Waarom Microsoft Teams kanalen gebruiken belangrijk is
Herken je dit? Een eindeloze stroom aan groepschats, belangrijke documenten die verdwijnen in e-mailketens en geen idee waar je de laatste versie van een projectplan kunt vinden. Voor veel MKB teams is dit de dagelijkse realiteit. Het optimaal Microsoft Teams kanalen gebruiken is een vaak gemiste kans om deze chaos te doorbreken en de productiviteit significant te verhogen. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je kanalen inzet als de ruggengraat van je digitale samenwerking, voor meer structuur en overzicht.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om je Microsoft Teams kanalen te structureren als een professional. Een goede structuur is essentieel voor efficiënte teamsamenwerking in Microsoft 365.
Stap 1: Maak het juiste type kanaal aan
Niet elk kanaal is hetzelfde. Ga naar je team, klik op de drie puntjes (…) en kies ‘Kanaal toevoegen’. Je hebt drie opties: Standaard, Privé en Gedeeld. Voor de meeste interne projecten is ‘Standaard’ perfect; iedereen in het team heeft toegang. Een ‘Privé’ kanaal is ideaal voor gevoelige informatie (bijv. HR of management), omdat je specifieke teamleden moet uitnodigen. Een ‘Gedeeld’ kanaal is voor samenwerking met externe partijen zonder hen toegang te geven tot je hele team.
Stap 2: Hanteer een duidelijke naamgevingsconventie
Voorkom een wildgroei aan kanalen met onduidelijke namen zoals ‘Project’ of ‘Diversen’. Een goede structuur begint bij de naam. eConcepts Nederland adviseert een conventie te gebruiken om je Teams-omgeving overzichtelijk te houden. Bijvoorbeeld:
► Projecten: PROJ-Klantnaam-Projectnaam
► Afdelingen: AFD-Marketing
► Algemeen: ALG-Kantinepraat
Dit zorgt voor alfabetische sortering en direct herkenbare kanalen, wat de productiviteit en het overzicht ten goede komt.
Stap 3: Voeg context toe met tabbladen
Een kanaal is meer dan alleen een chatbox. Maak het een centrale hub voor je project. Klik op het ‘+’ icoon bovenaan het kanaal om tabbladen toe te voegen. Denk aan een Planner voor taken, een OneNote notitieblok voor notulen, of een directe link naar een belangrijke SharePoint-pagina. Door relevante apps en bestanden vast te pinnen, hoeft niemand meer te zoeken. Dit is een kernprincipe voor het effectief Microsoft Teams kanalen gebruiken.
Stap 4: Beheer je kanaalnotificaties slim
Word je gek van de constante stroom aan meldingen? Je hoeft niet alles te volgen. Klik op de drie puntjes (…) naast een kanaalnaam en kies ‘Kanaalmeldingen’. Hier kun je instellen of je een banner, een feed-melding of helemaal geen melding wilt voor nieuwe berichten. Stel dit in voor elk kanaal om je focus te bewaken en alleen gestoord te worden voor wat echt belangrijk is voor jouw samenwerking.
Stap 5: Ruim je kanaallijst op met ‘Tonen’ en ‘Verbergen’
Na verloop van tijd kan je kanaallijst erg lang worden. Verberg kanalen waar je niet dagelijks in werkt. Klik op de drie puntjes (…) naast een kanaal en kies ‘Verbergen’. Het kanaal verdwijnt onder een ‘verborgen kanalen’ sectie. Je krijgt nog steeds een melding als je @mentioned wordt. Dit helpt om je zijbalk overzichtelijk te houden en te focussen op actieve projecten.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Elk kanaal heeft een uniek e-mailadres. Klik op de drie puntjes naast de kanaalnaam en selecteer ‘E-mailadres ophalen’. Je kunt dit adres gebruiken om belangrijke e-mails (bijvoorbeeld van een klant over een project) direct door te sturen naar het juiste Teams-kanaal. De e-mail verschijnt dan als een nieuw bericht, inclusief bijlagen. Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland gebruiken deze aanpak om alle projectcommunicatie te centraliseren en de afhankelijkheid van de persoonlijke inbox drastisch te verminderen.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer eindeloos zoeken naar bestanden of gesprekken. Alles staat thematisch geordend op één plek, wat de productiviteit verhoogt.
- 🤝 Betere samenwerking: Discussies zijn transparant en contextueel. Nieuwe teamleden zijn direct op de hoogte van de projectgeschiedenis.
- 📊 Meer overzicht: Een duidelijke structuur in je Teams-omgeving zorgt voor rust en controle, waardoor je MKB-team zich kan focussen op wat echt telt.
Veelgestelde vragen
Q: Wat is het verschil tussen een standaard, privé en gedeeld kanaal in Microsoft Teams?
A: Een Standaard kanaal is open voor alle leden van het team. Een Privé kanaal is alleen toegankelijk voor specifieke leden die je uitnodigt, ideaal voor vertrouwelijke zaken. Een Gedeeld kanaal (Shared Channel) is ontworpen om samen te werken met mensen buiten je team, zonder hen toe te voegen aan het hele team, wat de samenwerking met externe partners vereenvoudigt.
Q: Kan ik een kanaal in Microsoft Teams hernoemen nadat het is aangemaakt?
A: Ja, teameigenaren (en soms leden, afhankelijk van de instellingen) kunnen een kanaal hernoemen. Klik op de drie puntjes naast het kanaal, kies ‘Dit kanaal bewerken’ en pas de naam aan. Houd er rekening mee dat de onderliggende SharePoint-map niet automatisch mee hernoemd wordt. eConcepts Nederland adviseert om dit zorgvuldig te doen.
Q: Hoeveel kanalen kan ik maximaal aanmaken in één Team?
A: Per team kun je tot 1.000 kanalen aanmaken (inclusief standaard, privé en gearchiveerde kanalen). Hoewel dit een hoog aantal is, is het voor de productiviteit en het overzicht cruciaal om een doordachte structuur te hanteren en niet onnodig veel kanalen aan te maken. Kwaliteit boven kwantiteit is de sleutel tot het succesvol Microsoft Teams kanalen gebruiken.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tips voor het Microsoft Teams kanalen gebruiken leg je een solide basis voor een gestructureerde en productieve samenwerking. Dit is slechts het begin. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland ontdek je nog veel meer geavanceerde technieken om de productiviteit van je team naar een hoger niveau te tillen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je MKB-team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe wij de samenwerking binnen jouw organisatie kunnen optimaliseren.
