Waarom Microsoft Teams Breakout Rooms belangrijk zijn
Herken je dit? Je organiseert een belangrijke online vergadering met 20 collega’s, maar de discussie komt niet op gang. Een paar mensen zijn aan het woord, de rest luistert passief. Voor veel MKB teams is dit een gemiste kans om de collectieve denkkracht echt te benutten. De oplossing is vaak verrassend eenvoudig: Microsoft Teams Breakout Rooms. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je deze krachtige functie optimaal inzet voor interactieve en productievere sessies. Goed gebruik van Microsoft Teams Breakout Rooms kan het verschil maken tussen een saaie monoloog en een dynamische brainstormsessie die leidt tot concrete resultaten en een betere samenwerking.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams Breakout Rooms effectief in te stellen en te beheren. Of je nu een workshop, training of een grote projectmeeting leidt, deze handleiding helpt je op weg.
Stap 1: Plan je sessie
Een goede voorbereiding is cruciaal. Voordat je de vergadering start, denk na over het doel van de deelsessies. Hoeveel groepen heb je nodig? Wil je de deelnemers automatisch laten toewijzen voor een willekeurige mix, of wil je ze handmatig indelen op basis van afdeling of expertise? Deze keuze bepaalt je aanpak in Teams. Voor een snelle brainstorm is automatisch toewijzen ideaal, voor een gerichte werksessie is handmatig vaak beter.
Stap 2: Maak de Breakout Rooms aan
Je kunt dit zowel vóór als tijdens de vergadering doen. Voorbereiding vooraf bespaart kostbare tijd.
► Voor de vergadering: Open de vergadering in je Teams-agenda. Klik op het tabblad ‘Gesplitste vergaderruimten’ (of ‘Breakout Rooms’). Klik op ‘Ruimten maken’ en kies het aantal ruimten dat je nodig hebt.
► Tijdens de vergadering: Klik in de menubalk bovenin op het icoon ‘Ruimten’ (een vierkantje in een vierkantje). Er opent een paneel waarin je direct het aantal gewenste ruimten kunt selecteren en aanmaken.
Stap 3: Wijs deelnemers toe
Nadat de ruimten zijn aangemaakt, is het tijd om de deelnemers toe te wijzen.
► Automatisch: Kies voor ‘Automatisch’. Microsoft Teams verdeelt alle deelnemers dan willekeurig en gelijkmatig over de beschikbare ruimten. Dit is de snelste methode.
► Handmatig: Kies voor ‘Handmatig’. Je ziet nu een lijst met alle deelnemers. Vink de deelnemers aan die je in een specifieke ruimte wilt plaatsen en klik op ‘Toewijzen’ en selecteer de juiste ruimte. Herhaal dit proces tot iedereen is ingedeeld. Dit geeft je volledige controle over de groepssamenstelling.
Stap 4: Start en beheer de sessie
Klik op de knop ‘Ruimten starten’ of ‘Openen’. Deelnemers krijgen een melding en worden na enkele seconden automatisch verplaatst naar hun toegewezen Microsoft Teams Breakout Room. Als organisator blijf je in de hoofdvergadering en heb je het overzicht. Je kunt een aankondiging sturen naar alle ruimten tegelijk (bijvoorbeeld: ‘Nog 5 minuten!’), en je kunt elke ruimte afzonderlijk bezoeken om te kijken hoe het gaat of om vragen te beantwoorden. Dit is essentieel om de productiviteit en samenwerking te bewaken.
Stap 5: Sluit de Breakout Rooms
Wanneer de deelsessie is afgelopen, klik je op de knop ‘Ruimten sluiten’. Deelnemers krijgen een melding dat de ruimte over 60 seconden sluit en worden daarna automatisch teruggebracht naar de hoofdvergadering. Alle discussies kunnen nu plenair worden gedeeld. De chat en bestanden die in een breakout room zijn gedeeld, blijven beschikbaar voor de deelnemers van die specifieke ruimte.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Wist je dat je een timer kunt instellen voor de Breakout Rooms? Ga naar de instellingen (tandwiel-icoon) in het Breakout Rooms-paneel. Hier kun je een tijdslimiet instellen. De ruimten sluiten dan automatisch na de ingestelde tijd. Dit zorgt voor strak timemanagement en houdt de energie in de sessie.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken vaak de functie om presentatoren aan te wijzen per Breakout Room. Hiermee kun je een groepsleider of facilitator per ruimte aanstellen die de discussie leidt en de content kan delen, terwijl jij als organisator het overzicht behoudt. Deze geavanceerde aanpak van Microsoft Teams Breakout Rooms leidt tot nog betere resultaten.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Parallelle discussies in plaats van één langzame plenaire sessie. Complexe onderwerpen worden sneller en diepgaander behandeld.
- 🤝 Betere samenwerking: In kleinere groepen voelen mensen zich veiliger om ideeën te delen. Dit verhoogt de betrokkenheid en de kwaliteit van de output aanzienlijk.
- 📊 Meer overzicht: Als organisator behoud je de volledige controle. Je kunt de voortgang monitoren, aankondigingen doen en iedereen op het juiste moment weer samenbrengen.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik deelnemers vooraf toewijzen aan Microsoft Teams Breakout Rooms?
A: Ja, absoluut. Als je de organisator bent, kun je via de Teams-agenda de vergadering openen en via het tabblad ‘Gesplitste vergaderruimten’ de deelnemers alvast indelen. Dit is een enorme tijdsbesparing en wordt door eConcepts Nederland sterk aangeraden voor gestructureerde workshops.
Q: Wat gebeurt er met de chat en bestanden in een Breakout Room na de sessie?
A: De chatgeschiedenis, gedeelde bestanden en eventuele opnames van een specifieke Breakout Room blijven beschikbaar voor de deelnemers van die ruimte. Ze verschijnen als een aparte chat in hun Teams-chatlijst, zodat de samenwerking ook na de sessie kan doorgaan.
Q: Kunnen deelnemers zelf van Breakout Room wisselen?
A: Standaard kunnen deelnemers niet zelf van ruimte wisselen. De organisator moet hen handmatig verplaatsen. In de instellingen van de Breakout Rooms kun je echter de optie ‘Laat deelnemers terugkeren naar de hoofdvergadering’ inschakelen. Ze kunnen dan zelf terugkeren, waarna jij ze eventueel aan een andere ruimte kunt toewijzen.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van elke grote online meeting een interactieve en productieve sessie. Het correct inzetten van Microsoft Teams Breakout Rooms is een vaardigheid die de samenwerking binnen je team direct verbetert. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die je direct kunt toepassen om de productiviteit te verhogen en het maximale uit Microsoft 365 te halen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme tools en praktische training.
