Waarom Microsoft Teams tags belangrijk zijn
Herken je dit? Je wilt een update delen met het marketingteam, maar niet het hele kanaal storen met een @channel melding. Of je typt handmatig de namen van vijf projectleden in, hopend dat je niemand vergeet. Voor veel MKB teams is dit dagelijkse realiteit en een gemiste kans om productiever te werken. In deze tip van eConcepts Nederland leer je hoe je Microsoft Teams tags optimaal inzet voor gerichte communicatie en betere samenwerking. Het is een krachtige, maar vaak ongebruikte functie binnen Microsoft 365 die de interne ruis aanzienlijk kan verminderen.
Zo doe je het: stap voor stap Microsoft Teams tags instellen
Volg deze simpele stappen om Microsoft Teams tags effectief in te stellen en te gebruiken. Alleen teameigenaren kunnen standaard tags aanmaken en beheren, wat zorgt voor overzicht.
Stap 1: Navigeer naar het juiste team en de instellingen
Open Microsoft Teams en ga naar het team waarin je een tag wilt aanmaken. Klik op de drie puntjes (…) naast de teamnaam. In het dropdown-menu dat verschijnt, kies je voor de optie ‘Team beheren’. Dit brengt je naar het centrale beheerscherm voor dit specifieke team.
Stap 2: Open het tabblad ‘Tags’
In het ‘Team beheren’ scherm zie je verschillende tabbladen zoals ‘Leden’, ‘Kanalen’, ‘Instellingen’ en ‘Analyse’. Klik op het tabblad ‘Tags’. Hier zie je een overzicht van alle bestaande Microsoft Teams tags voor dit team. Als je hier voor het eerst komt, is deze lijst uiteraard leeg.
Stap 3: Maak een nieuwe tag aan
Klik op de paarse knop ‘Tag maken’. Er verschijnt een pop-up venster waar je de details van je nieuwe tag kunt invullen. Geef de tag een duidelijke en logische naam, bijvoorbeeld ‘Marketing’, ‘Projectleiders’, ‘Support-Tier1’ of ‘Kantoor-Utrecht’. Een goede naamgeving is essentieel voor de productiviteit en zorgt ervoor dat iedereen direct begrijpt wie er in de groep zit. Voeg eventueel een korte beschrijving toe.
Stap 4: Wijs teamleden toe aan de tag
In hetzelfde venster begin je met het typen van de namen van de collega’s die je aan deze tag wilt toevoegen. Microsoft Teams zal direct suggesties geven uit de ledenlijst van het team. Klik de juiste personen aan om ze toe te voegen. Je kunt tot wel 200 leden aan één tag koppelen. Als je klaar bent, klik je op ‘Maken’. De nieuwe tag verschijnt nu in je overzicht.
Stap 5: Gebruik de tag in een gesprek
Nu komt het mooiste! Ga naar een willekeurig kanaal binnen het team. Start een nieuw gesprek of een antwoord en typ een @-teken gevolgd door de naam van de tag die je zojuist hebt gemaakt (bijv. ‘@Marketing’). Je zult zien dat Teams de tag herkent. Schrijf je bericht en verstuur het. Alleen de leden die aan deze specifieke Microsoft Teams tag zijn gekoppeld, ontvangen nu een notificatie. Zo werk je efficiënter en relevanter samen.
💡 Pro Tip van eConcepts Nederland
Extra trick: Als teameigenaar kun je de tag-instellingen delegeren. Ga naar ‘Team beheren’ > ‘Instellingen’ > ‘Tags’ en vink aan dat teamleden zelf ook tags mogen aanmaken. Dit kan handig zijn voor dynamische projectteams, maar let op dat er geen wildgroei aan tags ontstaat. Maak hier duidelijke afspraken over.
eConcepts Nederland training deelnemers gebruiken vaak een vaste naamgevingsconventie voor tags (bijv. ‘PROJ-Naam’ voor projecten, ‘ROL-Functie’ voor rollen) voor nog betere resultaten en schaalbaarheid binnen hun Microsoft 365 omgeving.
Wat levert het gebruik van Microsoft Teams tags op?
- ⏱️ Tijdsbesparing: Nooit meer handmatig individuele namen intypen. Met één @-mention bereik je direct de hele relevante groep.
- 🤝 Betere samenwerking: Informatie komt sneller bij de juiste personen terecht, wat de reactietijd verkort en besluitvorming versnelt. De communicatie wordt veel gerichter.
- 📊 Meer overzicht: Minder onnodige notificaties voor teamleden die niet bij een specifiek onderwerp betrokken zijn. Dit vermindert de ‘notification fatigue’ en verhoogt de algehele productiviteit.
Veelgestelde vragen over Microsoft Teams tags
Q: Wie kan standaard Microsoft Teams tags aanmaken en beheren?
A: Standaard kunnen alleen teameigenaren Microsoft Teams tags aanmaken en beheren. Zoals in de Pro Tip van eConcepts Nederland beschreven, kan een eigenaar deze rechten echter ook toekennen aan teamleden via de teaminstellingen.
Q: Wat is het verschil tussen een @-mention voor een tag en voor een kanaal?
A: Een @channel-mention stuurt een notificatie naar IEDEREEN in het team die notificaties voor dat kanaal heeft ingeschakeld. Een @tag-mention stuurt alleen een notificatie naar de specifieke subgroep mensen die aan die tag zijn toegewezen, ongeacht in welk kanaal je de tag gebruikt.
Q: Kan ik een persoon aan meerdere tags toevoegen?
A: Ja, absoluut. Een persoon kan lid zijn van meerdere Microsoft Teams tags. Iemand kan bijvoorbeeld zowel in de tag ‘Marketing’ als in de tag ‘Project-Alpha’ zitten, wat de flexibiliteit van deze functie voor samenwerken vergroot.
Q: Werken Microsoft Teams tags ook in privé-chats?
A: Nee, tags zijn gekoppeld aan een specifiek team en werken alleen binnen de kanalen van dat team. Ze zijn ontworpen om de communicatie binnen een grotere groep te stroomlijnen, niet voor één-op-één of kleine groepschats.
Aan de slag met Microsoft Teams
Met deze tip maak je de communicatie in je team direct een stuk efficiënter. Het correct inzetten van Microsoft Teams tags is een kleine aanpassing met een groot effect op de productiviteit. Bij de Microsoft Teams trainingen van eConcepts Nederland leer je nog veel meer van dit soort praktische tricks die direct toepasbaar zijn voor MKB-bedrijven. We duiken dieper in de mogelijkheden van Microsoft 365 om de samenwerking naar een hoger niveau te tillen.
Wil je meer uit Microsoft Teams halen voor je team? Plan een gratis adviesgesprek met eConcepts Nederland en ontdek hoe we met slim beheer en praktische trainingen jouw team productiever kunnen maken.
