kanalen die je passief volgt.
► Uit: Geen enkele melding. Perfect voor ‘sociale’ of minder belangrijke kanalen.
Door deze instellingen per kanaal aan te passen, krijg je alleen proactieve meldingen van wat écht belangrijk is.
Stap 4: Beheer Chat- en Vergaderingsmeldingen
Ga terug naar het hoofdmenu ‘Meldingen’. Onder ‘Chat’ en ‘Vergaderingen’ kun je specifieke meldingen voor @vermeldingen, antwoorden en startnotificaties van vergaderingen beheren. Zorg ervoor dat @vermeldingen altijd als ‘Banner en feed’ staan ingesteld, zodat je directe oproepen nooit mist.
Stap 5: Gebruik je Status Effectief
Je status is meer dan een gekleurd bolletje. Door je status op ‘Niet storen’ (rood) te zetten, blokkeer je tijdelijk álle banner-meldingen. Dit is een krachtige tool om geconcentreerd te werken. Je kunt zelfs een duur instellen, waarna je status automatisch terugspringt.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Wil je een specifieke, drukke chat tijdelijk dempen zonder je hele status aan te passen? Ga naar de chat, klik op de drie puntjes (…) en selecteer ‘Dempen’. Je ontvangt dan geen meldingen meer van dit gesprek totdat je het weer ‘Inschakelen’.
Deelnemers aan de trainingen van eConcepts Nederland leren vaak om een ‘Focus’ kanaal in te stellen met meldingen uit, en een ‘Urgent’ kanaal met meldingen volledig aan. Zo structureer je communicatie en focus voor het hele team en wordt Microsoft Teams notificaties beheren een teamprestatie.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Minder afleiding betekent meer diepgaand werk en sneller taken afronden.
- 🤝 Betere samenwerking: Belangrijke berichten gaan niet meer verloren in de ruis, waardoor de respons op cruciale vragen verbetert.
- 📊 Meer overzicht: Je Activiteitenfeed wordt een relevante takenlijst in plaats van een chaotische stroom van updates.
Veelgestelde vragen
Q: Hoe kan ik Microsoft Teams notificaties op mijn mobiel anders instellen dan op mijn desktop?
A: De mobiele app van Microsoft Teams heeft zijn eigen meldingsinstellingen. Je kunt instellen dat je alleen meldingen op je telefoon ontvangt wanneer je niet actief bent op je desktop, of je kunt ‘stille uren’ configureren. Dit zorgt voor een betere werk-privébalans, een onderwerp dat eConcepts Nederland vaak behandelt.
Q: Wat is het verschil tussen een ‘banner’ en een ‘feed’ melding in Microsoft Teams?
A: Een ‘banner’ is de pop-upmelding die rechtsonder op je scherm verschijnt. Een ‘feed’ melding verschijnt alleen in je ‘Activiteit’-tabblad (het bel-icoontje linksboven). Voor effectief Microsoft Teams notificaties beheren, raden we aan banners alleen voor de meest urgente zaken te gebruiken.
Q: Krijg ik nog meldingen als mijn status op ‘Niet storen’ staat?
A: Nee, met de status ‘Niet storen’ worden alle banner-meldingen geblokkeerd. Wel zie je de meldingen nog steeds in je activiteitenfeed en als rode bolletjes op de iconen. Je mist dus niets, maar je wordt niet gestoord.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je een einde aan de afleiding en gebruik je Microsoft Teams als een krachtig hulpmiddel voor productiviteit. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks om de samenwerking binnen je MKB-bedrijf te optimaliseren.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme Microsoft 365 oplossingen.
