Nooit meer een taak missen in Microsoft Teams?
Waarom taken bijhouden in Teams belangrijk is
Herken je dit? Taken worden besproken in een chat, deadlines staan in een aparte e-mail en de actiepuntenlijst staat op een lokaal document. Voor veel MKB teams is dit chaotische taakbeheer een gemiste kans om productiever te werken. De integratie van Planner in Microsoft Teams lost dit op. In deze tip leer je hoe je met Microsoft Teams taken bijhouden een centraal overzicht creëert voor het hele team en de samenwerking verbetert.
Zo doe je het: stap voor stap
Volg deze simpele stappen om de ‘Tasks by Planner and To Do’ app in te stellen voor efficiënt Microsoft Teams taken bijhouden:
Stap 1: Navigeer naar het juiste kanaal
Open Microsoft Teams en ga naar het team en specifieke kanaal waar je het taakbeheer wilt centraliseren. Denk aan een kanaal voor een specifiek project, een afdeling of een marketingcampagne.
Stap 2: Voeg een nieuw tabblad toe
Klik bovenaan in de menubalk van het kanaal op het plus-icoon (‘Een tabblad toevoegen’). Er opent een venster met alle beschikbare apps die je kunt integreren in je Microsoft 365 omgeving.
Stap 3: Selecteer ‘Tasks by Planner and To Do’
Zoek in het venster naar de app ‘Tasks by Planner and To Do’. Deze app combineert de teamfunctionaliteit van Planner met de persoonlijke taken van Microsoft To Do. Klik op de app om verder te gaan.
Stap 4: Maak een nieuw plan aan
Je krijgt nu de keuze om een bestaand plan te gebruiken of een nieuw plan te maken. Kies voor ‘Een nieuw plan maken’. Geef het tabblad een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Project X Taken’ of ‘Actiepunten Marketing’. Klik op ‘Opslaan’.
Stap 5: Taken aanmaken en toewijzen
Het nieuwe Planner-bord is nu zichtbaar als tabblad. Je kunt beginnen met taken aanmaken. Klik op ‘Taak toevoegen’, geef de taak een naam, wijs hem toe aan een of meerdere teamleden en stel een einddatum in. Je hebt nu een centraal overzicht voor Microsoft Teams taken bijhouden.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Gebruik ‘Buckets’ om je takenbord te organiseren. Maak buckets aan zoals ‘To Do’, ‘In uitvoering’ en ‘Afgerond’ om een Kanban-bord te creëren. Zo zie je in één oogopslag de status van alle taken in het project.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken vaak buckets voor projectfases (bijv. ‘Concept’, ‘Design’, ‘Review’) voor nog betere resultaten in hun projectmanagement en productiviteit.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer zoeken naar actiepunten in e-mails of chats. Alles staat centraal op één plek.
- 🤝 Betere samenwerking: Iedereen in het team heeft direct inzicht in wie wat doet en wat de deadlines zijn. Dit verhoogt de transparantie en accountability.
- 📊 Meer overzicht: Creëer een helder, visueel overzicht van de voortgang van projecten en taken, direct binnen de Teams-omgeving waar de communicatie al plaatsvindt.
Veelgestelde vragen
Q: Kan ik mijn persoonlijke taken uit Microsoft To Do ook zien?
A: Ja, de ‘Tasks by Planner and To Do’ app in Teams heeft een sectie ‘Mijn taken’ waarin alle taken die aan jou zijn toegewezen (uit verschillende plannen) en je persoonlijke To Do-lijstjes samenkomen. Dit is ideaal voor je persoonlijke productiviteit.
Q: Zien teamleden alle taken of alleen die van henzelf?
A: In een Planner-tabblad binnen een kanaal kan elk lid van dat kanaal alle taken zien, ongeacht aan wie ze zijn toegewezen. Dit zorgt voor maximale transparantie in de samenwerking.
Q: Kun je bestanden toevoegen aan een taak in Microsoft Teams Planner?
A: Zeker. Je kunt bestanden, checklists, notities en opmerkingen toevoegen aan elke taak. Zo is alle relevante informatie voor het uitvoeren van een taak direct gekoppeld, wat de efficiëntie van het samenwerken enorm verbetert.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je het bijhouden van taken in Microsoft Teams een stuk eenvoudiger en overzichtelijker. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer praktische tricks om de productiviteit van je team te maximaliseren.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we je team productiever maken met slimme Microsoft 365 oplossingen.
