Waarom Microsoft Teams Approvals belangrijk is
Herken je dit? Een eindeloze stroom e-mails voor het goedkeuren van een offerte, een verlofaanvraag of een nieuw document. Het overzicht is snel zoek, reacties laten op zich wachten en niemand weet precies wat de status is. Voor veel MKB teams is dit dagelijkse realiteit en een gemiste kans om productiever te werken. De ingebouwde Microsoft Teams Approvals functie is de oplossing. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je deze krachtige tool optimaal inzet voor een gestroomlijnde samenwerking en snellere besluitvorming.
Zo doe je het: stap voor stap met Microsoft Teams Approvals
Volg deze simpele stappen om je eerste goedkeuringsverzoek in Microsoft Teams aan te maken en de e-mailchaos voorgoed achter je te laten.
Stap 1: Open de Approvals app
De Approvals app is de centrale hub voor al je verzoeken. Klik op de drie puntjes (…) in de linkernavigatiebalk van Teams. Typ ‘Approvals’ in de zoekbalk en klik op de app. Tip: klik met de rechtermuisknop op het icoon en kies ‘Vastmaken’ om de app permanent in je balk te zetten voor snelle toegang.
Stap 2: Start een nieuw goedkeuringsverzoek
Klik rechtsboven in de Approvals app op de paarse knop ‘Nieuw goedkeuringsverzoek’. Je krijgt nu een keuzemenu. Voor de meeste standaardverzoeken kies je ‘Basisverzoek’. Wil je dat meerdere mensen akkoord geven, dan kun je ook kiezen voor een ‘E-handtekening’ via Adobe Sign of DocuSign, indien je organisatie dit ondersteunt.
Stap 3: Vul de details van het verzoek in
Een duidelijk formulier verschijnt. Vul de volgende velden zorgvuldig in:
► Naam van het verzoek: Wees specifiek, bijvoorbeeld ‘Goedkeuring offerte Klant X’ of ‘Verlofaanvraag Jansen 10-14 juni’.
► Goedkeurders: Voer de naam of namen in van de personen die moeten goedkeuren. Je kunt instellen of iedereen moet goedkeuren of slechts één van de ontvangers.
► Aanvullende details: Geef hier extra context. Waarom is deze goedkeuring nodig? Wat zijn de belangrijke punten?
► Bijlage toevoegen: Voeg het relevante document toe, zoals de offerte, het contract of de factuur.
Stap 4: Verstuur en volg de status
Controleer alle gegevens en klik op ‘Verzenden’. De goedkeurders ontvangen direct een melding in hun Activiteitenfeed in Teams en kunnen het verzoek met één klik goedkeuren, afwijzen of van commentaar voorzien. In jouw eigen Approvals-dashboard zie je onder ‘Verzonden’ direct de status van je verzoek veranderen van ‘Aangevraagd’ naar ‘Goedgekeurd’ of ‘Geweigerd’. Dit centrale overzicht is essentieel voor de productiviteit van je team.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Maak gebruik van sjablonen voor terugkerende verzoeken! In de Approvals app kun je via ‘Maken’ kiezen voor ‘Sjabloon maken’. Hiermee kun je voor veelvoorkomende processen zoals declaraties, verlofaanvragen of urenregistratie een vast format creëren. Dit bespaart enorm veel tijd en zorgt voor consistentie.
Deelnemers aan de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leren vaak hoe ze Microsoft Teams Approvals kunnen koppelen aan Power Automate. Hiermee automatiseer je de vervolgstappen. Denk aan het automatisch verplaatsen van een goedgekeurd document naar een specifieke SharePoint-map of het versturen van een bevestigingsmail. Dit tilt de productiviteit van je team naar een nog hoger niveau binnen Microsoft 365.
Wat levert het op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Geen e-mails meer najagen. Het hele goedkeuringsproces, inclusief herinneringen, verloopt centraal en automatisch binnen Microsoft Teams.
- 🤝 Betere samenwerking: Iedereen heeft direct inzicht in de status van verzoeken. Dit voorkomt misverstanden en dubbel werk.
- 📊 Meer overzicht: Alle goedkeuringsverzoeken en de bijbehorende beslissingen worden gelogd. Dit zorgt voor een sluitende audit trail die later makkelijk terug te vinden is.
Veelgestelde vragen over Microsoft Teams Approvals
Q: Kan ik een goedkeuringsverzoek sturen naar iemand buiten mijn organisatie?
A: Ja, dat is mogelijk, mits gasttoegang correct is geconfigureerd in je Microsoft 365-omgeving. De externe gebruiker ontvangt dan een e-mail met het verzoek. Voor een veilige en correcte instelling hiervan kan eConcepts Nederland adviseren over het juiste Microsoft 365 beheer.
Q: Worden mijn Microsoft Teams Approvals ergens centraal opgeslagen?
A: Absoluut. Alle gegevens van Microsoft Teams Approvals worden veilig opgeslagen in Microsoft Dataverse, onderdeel van het Power Platform. Dit garandeert een veilige en traceerbare opslag van alle beslissingen binnen je organisatie.
Q: Kan ik een deadline instellen voor een goedkeuring in Teams?
A: Ja, bij het aanmaken van een basisverzoek kun je onderaan het formulier de schakelaar ‘Aangepaste antwoorden’ uitzetten. Er verschijnen dan extra opties, waaronder de mogelijkheid om een deadline in te stellen. De goedkeurder krijgt dan automatisch herinneringen als de deadline nadert.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip over Microsoft Teams Approvals maak je direct een einde aan onduidelijke e-mailprocessen. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die de productiviteit en samenwerking in je team direct verbeteren.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we jouw team productiever maken met de kracht van Microsoft 365.
