Waarom Microsoft Teams Goedkeuringen belangrijk is
Herken je dit? Eindeloze e-mailketens voor een simpele goedkeuring van een offerte, een verlofaanvraag of een marketingtekst. Documenten raken kwijt, versies worden door elkaar gehaald en niemand weet precies wat de status is. Voor veel MKB teams is dit een dagelijkse frustratie die de productiviteit ondermijnt. De ‘Goedkeuringen’ app is een vaak gemiste kans om dit proces te stroomlijnen. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je met Microsoft Teams Goedkeuringen gebruiken je workflows optimaliseert voor een snellere en transparantere samenwerking.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om de ‘Goedkeuringen’ app in te stellen en je eerste verzoek te versturen. Het is eenvoudiger dan je denkt en de impact op je productiviteit is direct merkbaar.
Stap 1: De ‘Goedkeuringen’ App Vinden en Vastmaken
Voordat je verzoeken kunt maken, moet je de app eerst toevoegen aan je Teams-omgeving. Dit hoef je maar één keer te doen.
Klik op de drie puntjes (‘…’) in de linkernavigatiebalk van Microsoft Teams. Er verschijnt een zoekvenster. Typ hier “Goedkeuringen”. Klik op de app die verschijnt. Om de app altijd bij de hand te hebben, klik je met de rechtermuisknop op het icoon en kies je ‘Vastmaken’. De app blijft nu permanent in je navigatiebalk staan voor snelle toegang.
Stap 2: Een Nieuw Goedkeuringsverzoek Maken
Nu de app is geïnstalleerd, is het tijd om je eerste verzoek te maken. Ga naar de ‘Goedkeuringen’ app die je zojuist hebt vastgemaakt. Rechtsboven zie je een prominente knop: ‘+ Nieuw goedkeuringsverzoek’. Klik hierop. Je krijgt de keuze uit verschillende sjablonen (indien ingesteld) of een ‘Basisverzoek’. Voor nu kiezen we ‘Basisverzoek’.
Stap 3: De Details van het Verzoek Invullen
Een overzichtelijk formulier verschijnt. Het correct invullen hiervan is cruciaal voor een soepel proces.
► Naam van het verzoek: Wees specifiek. Bijvoorbeeld “Goedkeuring offerte Klant X” in plaats van alleen “Offerte”.
► Goedkeurders: Voer de naam of namen in van de collega’s die het verzoek moeten goedkeuren. Je kunt meerdere personen toevoegen.
► Prioriteit: Stel de urgentie in (normaal, belangrijk, urgent). De goedkeurder ziet dit direct.
► Aanvullende details: Geef hier de context. Waarom is deze goedkeuring nodig? Wat is de deadline? Duidelijke instructies voorkomen vragen achteraf.
► Bijlage toevoegen: Klik op ‘Bijlage toevoegen’ om een document vanuit OneDrive, SharePoint of je computer te koppelen. Dit is essentieel als je wilt dat men weet wat ze moeten goedkeuren.
► Aangepaste antwoorden: Standaard zijn de opties ‘Goedkeuren’ en ‘Afwijzen’. Je kunt hier ook eigen opties toevoegen, zoals ‘Akkoord met aanpassingen’ of ‘Voorleggen aan directie’.
Stap 4: Het Verzoek Verzenden en Monitoren
Controleer alle ingevulde gegevens en klik op ‘Verzenden’. De goedkeurder(s) ontvangen direct een notificatie in hun Activiteitenfeed in Teams en een zogenaamde ‘Adaptive Card’ in hun chat met jou of in het opgegeven kanaal. In de ‘Goedkeuringen’ app kun je onder het tabblad ‘Verzonden’ de status van al jouw uitstaande verzoeken live volgen. Dit overzicht is een van de grootste voordelen van Microsoft Teams Goedkeuringen gebruiken.
Stap 5: Een Verzoek Beoordelen (het perspectief van de ontvanger)
De ontvanger kan het verzoek direct vanuit de notificatie of chat afhandelen. De kaart toont alle details en de bijlage kan direct geopend en bekeken worden. De ontvanger heeft de opties om het verzoek goed te keuren, af te wijzen, of om het opnieuw toe te wijzen aan een andere collega. Bij elke actie kan een opmerking worden toegevoegd voor context. Zodra een beslissing is genomen, ontvang jij als aanvrager direct een melding met de uitslag.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik sjablonen voor terugkerende processen. Binnen de ‘Goedkeuringen’ app kun je via ‘Sjabloon maken’ gestandaardiseerde formulieren aanmaken voor bijvoorbeeld verlofaanvragen, declaraties of content publicaties. Hiermee zorg je voor consistentie en bespaar je gebruikers de moeite van het telkens opnieuw invullen van dezelfde soort informatie.
Deelnemers aan de trainingen van eConcepts Nederland gebruiken vaak sjablonen om specifieke MKB-processen te digitaliseren. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar zorgt ook voor een snellere adoptie van Microsoft Teams binnen de organisatie, omdat medewerkers de directe meerwaarde ervaren in hun dagelijkse werk.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Geen heen-en-weer gemail meer. Goedkeuringen worden direct in de werkcontext van Teams afgehandeld, wat het proces aanzienlijk versnelt.
- 🤝 Betere samenwerking: Iedereen weet direct wat de status van een verzoek is. Dit voorkomt misverstanden, vertraging en onduidelijkheid over wie de volgende stap moet zetten.
- 📊 Meer overzicht: Alle goedkeuringsverzoeken, zowel verzonden als ontvangen, staan op één centrale, traceerbare plek. Dit creëert een duidelijk audittrail en maakt handmatige tracking overbodig.
Veelgestelde vragen over Microsoft Teams Goedkeuringen gebruiken
Q: Kan ik ook goedkeuringen vragen aan mensen buiten mijn organisatie?
A: Nee, op dit moment werkt de standaard ‘Goedkeuringen’ app in Microsoft Teams alleen voor gebruikers binnen je eigen Microsoft 365 omgeving. Voor externe processen adviseert eConcepts Nederland om te kijken naar geavanceerdere Power Automate-integraties, die wel met externe partijen kunnen communiceren.
Q: Worden de goedkeuringen ergens opgeslagen voor compliance?
A: Ja, alle details van het proces rondom Microsoft Teams Goedkeuringen gebruiken worden veilig vastgelegd in Microsoft Dataverse. Dit zorgt voor een betrouwbaar audittrail, wat belangrijk is voor compliance en interne controles. Het beheren van deze data is een onderdeel van goed Microsoft 365 beheer.
Q: Is het mogelijk om een goedkeuring te sturen naar een heel teamkanaal?
A: Jazeker! Bij het invullen van de ‘Goedkeurders’ kun je de naam van een specifiek team of kanaal invoeren. Het verzoek wordt dan als een kaart in dat kanaal geplaatst. Elk teamlid met de juiste rechten kan het verzoek vervolgens namens het team goed- of afkeuren. Dit is ideaal voor teambeslissingen.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je van je interne goedkeuringsprocessen een geoliede machine. Het correct Microsoft Teams Goedkeuringen gebruiken is een perfect voorbeeld van hoe je met de standaardtools in Microsoft 365 al enorme productiviteitswinst kunt boeken. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die de samenwerking direct verbeteren.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme Microsoft 365 oplossingen.
