Waarom Microsoft Teams Breakout Rooms belangrijk zijn
Herken je dit? Een online meeting met 20 collega’s waar iedereen tegelijk probeert te praten, of waar juist een ongemakkelijke stilte valt. Voor veel MKB teams is het effectief laten samenwerken in grote groepen een uitdaging. De functie ‘Breakout Rooms’ (of ‘Aparte vergaderruimten’) in Microsoft Teams is een gemiste kans om productiever te werken. In deze tip leer je hoe je met Microsoft Teams Breakout Rooms interactieve en gefocuste sessies opzet voor betere samenwerking en besluitvorming.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams Breakout Rooms in te stellen en te beheren tijdens je volgende vergadering. Het is eenvoudiger dan je denkt en verhoogt de productiviteit van je team aanzienlijk.
Stap 1: Open het Breakout Rooms paneel
Zodra je de Teams-vergadering hebt gestart, zie je bovenaan in de menubalk een icoon met een vierkantje in een groter vierkant. Dit is de knop voor ‘Aparte vergaderruimten’ (Breakout Rooms). Klik hierop om het configuratiepaneel te openen. Let op: je moet de organisator van de vergadering zijn om deze optie te zien en te kunnen gebruiken.
Stap 2: Kies het aantal ruimten en de toewijzing
Microsoft Teams geeft je nu twee keuzes voor het toewijzen van deelnemers:
► Automatisch: Teams verdeelt alle deelnemers willekeurig en gelijkmatig over het aantal ruimten dat je opgeeft. Ideaal voor snelle brainstormsessies of kennismakingen.
► Handmatig: Je krijgt een lijst van alle deelnemers en kunt zelf per persoon bepalen in welke ruimte je ze plaatst. Dit is perfect voor projectgroepen of sessies waar specifieke expertises bij elkaar moeten zitten.
Selecteer het gewenste aantal ruimten (tot 50) en klik op ‘Ruimten maken’.
Stap 3: Beheer de ruimten voordat je ze start
Nadat de ruimten zijn aangemaakt, kun je ze beheren. Je kunt de namen van de ruimten aanpassen (bijv. ‘Groep Marketing’, ‘Groep Techniek’) door op de drie puntjes naast een ruimte te klikken en voor ‘Naam wijzigen’ te kiezen. Als je voor handmatige toewijzing hebt gekozen, kun je hier deelnemers toewijzen aan de verschillende ruimten. Dit is je kans om alles perfect voor te bereiden voordat de sessie begint.
Stap 4: Start de Breakout Rooms
Ben je tevreden met de indeling? Klik dan op de knop ‘Start ruimten’. Alle toegewezen deelnemers worden nu automatisch verplaatst van de hoofdvergadering naar hun aparte, kleinere vergaderruimte. Ze kunnen daar ongestoord overleggen, alsof ze in een aparte fysieke ruimte zitten. Als organisator blijf jij in de hoofdvergadering en houd je het overzicht.
Stap 5: Communiceer met de groepen
Als organisator heb je unieke mogelijkheden. Je kunt een aankondiging sturen die in de chat van elke Breakout Room verschijnt. Dit is handig om bijvoorbeeld aan te geven dat ze nog 5 minuten hebben. Daarnaast kun je zelf elke ruimte bezoeken door op de drie puntjes naast de ruimte te klikken en ‘Deelnemen aan ruimte’ te kiezen. Zo kun je even inchecken, vragen beantwoorden en de voortgang bewaken.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Wist je dat je deelnemers al vóór de vergadering kunt toewijzen aan Breakout Rooms? Open de vergadering in je Teams-agenda, ga naar het tabblad ‘Aparte vergaderruimten’ en stel alles vooraf in. Dit bespaart kostbare tijd tijdens de meeting zelf.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken deze aanpak vaak om complexe workshops naadloos te laten verlopen. Ze stellen de groepen vooraf samen op basis van de agenda, zodat de meeting direct productief kan starten zonder technische vertraging. Dit is een kernonderdeel van efficiënt werken met Microsoft 365.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Geen chaos meer in grote meetings. Deelnemers gaan direct gefocust aan de slag in kleine groepen, wat leidt tot snellere resultaten.
- 🤝 Betere samenwerking: In kleinere groepen voelen teamleden zich meer betrokken en durven ze sneller input te geven. Dit verbetert de kwaliteit van de samenwerking enorm.
- 📊 Meer overzicht: Als organisator houd je de volledige controle. Je kunt eenvoudig tussen groepen schakelen en gerichte aankondigingen doen, wat de structuur van de meeting ten goede komt.
Veelgestelde vragen
Q: Kunnen deelnemers zelf wisselen van Breakout Room?
A: Standaard kunnen deelnemers niet zelf wisselen. Als organisator kun je echter een deelnemer handmatig verplaatsen naar een andere ruimte via het beheerpaneel. Dit zorgt ervoor dat je de controle over de groepsindeling behoudt, wat essentieel is voor gestructureerde Microsoft Teams Breakout Rooms sessies.
Q: Wat gebeurt er met de chat en bestanden in een Breakout Room?
A: Elke Breakout Room heeft zijn eigen aparte chat. Alles wat daar wordt gedeeld (berichten, bestanden, whiteboards) blijft daar beschikbaar, ook nadat de ruimten zijn gesloten. Deelnemers kunnen de chatgeschiedenis later terugvinden in hun Teams-chatlijst. Dit is een krachtige functie voor het vastleggen van de resultaten per groep.
Q: Kan ik een timer instellen voor de Breakout Rooms?
A: Ja, dat kan! In de instellingen van de Aparte vergaderruimten (het tandwielicoon in het paneel) kun je een tijdslimiet instellen. Zodra de tijd om is, worden de ruimten automatisch gesloten en keren alle deelnemers terug naar de hoofdvergadering. Dit helpt om de sessie strak op schema te houden.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van elke grote online vergadering een productieve en interactieve sessie. Het correct inzetten van Microsoft Teams Breakout Rooms is een van de vele vaardigheden die het verschil maken. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks om de samenwerking binnen je MKB-bedrijf te optimaliseren.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met de kracht van Microsoft 365.
