Zo gebruik je Microsoft Teams kanalen als een pro

Waarom effectief Microsoft Teams kanalen gebruiken belangrijk is

Herken je dit? Je opent Microsoft Teams en het ‘Algemeen’ kanaal staat vol met een mix van projectupdates, HR-aankondigingen, en vragen over de lunch. Voor veel MKB teams is dit de dagelijkse realiteit, een gemiste kans om productiever te werken. Een ongestructureerde Teams-omgeving leidt tot chaos, gemiste informatie en frustratie. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je door slim Microsoft Teams kanalen te gebruiken de samenwerking naar een hoger niveau tilt en de informatiestroom stroomlijnt.

Zo doe je het: stap voor stap

Volg deze simpele stappen om de kanalen in je Microsoft Teams omgeving optimaal in te richten. Een goede structuur is de basis voor efficiënte communicatie en productiviteit.

Stap 1: Bepaal je Team- en Kanaalstructuur

Voordat je kanalen aanmaakt, is het cruciaal om na te denken over de structuur. Een team in MS Teams is een overkoepelende groep, zoals ‘Marketing’ of ‘Project X’. Kanalen zijn de specifieke onderwerpen binnen dat team. Denk na over de logische onderverdeling van werkzaamheden. Zijn dit projecten, onderwerpen, of misschien klanten? Een goede vuistregel is om voor elk afgebakend onderwerp of project een apart kanaal te maken. Dit is de eerste stap naar het effectief Microsoft Teams kanalen gebruiken.

Stap 2: Maak Duidelijke Kanalen Aan

Met een structuur in gedachten, is het tijd om de kanalen aan te maken. Klik op de drie puntjes (…) naast je teamnaam en kies ‘Kanaal toevoegen’. Geef het kanaal een korte, duidelijke naam die voor iedereen herkenbaar is, bijvoorbeeld ‘Q4 Marketing Campagne’ of ‘Website Relaunch’. Voeg een beschrijving toe om het doel van het kanaal te verduidelijken. Consistentie in naamgeving helpt enorm bij het bewaren van het overzicht.

Stap 3: Gebruik het ‘Algemeen’ Kanaal Correct

Het ‘Algemeen’ kanaal is standaard aanwezig in elk team. Veel teams maken de fout om dit als een vergaarbak voor alle communicatie te gebruiken. De beste aanpak is om dit kanaal te reserveren voor team-brede aankondigingen en informatie die voor iedereen relevant is. Denk aan nieuwe teamleden, belangrijke bedrijfsupdates of het team-verjaardagsoverzicht. Door de gesprekken hier te beperken, zorg je dat belangrijke berichten niet ondersneeuwen.

Stap 4: Stel Kanaalnotificaties Slim in

Niet elk kanaal is voor jou even belangrijk. Om een overvloed aan meldingen te voorkomen, kun je notificaties per kanaal instellen. Klik op de drie puntjes (…) naast een kanaalnaam en kies ‘Kanaalmeldingen’. Hier kun je instellen of je voor alle nieuwe berichten, alleen voor @vermeldingen, of helemaal geen meldingen wilt ontvangen. Dit helpt je te focussen op de gesprekken die er voor jou echt toe doen en verhoogt je persoonlijke productiviteit binnen de Microsoft 365 omgeving.

Stap 5: Werk met Privé- en Gedeelde Kanalen

Soms heb je een gespreksonderwerp dat niet voor het hele team bedoeld is, zoals ‘Management Overleg’ of ‘Financiële Planning’. Hiervoor gebruik je een privé-kanaal. Alleen de leden die je toevoegt, kunnen dit kanaal zien en eraan deelnemen. Gedeelde kanalen zijn ideaal voor samenwerking met externe partijen, zonder hen toegang te geven tot het hele team. Het correct inzetten van deze kanaaltypes is een geavanceerde manier van Microsoft Teams kanalen gebruiken.

💡 Pro Tip van eConcepts Nederland

Extra trick: Elk kanaal in Microsoft Teams heeft een uniek e-mailadres. Hiermee kun je direct e-mails (inclusief bijlagen) doorsturen naar een specifiek kanaal. Klik op de drie puntjes naast het kanaal en kies ‘E-mailadres ophalen’. Kopieer dit adres en stuur er bijvoorbeeld een factuur of projectupdate naartoe. De e-mail verschijnt dan als een nieuw bericht in het kanaal, direct op de juiste plek gearchiveerd en zichtbaar voor de relevante teamleden.

Deelnemers aan de eConcepts Nederland trainingen gebruiken deze aanpak vaak om hun Outlook-inbox op te schonen en de communicatie over projecten volledig binnen de context van Microsoft Teams te houden. Dit verbetert de vindbaarheid van informatie aanzienlijk.

Wat levert het op?

• ⏱️ Tijdsbesparing: Je hoeft niet meer te zoeken naar de juiste informatie in eindeloze chatgesprekken. Alles staat netjes geordend per onderwerp.
• 🤝 Betere samenwerking: Gesprekken zijn gefocust en relevanter. Teamleden kunnen gemakkelijk de discussies volgen die voor hun werk belangrijk zijn.
• 📊 Meer overzicht: De structuur van je projecten of afdeling wordt direct weerspiegeld in je Teams-omgeving, wat zorgt voor helderheid en rust.

Veelgestelde vragen

Q: Hoeveel kanalen kan ik aanmaken in een Microsoft Teams team?

A: Je kunt per team maximaal 200 standaardkanalen, 30 privékanalen en 200 gedeelde kanalen aanmaken (inclusief de gearchiveerde kanalen). Dit biedt ruim voldoende flexibiliteit voor de meeste MKB-bedrijven om hun werk effectief te organiseren door Microsoft Teams kanalen te gebruiken.

Q: Wat is het verschil tussen een standaard, privé en gedeeld kanaal in Microsoft Teams?

A: Een standaardkanaal is open en toegankelijk voor alle leden van het team. Een privékanaal is alleen zichtbaar en toegankelijk voor specifieke leden die je uitnodigt. Een gedeeld kanaal is bedoeld voor samenwerking met mensen binnen en buiten je organisatie, zonder dat ze lid hoeven te worden van het hele team. eConcepts Nederland adviseert om voor elk type de juiste toepassing te kiezen.

Q: Hoe kan ik een oud projectkanaal opruimen in Microsoft Teams?

A: Als een project is afgerond, kun je het bijbehorende kanaal het beste archiveren in plaats van verwijderen. Klik op de drie puntjes naast het kanaal en kies ‘Dit kanaal archiveren’. Het kanaal wordt dan verborgen maar alle gesprekken en bestanden blijven bewaard en doorzoekbaar voor naslag. Dit is een best practice voor goed Microsoft 365 beheer.

Aan de slag met Microsoft Teams

Met deze tips voor het effectief Microsoft Teams kanalen gebruiken, zet je een grote stap richting een meer gestructureerde en productievere digitale werkomgeving. Dit is slechts één van de vele manieren om de samenwerking te optimaliseren. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks die direct toepasbaar zijn voor jouw MKB-team.

Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme inzet van Microsoft 365.