Waarom Microsoft Teams Tasks gebruiken belangrijk is
Herken je dit? Taken voor een project zijn verspreid over e-mails, notities en verschillende chatgesprekken. Niemand heeft een duidelijk overzicht van wie wat doet en wanneer het af moet zijn. Voor veel MKB teams is effectief taakbeheer een gemiste kans om de productiviteit drastisch te verhogen. De ‘Tasks’ app (ook bekend als Tasks by Planner and To Do) in Microsoft Teams centraliseert al het takenbeheer. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je het optimaal inzet voor een vlekkeloze samenwerking en projectvoortgang.
Zo doe je het: stap voor stap je taken beheren
Volg deze simpele stappen om de kracht van Microsoft Teams Tasks gebruiken volledig te benutten en je projecten op de rails te houden.
Stap 1: De ‘Tasks’ app toevoegen aan een kanaal
De eerste stap is om een speciaal tabblad voor taken aan te maken in het relevante Teams-kanaal. Ga naar het kanaal waar je projecttaken wilt beheren. Klik bovenaan op het plus-icoon (+) om een nieuw tabblad toe te voegen. Zoek in het venster dat verschijnt naar ‘Tasks by Planner and To Do’ en selecteer deze app. Microsoft Teams zal je nu vragen om het tabblad een naam te geven.
Stap 2: Een nieuw plan maken
Nadat je de app hebt toegevoegd, krijg je de keuze om een nieuw plan te maken of een bestaand plan van Microsoft Planner te gebruiken. Voor een nieuw project kies je ‘Een nieuw plan maken’. Geef het tabblad een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Project X Taken’ of ‘Marketingtaken Q3’. Klik op ‘Opslaan’. Er is nu een speciaal taakbeheerbord aangemaakt binnen je Teams-kanaal, direct toegankelijk voor alle teamleden.
Stap 3: Taken aanmaken en toewijzen
Nu het bord is opgezet, kun je taken gaan toevoegen. Klik op ‘Taak toevoegen’, geef de taak een naam, stel een einddatum in en wijs de taak toe aan een of meerdere teamleden. Dit zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden. Je kunt aan elke taak ook notities, controlelijsten (subtaken) en bijlagen toevoegen voor meer context. Een goede structuur is essentieel voor succesvol Microsoft Teams Tasks gebruiken.
Stap 4: Buckets gebruiken voor overzicht
Om te voorkomen dat je een lange, onoverzichtelijke lijst met taken krijgt, kun je ‘buckets’ gebruiken. Dit zijn kolommen waarin je taken kunt groeperen. Klik op ‘Nieuwe bucket toevoegen’ en geef deze een naam die past bij de fase of categorie van de taken, zoals ‘To Do’, ‘In uitvoering’, ‘Wacht op feedback’ of ‘Voltooid’. Sleep de taken eenvoudig naar de juiste bucket om de voortgang visueel bij te houden. Dit verbetert de samenwerking en productiviteit aanzienlijk.
Stap 5: De voortgang bewaken met verschillende weergaven
De Tasks app in Microsoft Teams biedt verschillende weergaven om de voortgang te volgen. De ‘Bord’-weergave toont je buckets. De ‘Lijst’-weergave geeft een compact overzicht en met ‘Grafieken’ krijg je een visueel dashboard van de status van alle taken, de werkbelasting per teamlid en naderende deadlines. Dit is cruciaal voor projectmanagers om het overzicht te behouden binnen de Microsoft 365 omgeving.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik labels (gekleurde categorieën) om taken te prioriteren (bijv. ‘Hoge prioriteit’, ‘Dringend’) of te categoriseren (bijv. ‘Marketing’, ‘Techniek’). Je kunt filteren op deze labels om snel de belangrijkste taken te zien.
Deelnemers aan de trainingen van eConcepts Nederland gebruiken vaak de persoonlijke ‘Tasks’ app in de linkerkolom van Teams. Hier vind je een geaggregeerd overzicht van al jouw taken uit alle verschillende plannen en je persoonlijke Microsoft To Do lijst. Zo heb je één plek voor je volledige takenlijst.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer zoeken naar taken in e-mails of chats. Alles staat centraal op één plek, wat de productiviteit verhoogt.
- 🤝 Betere samenwerking: Iedereen in het team heeft direct inzicht in wie wat doet en wat de status is. Dit voorkomt miscommunicatie en dubbel werk.
- 📊 Meer overzicht: Duidelijke dashboards en visuele borden geven projectmanagers en teamleden een helder beeld van de voortgang en eventuele knelpunten.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik mijn persoonlijke Microsoft To Do taken ook in Teams zien?
A: Ja, de ‘Tasks by Planner and To Do’ app in Microsoft Teams integreert zowel teamtaken (uit Planner) als je persoonlijke taken (uit To Do). In je persoonlijke app-weergave zie je een sectie genaamd ‘Mijn taken’ waar alles samenkomt.
Q: Hoe krijg ik een notificatie als een taak aan mij wordt toegewezen in Microsoft Teams?
A: Wanneer iemand een taak aan je toewijst in de Tasks app, stuurt Microsoft Teams automatisch een melding naar je Activiteitenfeed. Je krijgt ook een e-mailnotificatie, tenzij je dit hebt uitgeschakeld. Zo mis je nooit een nieuwe taak.
Q: Is de ‘Tasks’ app in Teams hetzelfde als Microsoft Planner?
A: De ‘Tasks’ app is de integratie van Microsoft Planner en Microsoft To Do binnen de Microsoft Teams-interface. De functionaliteit voor teamtaken die je ziet, is in feite Microsoft Planner. Het voordeel is dat je het kunt gebruiken zonder Teams te verlaten, wat de samenwerking en productiviteit ten goede komt.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van je team een geoliede machine door Microsoft Teams Tasks gebruiken als centraal punt voor taakbeheer. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die je team direct kan toepassen om efficiënter te werken binnen Microsoft 365.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we de productiviteit en samenwerking in jouw MKB-organisatie naar een hoger niveau kunnen tillen.
